Правильное заполнение вкладыша трудовой книжки

Содержание

Заполнение трудового вкладыша. Примеры | Суворов

Правильное заполнение вкладыша трудовой книжки

Граждане, которые ведут активную трудовую деятельность, сталкиваются с отсутствием свободных страниц в трудовой книжке.

Это показывает не только частую смену места работы, но и активный карьерный рост (внутренние и внешние переводы, поощрения занесенные в трудовую книжку).

Для такого случая новая трудовая книжка не заводится, для этого существует вкладыш, который подшивается в трудовую книжку.

Что такое вкладыш в трудовой книжке

Вкладыш — это особый бланк строгой отчётности, который выдается, если один или несколько разделов трудовой полностью заполнен, то есть отсутствуют свободные поля для внесения новых записей. Он имеет законодательно установленную форму.

Бланк вкладыша в точности повторяет графы и иную структуру трудовой, а также наделён собственным идентификационным номером, который проставлен на каждом листе вкладыша в правом верхнем углу.

Идентификационный номер вкладыша регистрируется в книжке работника, что создаёт неразрывную связь между двумя этими документами.

Недопустимо заводить новую трудовую книжку и продолжать вносить записи.

Единственный правомочный вариант в данной ситуации это подшивка вкладыша в трудовую книжку. На вкладыше будут продолжать вноситься записи в том же порядке и по аналогии с тем, как это происходило при заполнении трудовой.

Где получить трудовой вкладыш?

Самостоятельное приобретение вкладыша в трудовую книжку работником недопустимо. Обычно организации закупают бланки вкладыши у поставщиков, специализирующихся на реализации продукции, выпускаемой Гознаком Минфина РФ, имеющих специальную доверенность на её реализацию, с указанием серийных номеров книжек или вкладышей.

Приобретать вкладыши в других местах запрещено, так как это можно посчитать, как подделка документов. В организациях бланки вкладышей хранятся в бухгалтерии или отделе кадров.

И хранить их нужно вне доступа посторонних лиц организации.

Бланки вкладыши, имеют определённую степень защиты, их приобретение осуществляется работодателем в соответствии с положениями и в порядке, установленными Министерством Финансов РФ.

Бухгалтерия, приобретенные бланки регистрируют в приходно-расходном журнале и передаёт их в работу под расписку сотруднику, ведущему записи трудовых. Каждая организация, выдавая вкладыш работнику, опирается на Правила, утверждённые на правительственном уровне от 16.04.2003 г. за № 225.

Нужно ли писать заявление на получение вкладыша

Стоимости вкладыша для работника в основном вычитается из заработной платы по составленному работником заявления.

Заявление необходимо по той причине, что бухгалтерия или работодатель не имеют права производить вычеты из заработной платы работника без его письменного заявления.

Также эти заявления могут быть контролем и учетом выданных вкладышей на предприятии. Заявление пишется на имя руководителя организации, в содержании указывается:

  • в трудовую книжку необходим вкладыш, для заполнения сведений о работе • попросить выдать и оформить вкладыш в трудовую книжку
  • о вычете суммы оплаты за бланк из заработка, указав сумму стоимости бланка вкладыша
  • дата и подпись

Оформление вкладыша, пошаговая инструкция

Ведение и заполнение вкладыша регулируется:

  • Правилам, утверждённые Правительством 16.04.2003 года за № 225.
  • Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 года за № 69.
  • Инструкции по заполнению и ведению ТК и вкладышей к ним.

Вкладыш без трудовой книжки не действительный. цель оформления вкладыша, это продолжение учета сведений трудовой деятельности владельцы книжки. Титульный лист вкладыша должен полностью совпадать с данными титульного листа трудовой книжки.

Все сведения должны вноситься корректно, в соответствии с Правилами, Инструкциями и номенклатурными документами, определяющими общие правила для ведения трудовой книжки. Нужно ориентироваться на то, что к ведению вкладышей в полной мере применимы все требования, установленные для ведения книжек.

На первой странице трудовой книжки проставляется штамп «Выдан вкладыш». Штамп можно заменить рукописной записью. Ниже указывается серия и номер вкладыша. Номер вкладыша является его идентификатором, то есть он непременно должен совпадать с тем, который вписан на титульном листе трудовой книжки.

Важную роль играет порядковый номер первой записи во вкладыше, то есть, мы продолжаем нумерацию записей, внесенных в трудовую.

Правильно подшитый вкладыш, должен быть скреплён с трудовой.

Он подшивается к внутренней стороне обложки трудовой, точнее – между обложкой и последней страницей книжки. Крепление должно соответствовать инструкциям.

Его нельзя приклеивать, закреплять скрепками и металлическими скобами. Подшивается он при помощи ниток. Для этого используют обычные хлопковые нитки, отлично подойдут — № 10.

Они достаточно прочные и не разрывают бумагу при использовании вкладыша.

Как правильно исправить ошибки?

При оформлении вкладыша, работники кадров часто допускают ошибки.

Если при заполнении вкладыша на его титульном листе или при внесении записи допущена ошибка, то в соответствии с Правилами (№ 225), он списывается актом и уничтожается.

Поэтому подшивать и вносить запись о выдаче нужно только после правильного заполнения вкладыша. В дальнейшем исправления на вставных листах вносятся так же, как и в основной бланк трудовой книжки.

Также на протяжении времени, пока гражданин работает по трудовой книжке без вкладыша, у него могут произойти изменения в жизни, касающиеся изменения фамилии (женщина выходит замуж), повышения квалификации, получения высшего образования.

Личные сведения о работнике должны совпадать с паспортом, трудовой книжкой и ее вкладышем. Для этого необходимо предоставить документ, который отражает причину смены фамилии, например, свидетельство о браке (разводе), диплом об окончании ВУЗа.

Делается копия этих документов и подшивается копия в личное дело.

При изменении фамилии: на титульном листе трудовой, нужно аккуратно зачеркнуть старую фамилию и ниже записать новую.

На внутренней стороне обложки трудовой сделать запись о смене фамилии «Фамилия изменена на (указать новую фамилию) на основании (паспорта, внести данные паспорта).

В заключении можно сказать, что нет ничего страшного в том, что закончились свободные страницы в трудовой книжке.

Для этого законом предусмотрено подшивание вкладыша в трудовую книжку, но не стоит забывать, что он не имеет юридической силы без трудовой книжки.

Подпишитесь в соц сетях

Публикуем ссылку на статью, как только она выходит. Отдельно даём знать о важных изменениях в законах.

Ссылки по теме:

Трудовая книжка

Данная книжка это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже гражданина России (дале…

Источник: https://suvorov.legal/zapolnenie-vkladysha/

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку по образцу, когда необходим документ

Правильное заполнение вкладыша трудовой книжки

Бизнес юрист > Трудовое право > Советы кадровику – как заполнить вкладыш в трудовую книжку по образцу

Опытный кадровик знает, как заполнить вкладыш в трудовую книжку по образцу, который можно найти в Интернете. Фактически они дублируют записи в основном документе. Но нужно помнить, что вкладыш оформляется в единственном случае: когда места не хватает для продолжения отметок в одном из разделов основной трудовой книжки.

Что такое вкладыш

Это тот же документ, где четко прописаны следующие данные:

  • Смена мест работы, начиная с последнего места работы по трудовой книжке
  • Список наград и поощрений от работодателей
  • Заметки о времени, месте организации курса повышения квалификации
  • Сведения о присвоении классного чина (у муниципальных и государственных служащих)
  • Ссылки на приказы по личному составу

Когда предыдущий формуляр исписан, у кадровой службы нет прав заводить новый подобный документ. Вместо него приобретается вкладыш. Он в обязательном порядке вшивается в основную форму, то есть считается неотъемлемой частью трудовой.

Сброшюрованный бланк имеет форму, утвержденную Приказом Минфина от 2003 г. № 117н. От первоначального документа он отличается либо качеством обложки (она выполнена из картона небольшой плотности), либо отсутствием обложки. Также значительно различаются цвета двух брошюр.

В документе содержится несколько разделов (таблица 1).

РазделКоличество
Сведения о работе9 разворотов
Сведения о награждениях8 разворотов

Чаще в трудовой книжке заканчиваются «Сведения о работе» (владелец часто меняет место занятости). Также на практике случаются ситуации, когда строки заканчиваются именно в сведениях о награждениях. Так вот другой вкладыш нужен и в том, и в другом случае.

Вкладыш имеет унифицированную форму. Его тиражируют только в специализированных типографиях. Характерные признаки:

  • Наличие серийного номера
  • Наличие титульного листа
  • Наличие голограммы (своеобразная защита от фальсификации, необязательно)

Образец документа

Бланк строгой отчетности действителен только при предъявлении самой трудовой. При выдаче вкладыша в основную форму заносится запись на титульный лист типа «Выдан вкладыш серии АА 345676» (левый верхний угол). В России действительны следующие формы вкладышей и трудовых:

  • Новый образец, утвержденный с 01.01.2004г.
  • Книжка, утвержденная еще в СССР в 1938 и в 1979 году

Скачать образец вкладыша в трудовую книжку [816.50 KB]

Необходимость документа

Значение трудовой книжки важно в судьбе российского гражданина. Этот документ пристально изучается и потенциальными работодателями, и финансистами предприятия.

Первая группа лиц изучает периоды работы по специальности, пытаются распознать должностные обязанности и практический опыт соискателя на должность.

Что касается бухгалтеров, то они рассчитывают заработную плату в зависимости от ранга, класса, чина работника, присвоенных ему на предыдущих местах трудовой занятости.

Как отличить подделку вкладыша и трудовой, смотрите на видео:

Любая трудовая книжка является показателем карьерного роста. При принятии решения работодатель учитывает не только характер работы, но и продолжительность стажа по специальности.

Значим документ и при принятии решения о назначении пенсии. Она калькулируется при учете суммарного стажа работы.

Впрочем, и в других инстанциях потребуется свидетельство, подтверждающее смену мест занятости. А именно:

  • При получении пенсии по потере кормильца (она начисляется по данным трудового стажа)
  • При заказе документации на визу как свидетельство трудовой занятости
  • Для перечисления налогового возврата по НДФЛ
  • Для бронирования крупных кредитных сумм

Оформление вкладыша

Титульный лист документа имеет реквизиты, которые подлежат безошибочному заполнению (таблица 2).

ПолеРазъяснение
ФИО сотрудникаДанные указываются в соответствии с паспортом на дату оформления вкладыша. Если в последствие зафиксированы изменения, то запись аккуратно зачеркивается, а сверху дополняются новые сведения.
Дата рождения
Образование/специальностьСписывается по диплому
ДатаПериод начала новых записей
Личная подпись владельца
Печать организации

Правила заполнения документа утверждены постановлением Минтруда (2003 г.) и не нарушаются:

  • Нумерация будет сквозной, то есть, если в первой трудовой книжке последняя запись находится за номером 27, то в новом формуляре ввод данных осуществляется с 28
  • Новый бланк заверяется только печатью учреждения, где оформляется (где трудовая книжка была исписана)
  • Дата указывается по факту
  • В титульном листе не допускаются помарки. Если ошибка была допущена, бланк подлежит скорейшей утилизации
  • Вкладыш вшивается нитками в конец трудовой книжки или в середину
  • При формировании записей применяется шариковая ручка с синими или черными чернилами
  • Каждая строка с новой информацией заверяется подписью кадрового работника и печатью организации

Что недопустимо

Вкладыш еще называют копией трудовой книжки. Поэтому в тексте содержания документа и на титульном листе не допускаются помарки. Если ошибка была допущена, то бланк подлежит немедленной утилизации по акту. Восстановление записей производится уже за счет работодателя (кадрового сотрудника).

о том, как проводятся изменения в трудовой и вкладыше:

Недопустимо на формуляре также ставить неброскую печать. Каждая буква в штампе должна быть читабельна. При этом постановка оттиска производится отдельно от других записей, так, чтобы не перекрывать их.

https://www.youtube.com/watch?v=lq3OsynWbIo

Кроме того, не стоит забывать о том, что нельзя вносить исправления в наименования разделов.

Нюансы в заполнении

Способы заполнения трудовой книжки идентичны повсеместно:

  • При изменении персональных данных сведения на титульном листе аккуратно перечеркиваются. Новая информация записывается вручную сверху.
  • Чтобы подшить документ к основному формуляру, нужно проделать следующие манипуляции:
  1. Посередине делаем две дырочки шилом.
  2. Берем нити черного (белого) цветов и толстую иглу.
  3. Сшиваем два документа плотно.
  4. Свободные нити оставляем внутри документа.
  5. Закрепляем нитки на несколько узлов.
  • Вкладыш регистрируется в специальной книге движения трудовых договоров.

Специалист по кадрам заполняет вкладыш для трудовой книжки строго по инструкции. Она оформляется пишущей ручкой и прописью. Остальные правила также должны быть соблюдены: четкие печати, разборчивые буквы, ссылки на приказы и подписи работодателя. Важно, чтобы для ПФ РФ информация была передана без искажений.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://PravoDeneg.net/trudovoe/kak-zapolnit-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku-po-obraztsu.html

Заполнение вкладыша в трудовую книжку. Тонкости оформления и образец. Правильно заполняем вкладыш в трудовую книжку. Рассмотрим, что такое вкладыш в трудовую книжку и как он правильно заполняется

Правильное заполнение вкладыша трудовой книжки

Сегодня каждый, кто работает по трудовому договору, знает насколько важно правильно оформить все документы. Это связано с тем, что законодательством довольно широко регламентирована система взаимоотношений и невыполнение правил такого рода может стать серьезным последствием как для работодателя, так и для самого работника.

Основные положения по заполнению вкладыша в трудовую книжку

В первую очередь, все обращают внимание непосредственно на само соглашение трудового характера. Такой документ является очень важным и его оформление в некоторых случаях играет решающую роль.

Но, при всем этом не стоит забывать, что есть и ряд других факторов, которые имеют определенные особенности и могут стать камнем столкновения на пути нормального рабочего процесса.

К такой категории можно отнести трудовую книжку.

Каждый работник при трудоустройстве и принятии на определенную должность знает о том, что одним из наиболее важных документов для правильного оформления является именно трудовая книжка.

При этом, если трудовой договор становится основой для обеих сторон соглашения, то книжка больше защищает интересы уже самого работника.

Это связано со специфичностью функций, которые возложены на такой документ.

В трудовой книжке каждого работника отмечаются все места работы, которые были ранее и есть сегодня. То есть, документ станет основой для закрепления стажа труда человека.

Ведь именно на его основе при выходе на пенсию осуществляется расчет пособия, которое выплачивается государством ежемесячно.

Именно поэтому каждый сотрудник заинтересован в том, чтобы трудовая книжка велась правильно и в соответствии с нормами законодательной базы. Ведь никто не хочет потом иметь проблемы с суммой пенсии.

Довольно часто случается так, что за свою жизнь человек меняет огромное количество мест работы. Естественно, что все эти перемены должны быть зафиксированы документально.

Но как быть, если в трудовой книжке уже просто не хватает места для внесения новых записей? Сегодня с этим вопросом сталкиваются довольно много людей.

В таком случае, стоит заметить, что государством предусмотрено специальную процедуру, по устранению такого явления.

О том, как вставить вкладыш в трудовую книжку и как правильно это оформить и будет сегодня наша статья. К сожалению, нормативно – правовыми актами не достаточно четко регламентированы действия в этой сфере.

Поэтому, довольно много правил выплывают из практического опыта. Обо всех этих нюансах и пойдет речь в дальнейших разделах поэтому, если вы столкнулись с такой необходимостью – обязательно прочитайте наш материал.

Вкладыш в трудовую книжку

Для начала предлагаем определиться с тем, что же представляет собою процедура оформления вкладышей. Как мы уже говорили, порой того объема, который предложен изначально не хватает. В такой ситуации, государством предложена специальная система по включению дополнительных листов в уже существующую трудовую книжку, при этом не меняя ее содержания и ранее записанной информации.

Одним из наиболее важных нюансов в таком процессе стает то, что сами вкладыши имеют специальную форму.

Это означает, что государством предусмотрены специального рода листы, которые должны прикрепляться к трудовой книжке.

То есть, работодатель или работник не может самостоятельно выбрать формат дополнений и вставить их в трудовой документ. Все вкладыши, которые не соответствуют нормам Закона, будут считаться просто недействительными.

Довольно часто проблемой у работников кадрового отдела стает незнание специфичности ведения трудовой документации.

Так, по общим правилам в книжку нельзя вносить никаких поправок, зачеркивать или исправлять ранее внесенный материал. В случае недостаточности места и используются вкладыши.

Все данные, которые были не верно внесены должны быть аннулированными, а правильная информация закреплена во вкладыше.

Сам по себе вкладыш не имеет никакого юридического значения. То есть, в соответствии с нормативно – правовыми актами дополнения такого рода будут действительны только в том случае, когда они будут идти вместе с самой трудовой книжкой.

Еще одним довольно часто задаваемым вопросом стает процедура заполнения такого дополнения. Стоит отметить, что принципы ведения таких листов ничем не отличаются от характера внесения ведомостей в саму трудовую книжку. То есть, здесь действуют те же нормы, что и для заполнения основных страниц.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Очень важно понимать, каким же именно образом нужно оформлять дополнительные листы. Прежде всего, стоит заметить то, в чью прерогативу входят такие действия.

Так, сегодня законодательством процедура прикрепления вкладышей предназначается работодателю.

При этом, вносить такие изменения может непосредственно как сам начальник компании, так и специализированные работники, например, сотрудники отдела кадров.

Важной составляющей такого процесса стает закрепление информации о внесении вкладыша. Так, сегодня предусмотрено правило, которое гласит, что каждый дополнительный бланк должен быть отмечен на титульном листе самой трудовой книжки.

Такая отметка тоже имеет определенную характеристику. Прежде всего, стоит заметить, что она имеет форму печати. Такой знак содержит в себе надпись «Выдан вкладыш». Кроме того, помимо это нужно еще и обозначить дату внесения такого дополнения. В такой ситуации все довольно просто. Обозначается день фактического прикрепления вкладыша к трудовой книжке.

Кроме того, в обязательном порядке такая надпись должна содержать номер и серию самого дополнения. Поэтому, прежде чем ставить штамп, нужно заполнить сам вкладыш. Уже после этого в соответствии с записями на таком бланке и вносятся ведомости о его номере.

Довольно часто случается так, что при внесении информации в сам вкладыш сотрудники кадрового отдела совершают ошибку. Как быть в том случае, когда данные о его номере уже были отмечены на титульном листе? Для этого нормативно – правовыми актами было разработано специальную процедуру. Так, просто выкинуть дополнение не получится. Для того, чтобы исправить ошибку придется внести изменения.

Прежде всего, нужно аннулировать сам вкладыш. Для этого работниками создается специальный документ, который подтверждает его недействительность. После этого, само дополнение изымается из книжки. При снесении нового вкладыша на титульном листе ставится новая отметка.

Заполнение вкладыша в трудовую книжку

Важно правильно внести все ведомости в дополнение трудовой книжки. Именно на этом этапе возникает много вопросов. Почему-то у работников кадрового отдела возникает мнение, что система заполнения вкладыша имеет свои определенные правила. Но, это не совсем так.

Как уже говорилось в предыдущих разделах, процедура внесения данных в вкладыши абсолютно идентична записям в саму трудовую книжку. То есть, при оформлении дополнительных страниц используются точно те же правила, что и для заполнения основного документа.

Самое главное помнить следующее:

  • использовать рекомендации государственного типа по написанию информации в трудовую книжку;
  • исключить исправления и перечеркивания.

Сам процесс внесения информации состоит в том, что в определенные графы кадровик записывает необходимые данные. Для этого нужно просто внимательно читать напечатанные сведения, которые обуславливают размещение информации в документе.

Прикрепление вкладышей в трудовую книжку

Еще одним особо важным нюансом становится прикрепление дополнительных страниц. Стоит заметить, что они в обязательном порядке должны составлять единое целое с самой трудовой книжкой.

Наиболее распространенным вопросом является размещение вкладышей. Некоторые рассуждают, что они должны быть в конце документе, некоторые настаивают на том, что прикреплять дополнения необходимо исключительно после того раздела, к которому они относятся.

В такой ситуации стоит отметить, что в нормативно – правовых актах нет прямого указания на то, где именно должны размещаться такие дополнения. Поэтому, в такой ситуации лучше всего пользоваться практическим опытом. Так, в каждой организации подходят к этому вопросу по – разному. Поэтому предлагаем вам пользоваться наиболее удобной схемой.

Такой вариант предусматривает прикрепление дополнительного материала в центр трудовой книжки. То есть, если развернуть документ на месте соединения страниц, то проще всего будет вставить вкладыш именно туда. Еще одним важным вопросом является процедура самого прикрепления дополнительных страниц. Так, в большинстве случаев вкладыши сшивают с трудовой книжкой.

Далее нужно обозначить нумерацию страниц. Эта процедура необходима для того, чтобы весь документ имел четкую структуру и все его составляющие были должным образом обозначены. В данной ситуации необходимо исходить из того, где именно прикрепляются дополнительные страницы.

По общему правилу учет вкладышей в трудовую книжку должен продолжать общую нумерацию самого документа. То есть, если вы вставили дополнения по центру – то проставлять цифры нужно по возрастающей, начиная от последнего листа трудовой книжки, который стоит перед дополнением.

Исправление информации во вкладыше в трудовую книжку

Довольно часто случается так, что при внесении ведомостей как в саму трудовую книжку, так и в ее вкладыши осуществляются ошибки. Тут речь идет о человеческом факторе, от которого никто не застрахован. Для того, чтобы исправить такое положение законодательством было предусмотрено специальную систему действий.

Прежде всего, нужно определиться с тем, кто же именно может внести изменения в такие записи. Сегодня имеется два варианта:

  • работодатель, который сделал такую ошибку;
  • работодатель, не по вине которого было допущено внесение неправильных ведомостей по соответственному заявлению работника.

Первый вариант говорит о том, что именно сам руководитель или отдел кадров, которые допустили ошибку при заполнении трудовой книжки должны исправить такое положение. Тут все довольно просто, если говорить о текущем месте трудоустройства.

Но, довольно часто случается так, что неправильность данных обнаруживается уже на новой работе. Как быть в таком случае, ведь новый начальник не обязан самостоятельно исправлять все нюансы предыдущего руководителя?

Для этого работнику все же придется обратиться в предыдущее место работы. Результатом этого должно стать получение официального документа руководителя организации, которое свидетельствует о внесении неправильных ведомостей в трудовую книжку или вкладыш.

После этого, он передается уже текущему работодателю и тот исправляет все ошибки.

Без такого порядка будет невозможно отредактировать документ, поскольку новый начальник должен убедиться в том, что в документе действительно были совершены ошибки и это не просто выдумка самого сотрудника.

При этом, используется общая система – старая запись признается недействительной специальным актом организации и при необходимости вносится новая. Просто вычеркивать данные из документа нельзя, поскольку это повлечет довольно сложные последствия.

Также, стоит отметить и то, что в самой трудовой книжке в обязательном порядке отмечается тот факт, что запись, ранее внесенная в документ, признается такой, что не соответствует действительности. Кроме того, указывается на основании какого именно решения организации введено в силу такой приказ.

Как правило, именно в такой ситуации и необходим вкладыш, поскольку для внесения ведомостей такого рода попросту не хватает места.

Также, еще довольно часто встречаются ситуации, когда предыдущий работодатель вставил в трудовую книжку вкладыш, но не отметил это на титульном листе. При этом, обнаружилось это уже на новом месте работы. В такой ситуации законодательством предусмотрено, что исправлять ошибку такого рода должен именно тот руководитель, который не правильно внес все ведомости.

В таком случае, сотруднику необходимо обратиться на предыдущее место работы. Отдел кадров должен проставить соответствующую отметку. Стоит заметить и то, что довольно часто работники отказываются это делать, ссылаясь на то, что человек уже не работает в данной организации. Но, это неправомерно, поскольку законодательством положено на них обязательство исправлять ошибки такого рода.

Кроме того, чтобы более детально узнать как именно выглядит дополнение, предлагаем вам ознакомиться с образцом вкладыша в трудовую книжку:

Образец вкладыша в трудовую книжку

Источник: http://ipya.ru/zapolnenie-vkladysha-v-trudovuyu-knizhku-tonkosti-oformleniya-i-obrazec

Какие существуют правила заполнения вкладыша в трудовую книжку?

Правильное заполнение вкладыша трудовой книжки

Ответственность за заполнение вкладыша трудовой книжки обычно возлагается работодателем на работника кадровой службы. Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку ничем не отличаются от правил заполнения самой книжки, однако в каждом вопросе есть небольшие нюансы, которые мы и рассмотрим далее.

 Вкладыш в трудовую книжку и его заполнение

Данный вкладыш – это отдельный документ. Однако он не является фактически действительным без предоставления трудовой книжки, на которой должны быть проставлены реквизиты этого вкладыша.

Оформление вкладыша производится лишь в том  случае, когда в трудовой книжке в любом из разделов закончилось место для записи.

Количество вкладышей в трудовую не ограничивается никакими нормативными документами, их следует заводить по мере необходимости.

Полученный специалистом по кадрам бланк вкладыша следует зарегистрировать во всех необходимых учетных документах и вшить крепкими нитками в трудовую книжку соответствующего работника. Далее необходимо проставить в этой трудовой книжке на титульном листе специальный штамп, где есть обозначение «Выдан вкладыш», и указать в нем серию и номер вшитого вкладыша.

Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки?

  1. Первая страница вкладыша содержит те же сведения, которые заполнялись на титульном листе трудовой книжки работника.

    Однако надо быть особо внимательным при заполнении этой страницы вкладыша и не стоит переписывать все данные из трудовой книжки, поскольку у сотрудника за период его трудовой деятельности в данной организации могли измениться профессия (специальность) и уровень его образования, да и фамилия —} тоже.

    Специалист по кадрам должен вносить все записи только на основании подтверждающих документов, действительных в данный период времени, которые ему обязан предоставить этот сотрудник.

  2. Датой заполнения вкладыша обычно считается та дата, с которой началась первая запись в этом вкладыше.

  3. Заполнявший первую страницу вкладыша специалист по кадрам в конце нее должен поставить свою  подпись.
  4. Заверяется вкладыш печатью работодателя.
  5. Личная подпись работника на первой странице вкладыша в его трудовую книжку также необходима.

  6. Записи во вкладыше являются продолжением записей в трудовой книжке, поэтому их нумерация также должна быть продолжена.
  7. Все сведения о работе данного сотрудника и его награждениях следует вносить во вкладыш так же, как и в трудовую книжку.

Исправление допущенных ошибок при заполнении вкладыша

При заполнении вкладыша к трудовой книжке могут быть допущены ошибки. Специалист по кадрам должен знать правильный выход из этой ситуации.

Рекомендуемая последовательность

Будет правильно, если работник кадровой службы произведет заполнение бланка вкладыша до того, как вошьет его и проставит в трудовую книжку соответствующий штамп о выдаче этого вкладыша с указанием его реквизитов.

Поскольку ошибочно внесенные записи при заполнении нового бланка вкладыша исправлению не подлежат, то ответственному лицу необходимо будет заменить его на такой же чистый бланк.  Оплата стоимости такого испорченного бланка входит в обязанность работодателя.

Об испорченном бланке вкладыша следует составить акт, а сам бланк подлежит уничтожению.

В таком случае специалист по кадрам должен будет удалять этот бланк вкладыша из трудовой книжки, делать запись о недействительности проставленного штампа в трудовой книжке работника и проставлять новый штамп с реквизитами нового вкладыша.

При этом надо учесть, что для таких исправлений на титульном листе трудовой книжки не предусмотрено дополнительного места. А если испорченный бланк уже был зарегистрирован в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, то придется и в эту книгу вносить соответствующие исправления.

Поэтому ответственным за ведение трудовых и вкладышей в них следует запомнить, что вначале производится заполнение вкладыша, и только потом его можно вшивать, регистрировать и проставлять в трудовую книжку работника штамп о его выдаче.

Если запись или ее часть попала в другой раздел

Нередко по невнимательности допускается еще одна ошибка.

Когда закончились свободные строчки в разделе трудовой книжки «}Сведения о работе»} работники кадровых служб, перелистывая страницу, продолжают начатую запись уже на странице «}Сведения о награждениях»}, при этом не замечая, что нужный им раздел уже закончен. Каким образом в таком случае нужно внести  исправление и как правильно сделать запись в вкладыш в трудовую книжку?

В п.30 Правил №225 о ведении трудовой книжки прописано, что не допускается исправлять ошибочную запись методом ее зачеркивания. Ее возможно будет изменить только путем внесения в трудовую книжку записи о ее недействительности с последующим внесением правильной записи.

Если запись о работе частично попала в раздел «}Сведения о награждениях»}, то сперва нужно будет пронумеровать эту ее часть, вписать полное и сокращенное название организации, которая вносит изменения, а затем проставить следующий порядковый номер и признать ошибочную запись недействительной.

Рассмотрим вариант, когда часть записи об увольнении работника попала на страницу «}Сведения о награждениях»}, и специалист по кадрам заметил это до того, как заверил ее своей подписью и поставил печать. В этом случае ошибочную запись можно не дописывать, а сразу начинать ее исправление. Например:
1234
1кодекса Российской Федерации
Закрытое акционерное общество  «}Лининвест»}
(ЗАО «}Лининвест»})
217012014Запись за номером 1 недействительна
Инспектор по кадрам   Подпись   Н.К. Галкина
                                                            Печать

Теперь во вкладыше в нужном разделе можно сделать правильную запись, которая будет продолжать ранее сделанные записи в трудовой книжке.

В нашем случае следует внести недописанную часть записи об увольнении в графу №3 раздела вкладыша «}Сведения о работе»}, а затем заверить ее подписью специалиста по кадрам и печатью организации. Например:

1234
кодекса Российской Федерации
Инспектор по кадрам   Подпись   Н.К. Галкина
                                                            Печать

Изменение фамилии

Допустим, что у работника поменялась фамилия, например, сотрудница вышла замуж, либо расторгла брак. На основании ее заявления и предоставленных ею подтверждающих документов необходимо издать соответствующий приказ.

Затем специалист по кадрам должен внести изменения не только в трудовую книжку работника, но и во вшитый и оформленный вкладыш.

Для этого на титульном листе обоих документов следует аккуратно зачеркнуть одной чертой прежнюю фамилию и рядом с ней вписать новую фамилию работника.

Затем на внутренней стороне обложки трудовой книжки нужно сделать ссылку на предоставленный работником документ, подтверждающий факт изменения его фамилии, заверить подписью специалиста по кадрам и поставить печать организации.

Например:

Фамилия изменена на фамилию «}Кузнецова»} на основании свидетельства о браке серия _____ № ______ от «}___»} _____ 20___г. и паспорта серия _____ № ______ выданного ________________________________________»}___»} _____ 20___г.Инспектор по кадрам   Подпись   Н.К. ГалкинаПечать

&nbsp}

Источник: https://hr-portal.ru/article/kakie-sushchestvuyut-pravila-zapolneniya-vkladysha-v-trudovuyu-knizhku

Как заполнить вкладыши в трудовые книжки?

Правильное заполнение вкладыша трудовой книжки

Один из важнейших документов, имеющихся у любого работающего гражданина — его трудовая книжка. Она нужна для того, чтобы вносить сведения о трудовом стаже, местах и времени работы человека, его должностях и квалификации.

Сама по себе трудовая книжка не слишком объемна, и если гражданин предпочитает часто менять места работы или работать по срочным договорам, то место в этом документе у него кончается достаточно быстро. Если трудовая иссякла, то приходится искать альтернативу, а именно вкладыш. О нем и пойдет речь.

Что это такое?

Вкладыш в трудовую книжку — специальное дополнение для трудовой, цель которого увеличить её объем. Как видите, все предельно просто — если в вашей трудовой книжке все исписано, то вам требуется к основному документу прикрепить дополнительный, который позволит пользоваться книжкой дальше.

Выглядит вкладыш как обычный лист бумаги. Оформлением вкладыша должен заниматься работодатель, так как подшить его можно только после заполнения. При этом отдельный вкладыш сам по себе юридической силы не имеет. Законодательством не установлены строгие правила подшивания вкладышей — можно использовать любые нити и само подшивание проводить любым удобным способом.

Как оформляется вкладыш?

Перейдем к правилам оформления вкладыша. Их достаточно много, но все они довольно просты:

  • Заполняет вкладыш тот работодатель, что заполнил последнюю страницу трудовой. Делает он это даже в том случае, если запись была последней, сообщала об увольнении и после неё отметок быть не должно;
  • На титульном листе ставиться фактическая дата оформления вкладыша;
  • Во вкладыш вносятся новые, актуальные на момент регистрации данные. То есть сведения с первой страницы трудовой и сведения со вкладыша могут отличаться;
  • При заполнении титульного листа ответственный сотрудник отдела кадров в обязательном порядке ставит подпись и печать организации;
  • Заполнение ячеек с информацией проходит аналогично заполнению сведений в трудовой книжки.

Так же отметим некоторые правила, которые касаются именно внешнего оформления штампа:

  • Проставляя штамп нужно убедится, что он не перекрывает иные надписи, а если и перекрывает какие то поля то не затрудняет прочтения написанных сведений;
  • Ручные отметки вместо штампов допускаются, но не желательны;
  • Сам штамп должен быть четким, легко читаемым.

Как он заполняется?

Заполнение вкладыша полностью аналогично процедуре оформления трудовой. В первую очередь заполняются сведения о сотруднике, такие как ФИО, дата рождения, сведения об образовании, специальности и прочее.

При этом от оформляющего вкладыш сотрудника требуется проставить все печати. Обратите внимание на дату — вкладыш заверяется отдельным числом, использование даты оформления трудовой является грубейшей ошибкой.

Особенности использования вкладыша

Вкладыш — не самый часто используемый документ, и работа с ним имеет большой ряд особенностей. Наиболее значительными можно назвать следующие:

  • Вкладыш заполняется отдельно от трудовой и подшивается после того, как будет полностью готов. Но действовать он начинает только после того как будет подшит в основной документ;
  • Нумерация, используемая при заполнении вкладыша, продолжается в соответствии с нумерацией в трудовой. Начинать отсчет пунктов с нуля недопустимо;
  • Вкладыш можно использовать для продолжения записей, для которых не хватило места в основном документе или же другом вкладыше;
  • Все изменения личных данных работника во вкладыше необходимо отображать так же, как и в трудовой книжке;
  • Все печати во вкладыше ставит тот работодатель, который вкладыш завел. Другие печати вместо них не допустимы.

Запреты, связанные с использованием вкладыша

Хоть такая процедура, как подшивание дополнительного вкладыша, со стороны не кажется слишком серьезной, в ней так же присутствуют очень строгие ограничения, нарушать которые недопустимо:

  • Строжайше запрещено вносить правки и изменения во вкладыш, а так же править ошибки и помарки. Если при заполнении вкладыша были допущены ошибки, то он утилизируется, о чем составляется соответствующий акт;
  • Не допускается подшивание новой трудовой книжки в старую, так же как и применение вырванных из чистой трудовой страниц;
  • Не допускается замена старой трудовой на новую;
  • В трудовую нельзя подшивать чистые белые листы;
  • Не допускается изменение формы вкладыша.

Источник: https://trudinsp.ru/kak-zapolnit-vkladyshi-v-trudovye-knizhki.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.