Правильное оформление документов в делопроизводстве

Содержание

Как оформлять деловые документы в России

Правильное оформление документов в делопроизводстве

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Источник: ГОСТ Р 7.0.97-2016

Мы прочитали его весь — вот главное.

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то, заголовки выглядят так-то, а лучший шрифт для работы такой-то, то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты рекомендуют такие:

  1. Times New Roman, размеры 13, 14.
  2. Arial, 12, 13.
  3. Verdana, 12, 13.
  4. Calibri, 14.

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

  1. Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
  2. Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
  3. Между буквами — обычный.
  4. Между словами — один пробел.
  5. Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
  6. Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

Минимальные поля для всех документов:

  • левое — 20 мм;
  • правое — 10 мм;
  • верхнее — 20 мм;
  • нижнее — 20 мм.

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

  1. 19.10.2018;
  2. 19 октября 2018 г.

Вот так предлагают по госту оформлять угловые бланки на примере Росархива. Нижняя строчка — для ссылки на документ, на который отвечаютЭто пример оформления продольного бланка из госта для документов

Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.

Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.

Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:

Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И. И.

Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:

Министерство финансов Российской федерации

Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:

ООО «Завод Литий» Начальнику транспортного цеха

Петрову П. П.

Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:

А теперь — после фамилии:

А еще можно добавить «г-ну» или «г-же». Раньше так было не принято.

По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:

  1. составить отдельный список адресатов и к нему приложить документ;
  2. указать адресатов без фамилий, просто: руководителям филиалов такого-то банка.

Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».

Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.

Плохой заголовокХороший заголовок
ПриказПриказ о повышении заработной платы

Плохой заголовок

Хороший заголовок

Приказ

Приказ о повышении заработной платы

Заголовок документа выравнивают по левому краю или по центру. Если документ из 4—5 строк, можно без заголовка. Раньше тоже было можно, но для формата А5. Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже.

Если документ составили на основе какого-то закона, письма, постановления, внутреннего приказа компании, то его нужно указывать со всеми реквизитами: номером, датой, составителем, названием.

Если есть приложения, их перечисляют внизу, нумеруют список и указывают количество страниц.

Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.

Вид документаФорма обращенияПример
ПриказПервое лицо, единственное числоПриказываю
Документ от имени органа из нескольких человекТретье лицо, единственное числоСобрание собственников решило (а не «мы решили»)
ПротоколТретье лицо, множественное числоВыступили, слушали, решили
Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводовТретье лицо, единственное или множественное числоКомиссия проверила, отдел организовал, на собрании присутствовали
Деловые и служебные письмаПервое лицо, любое число или третье лицо, единственное числоПрошу направить, считаем необходимым, отдел продаж предлагает

Форма обращения

Первое лицо, единственное число

Вид документа

Документ от имени органа из нескольких человек

Форма обращения

Третье лицо, единственное число

Пример

Собрание собственников решило (а не «мы решили»)

Форма обращения

Третье лицо, множественное число

Пример

Выступили, слушали, решили

Вид документа

Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов

Форма обращения

Третье лицо, единственное или множественное число

Пример

Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов

Вид документа

Деловые и служебные письма

Форма обращения

Первое лицо, любое число или третье лицо, единственное число

Пример

Прошу направить, считаем необходимым, отдел продаж предлагает

По госту с большой, но только в обращениях. А вы уж сами решайте.

По госту да, причем с восклицательным знаком. Вот так:

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемая Елена Ивановна!

В адресате и тексте инициалы пишут после фамилии: Иванов И. И. А в подписи — перед ней: И. И. Иванов. Мы не знаем, почему так.

Если документ на фирменном бланке, название компании в подписи можно не писать. Если вверху уже указана должность автора, то внизу хватит только подписи и инициалов с фамилией.

На фирменном бланке не указывают название компании в подписи

Если подписей несколько, их располагают друг под другом по подчиненности или убыванию важности. Сначала директор, потом зам, а потом зам зама.

Сначала подписывает директор, потом — главбух

Если в договоре или письме уже указали директора, а подписать пришлось кому-то другому по доверенности, нельзя писать «за» перед должностью, хотя многие так делают. Нужно от руки исправить фамилию или поставить штамп.

Теперь гост не только для бумажных документов. И не только для обычных писем по электронной почте. Если подпись электронная, ее реквизиты должны стоять там же, где стояла бы ручная. Она не может перекрывать текст.

По госту отметка электронной подписи должна выглядеть и располагаться вот так

Печать не должна перекрывать ручную подпись. Хотя некоторые бухгалтеры, кадровики и секретари упорно ставят печать на подпись. Это не по госту.

Но печати может и не быть, это не нарушение. Хотя в госте об этом не сказано — наоборот, формулировка такая, будто печать обязательная. Но мы-то знаем, что нет.

Отметку о том, что это копия и она заверена, ставят внизу документа. По госту — именно внизу. Выглядит это так:

Так заверяют копию трудовой книжки по госту

Если заверяют копию для другой организации, нужно дописать, где хранится оригинал. Например, так:

Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Ромашка».

Можно добавить номер дела и поставить печать, если они есть.

Утвердите форму бланков для каждого вида документа: где и что должно быть написано. Это нужно сделать и для бумажных, и для электронных документов. Если документ отправляют по электронной почте или с электронной подписью, нужно предусмотреть защиту от изменений.

В госте есть схемы расположения реквизитов для разных документов. Если хотите соблюдать стандарт — полюбопытствуйте. Раньше было три формы, а теперь их семь. Там готовые форматы бланков. Если у вас нет особых требований к дизайну, можно использовать эти шаблоны.

Источник: https://journal.tinkoff.ru/news/gost-document/

Новые требования к оформлению документов по делопроизводству

Правильное оформление документов в делопроизводстве

Успех в ведении предприятия во многом зависит от верной организации документооборота. Каждая фирма независимо от формы принадлежности и информационного потока должна вести делопроизводство. Это могут быть приказы, сообщения и протоколы. Все они относятся к организационно-распорядительной документации.

Управление записями — это работа по созданию документов для организации, выполняемая в соответствии с определёнными правилами и требованиями. Чаще всего фирмы выделяют специальных работников, занятых только в этой области. В компаниях не каждый сотрудник может выполнять функции секретаря.

Если понятна суть терминологии делопроизводства, то и происхождение, и весь цикл прохождения документа становится ясным. Прежде всего это фиксация на реальных носителях официальной информации. Во время этого процесса формируется организационный и административный документ, который впоследствии активирует конкретные действия.

Термин «делопроизводство» не был замечен в течение длительного времени, только в середине прошлого века был формализован, зафиксирован в нормативных документах на муниципальном уровне.

Организация не может работать независимо от закона. Каждый раз есть документ и делопроизводственный процесс. Все документальные вопросы решают специалисты:

  • секретари;
  • архивариусы;
  • сотрудники отдела кадров.

Управление включает запись информации на физическом носителе, создание бумажного или электронного документа. На этом основано управление документацией организации — передача сообщения начиная с его создания и заканчивая исполнением и отправкой в ​​дело или удалением.

В зависимости от пространства для создания деловых бумаг, относящихся к сотрудникам и руководству организации, поток данных распределяется на внешний и внутренний. Будущий порядок действия сообщения будет зависеть от источника.

Внутренний документооборот организации связывает следующие действия:

  • составление плана документа;
  • оформление;
  • подписание плана, проставление даты и регистрационного номера;
  • со стадии оформления принятие к исполнению;
  • передача исполнителям и контроль;
  • выполнение требований;
  • регистрация бумаг для дальнейшей записи в зависимости от времени и потребностей;
  • устранение просрочки или регистрация для архивных накоплений.

Секретарское дело

У большинства сотрудников компании довольно смутное представление о том, что это — документационная работа и делопроизводственный процесс. Для секретаря это является профессией. Секретарь компании отвечает за документооборот.

По форме и особенностям организации офисных услуг предприятие делится на соответствующие формы:

  1. Централизованный — все секретари присутствуют в одном отделе и подчиняются главному управляющему.
  2. Децентрализованные секретари и сотрудники, выполняющие свои прямые обязанности, разбросаны по всей организации и подотчётны различным руководителям.

Смешанный тип лучше известен в крупных организациях. Особенности документооборота на предприятии будут напрямую зависеть от формы, в которой будет принят Секретариат.

Руководство по функционированию в офисе

Независимо от размера и формы собственности каждая организация должна иметь нормативный акт, регулирующий движение документов. На самом деле не все знают, что это за руководство по управлению документами. Этот вопрос касается не только секретарей, но и менеджеров.

Инструкция считается внутренним нормативным актом организации, утверждённым приказом или распоряжением руководства. Он содержит все строки документа, что являют подлинность официальных бумаг, примеры оформления, формы.

В небольших организациях с низким уровнем рабочего процесса (менее 200 документов в год) не возникает вопроса о том, что такое документационный учёт. Все решают сами работники или менеджер.

Если обязанности делопроизводителя не считаются прямыми для работника и не указаны в его трудовом договоре, должен быть издан приказ о назначении этих функций. Прямые дополнительные обязанности, обязательства и компенсации должны быть подробно описаны в оригинальном документе.

Основные понятия документооборота

С точки зрения работы, документооборот — текущий процесс, что определяет поток документов как движение информации между их составителями и руководителями и фактически подчёркивает вероятность информирования всех заинтересованных сторон, доведения до них принятых выводов, внедрения учёта и контроль. В свою очередь, в офисе ведётся работа по ведению, обновлению и проверке документации.

Поскольку важность информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, управление и документооборот организации играют существенную роль. Зачастую правильность заключения и последний результат зависят от ясности формулировок, скорости подготовки документов.

Есть типа документов:

  1. Входящие (приходящие в организацию).
  2. Исходящие (отправленные из компании).
  3. Внутренние (разработанные и применяемые сотрудниками в процессе управления).

Работа с бумагами в организации распространяется и за пределы компании. Все процессы должны быть верно задокументированы.

Для входящих важным является следующее:

  • метод первичной обработки;
  • предварительное обсуждение секретарём;
  • регистрация;
  • управленческая инструкция по внедрению;
  • обработка, подготовка ответов;
  • проверка производительности.

Данные, которые отправляются из учреждения, важно правильно оформить и зарегистрировать. Это важная информация, влияющая на отношения между компаниями. Важно соблюдать требования к оформлению писем в делопроизводстве.

Для исходящих важно выполнять следующее:

  • правила оформления писем по делопроизводству, образца;
  • регистрацию;
  • своевременную отправку.

Внутренние информационные процессы также очень важны в организации. От документов зависят отношения и производительность работы предприятия.

Для внутреннего документооборота важно следующее:

  • разработка;
  • регистрация;
  • обработка, подготовка ответов;
  • мониторинг производительности.

Скорость обработки документации зависит от правильности оформления документов, а также от утверждённых стереотипов документооборота в организации.

Правила оформления документов

Оформление бумаг в широком смысле — это соблюдение ГОСТа, требований к оформлению документов, нормативных актов при подготовке, копировании, утверждении, передаче документации. Располагается информация обычно на физическом носителе (бумага, электронный диск, флешка) в соответствии с действующим законодательством.

Заявки, в соответствии с которыми оформляются бумаги, определяются по ГОСТу. Это технический закон, на основании которого любая организация, учреждение разрабатывает персональные правила относительно документации:

  • инструкции;
  • нормативно-правовые акты.

Любая информация имеет персональный набор деталей. Документация содержит все необходимые реквизиты.

Соответствие требованиям по созданию и оформлению документации должно быть:

  • в целях обеспечения действительности информации;
  • для обработки бумаг;
  • для эффективного поиска документации;
  • для создания правильной рабочей среды.

Расположение деталей бланка по ГОСТ позволяет не только работать с документацией быстро и качественно, без временных затрат, но и придать документу качественный вид.

Основное нововведение

Новый ГОСТ определяет ряд требований к офисной работе, явно отличающихся от тех, что были представлены ранее.

Более актуальными являются:

  1. Критерии создания и оформления текстовой документации, таблиц в Ворд. В них рассматриваются такие проблемы, как шрифты, отступы и интервалы между абзацами, поля и форматирование.
  2. Руководство, что нужно унифицировать, и заверение копий. Надпись расширена.
  3. Информация о системах регистрации.

Новые требования по оформлению

С учетом учебных определений появились общие критерии оформления официальных документов. Для тех, кто ещё не узнал о наличии стандарта в области делопроизводства из представленного закона, будет полезен текст разделов ГОСТа.

Стоит обратить внимание на раздел пособия «создание документов», который систематизирует и описывает критерии для всех типов деталей, охватывающих текст:

  • номер страницы;
  • предпочтительные шрифты и их размеры;
  • отступ абзаца;
  • значение межстрочного интервала, расстояние между символами и словами;
  • выравнивание текста;
  • максимальная длина линии углового и продольного расположения;
  • критерии разметки для жирного текста;
  • регистрация титульного листа;
  • ограничение доступа;
  • шаблон электронной подписи;
  • написание структурного подразделения и создателя документа.

Раздел «регистрационные данные» дополняется правилами подачи вступительных обращений и окончательной маркировкой, электронной подписью лица, исполняющего обязанности непосредственного руководителя.

Размер формы снова был добавлен в раздел «формы» — A6, было определено значение левого поля для документов с долгосрочным хранением (более 10 лет) и установлены критерии для использования форм на 2 языках. Приложения дополняются стандартами титульного листа, формой структурного подразделения, продольной формой сообщения организации на двух языках.

Принимая во внимание вышеперечисленные дополнения и изменения, целесообразно подготовить или пересмотреть государственные кадровые принципы для существующей рабочей организации.

С начала нововведений в документах указывается имя лица структурного подразделения создателя документа. При необходимости в правом верхнем углу может быть ограничительная пометка.

При разработке столбца «адресат» инициалы теперь должны быть строго после имени. То же самое относится и к символу официального утверждения. Но все подписи также должны использоваться до наименования.

Оптимизация деятельности

Игнорируя быстрое развитие цифровых технологий, многие организации испытывают трудности с улучшением своего рабочего процесса. Продолжают обязательную бумажную переписку и заполняют очередной журнал.

Это обычно происходит по следующим причинам:

  • противодействие инновациям;
  • отсутствие денег в организации.

Стоит напомнить, что фактическая современная оптимизация параметров рабочего процесса со значительными инвестициями принесёт в скором времени очевидный финансовый эффект компании и усовершенствует работу с документами.

Источник: https://nauka.club/deloproizvodstvo/oformleni%D0%B5-dokumentov.html

Общие нормы и правила оформления документов

Правильное оформление документов в делопроизводстве

“Кадровый вопрос”, 2013, N 9

ОБЩИЕ НОРМЫ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Каждый официальный документ состоит из отдельных индивидуальных элементов, называемых реквизитами. Набор реквизитов официального документа, расположенных в определенной последовательности, называют формуляром документа. В свою очередь, бланком документа является набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому необходимо правильно их оформлять в соответствии с действующими нормативами.

Особенности оформления управленческих документов в организации регулируются ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. Данный ГОСТ устанавливает следующий состав реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – сведения об адресате;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о постановке документа на контроль;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложений;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати организации;

26 – отметка о заверении копии документа;

27 – отметка об исполнителе документа;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организации;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Указанный ГОСТ определяет также расположение реквизитов на угловом и продольном бланке.

Все реквизиты условно можно классифицировать на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты должны обязательно присутствовать на бланках документов, а переменные наносятся лишь при подготовке конкретного документа.

01. Государственный герб Российской Федерации

Данный реквизит представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья.

Орел увенчан двумя малыми коронами, соединенными лентой, над ними располагается одна большая корона. В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава.

На груди орла, в красном щите – серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.

Государственный герб РФ возможно использовать в многоцветном и одноцветном варианте.

Согласно Федеральному конституционному закону от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ “О Государственном гербе Российской Федерации” (в ред. от 30.06.2003) данный реквизит в многоцветном варианте помещается на бланках:

1) федеральных конституционных законов и федеральных законов;

2) указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

3) постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

4) постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

5) постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

6) решений Конституционного Суда Российской Федерации;

7) решений Верховного Суда Российской Федерации;

8) решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

9) Президента Российской Федерации;

10) Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

11) Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

12) Правительства Российской Федерации;

13) Конституционного Суда Российской Федерации;

14) Верховного Суда Российской Федерации;

15) Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:

1) Администрации Президента Российской Федерации;

2) полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

3) федеральных органов исполнительной власти;

4) Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

5) Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

6) Счетной палаты Российской Федерации;

7) Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

8) Банка России.

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:

1) Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

2) органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;

3) органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;

4) федеральных судов;

5) органов прокуратуры Российской Федерации;

6) дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

Изображение герба рекомендуется размещать над серединой строки и наименованием организации.

02. Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов в соответствии с нормативно-правовыми актами органов власти субъектов РФ.

Герб субъекта РФ обязательно указывается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения – Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальных образований (городов, сельских поселений), а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении.

03. Эмблема организации или товарный знак

(знак обслуживания)

Эмблема организации – это графическое изображение, позволяющее отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от аналогичных товаров других.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации. Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Эмблемой нельзя заменять название организации. Эмблема должна быть зарегистрирована официально. Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

04. Код организации заполняется в соответствии

с Общероссийским классификатором предприятий и организаций

(ОКПО)

Код организации – автора документа используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи и служит для сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

05. Основной государственный регистрационный номер

(ОГРН) юридического лица

Реквизит заполняется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, и располагается на бланке правее или ниже реквизита “Код организации”.

06. Индивидуальный номер налогоплательщика/код причины

постановки на учет (ИНН/КПП)

Данный реквизит также заполняется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита “Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица”.

07. Код формы документа

Код формы документа проставляют в случае, если соответствующая разновидность документа включена в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях наносится рядом с наименованием вида документа.

08. Наименование организации

Наименование организации должно всегда соответствовать наименованию, зафиксированному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или другом языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно зафиксировано в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

09. Справочные данные об организации

Реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. В состав реквизита “Справочные данные об организации” включают сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, web-страницы в Интернете, номера телефонов, факсов, номер и дату оформления лицензии, и другие сведения.

10. Наименование вида документа

Это один из реквизитов, обязательных для всех документов предприятия, кроме писем.

Вид документа – это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации.

Наименование вида документа, составленного или изданного предприятием, определяется уставом или положением об организации. Реквизит должен соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11. Дата документа

Дата документа – это один из основополагающих реквизитов, обеспечивающий юридическую силу документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Дату документа фиксируют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, например, дату 25 июня 2008 г. следует оформлять следующим образом: 25.06.2008.

В соответствии с международными стандартами даты могут иметь иную последовательность: год, месяц, число: 2008.06.25.

Допускается словесно-цифровое оформление даты: 25 июня 2008 г.

Если документ издан двумя или более организациями, он должен иметь единую дату.

Не допускается употребление римских цифр. Дата может быть проставлена от руки.

Дату на документе проставляет должностное лицо непосредственно при подписании или утверждении.

12. Регистрационный номер документа

Этот реквизит содержит цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа.

Реквизит заполняется путем внесения в трафаретную часть бланка “N _____” регистрационного номера документа.

В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства или наличия классификаторов к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости – код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

Если документ был составлен совместно несколькими организациями, то в этом случае регистрационные номера авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Данный реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, например:

Источник: https://hr-portal.ru/article/obshchie-normy-i-pravila-oformleniya-dokumentov

Правила оформления документов в делопроизводстве

Правильное оформление документов в делопроизводстве

Целая система норм и правил оформления внутренних актов компании, предприятия и внешних документов называется делопроизводством. Благодаря использованию официальных стандартов можно сделать внутреннюю работу максимально эффективной. Упрощается процесс изучения и переработки бумаг, поступающих от других предприятий или органов.

Правила оформления документов по ГОСТу зафиксированы в Федеральном агентстве по техническому регулированию. В 2019 году в силу вступили изменения нормативного акта. Новшества продиктованы тем, что документация стала оформляться намного быстрее благодаря модернизации текстовых редакторов.

О том, что несет ГОСТ оформление документов в 2019 году, описано в этой статье.

Классификация документов в делопроизводстве

Разделить все бумаги на группы можно по различным критериям. Например, в зависимости от создателя файла выделяют:

  • Личные. Наброски, переписка, текстовые эссе. Все то, что используется исключительно в индивидуальном формате.
  • Официальная документация. Внутренние распоряжения на предприятии, акты локального характера, запросы и контактные файлы для других субъектов.

Бумаги официального характера подразделяются на:

  • Личностные, те, которые закрепляют официальную информацию о частном лице, подтверждают тот или иной юридический факт. Например, к таким относятся паспорт, свидетельство о рождении, браке и так далее.
  • Управленческие. Здесь речь идет об оформленных решениях руководства относительно действий персонала, новых прав и обязанностей, распорядка дня и прочее. Также сюда относятся запросы и акты взаимодействия с органами, инстанциями, частными лицами.

В зависимости от способа создаn ния выделяют:

  • Рукописные. Иногда оформить информацию достаточно в простой письменной форме. Правила относительно содержания и оформления остаются.
  • Созданные через текстовый редактор. Исходный файл здесь остается электронным, но с помощью специальной техники превращается в печатный. В редакторе уже созданы все основные условия для написания документа. Есть размер шрифта для документов по ГОСТу, нужный размер отступа, поля и прочее.
  • Фотодокумент. Исходный файл – фотография или ее фрагмент.
  • документ. Создается с использованием видеосъёмки.
  • Электронный. Создан или переформатирован в нужное разрешение. Может передаваться или изучаться посредством компьютерной техники.

Существуют и другие виды документов, которые либо устарели (машинописный документ), либо используются крайне редко (кинодокумент).

В зависимости от направленности послания:

  • внутренние акты или распоряжения, которые затрагивают отношения между участниками организации;
  • внешние акты, направленные из компании или в компанию.

Оперативно-распорядительная документация создана для того, чтобы в закрепленном формате отображать права и обязанности всех участников процессов внутри организации. Среди ОРД выделяют приказы (акты руководствующего звена), распоряжения (относительно действий внутреннего характера), инструкции (на случай возникновения того или иного процесса), постановления (исполнительная процедура).

Организационно-распорядительные акты: требования и стандарты

ОРД – это официальные документы. К ним применяются утвержденные стандарты оформления и стиля.

К основным параметрам изложения относятся:

  • Краткость. Текст не художественный, основные мысли следует излагать лаконично.
  • Точность в определениях и формулировках. Чем меньше оценочных понятий и неточных вхождений, тем четче будет исполнение наказа или инструкции.
  • Последовательность. Документ должен содержать вступление, основную часть, вывод (если это необходимо).

Согласно правилам ведения документации, создавать ОРД можно в электронной форме или письменной. Пересылаются они в электронной или печатной, размноженной форме по условия делового оборота внутри организации.

Официальный характер обязывает в любом случае нумеровать листы, если их больше двух. Это делается для понимания того, где и какие требования содержатся, а также для исключения недопонимания и упрощения акцентирования внимания на нужной части документа. Например, «указанное требование содержится в п. 34 на стр. 3».

Документ можно писать или печатать с двух сторон листа, но при этом необходимо знать, что соблюдается разница в отступе левого (оборотного правого) края. Это легко сделать с помощью меню «Абзац» в текстовом редакторе Word.

К главным моментам оформления текста относится шрифт и междустрочный интервал. Согласно последним рекомендациям, для написания ОРД используется Times New Roman, Calibri или Arial. Допустимые размеры шрифта: 12, 13 и 14. Интервал между строками должен составлять от 1 см. до 1,5 см.

Повседневная документация, которая включает:

  • протокол;
  • предложение;
  • правку.

Все акты подлежат обязательному оформлению согласно ГОСТу (как на предприятиях частной собственности, так и в рамках государственного делопроизводства).

В документе обязательно указывается:

  • название и форма справки;
  • дата выдачи;
  • время выдачи;
  • о чем содержание;
  • внутренняя часть документа;
  • реквизиты;
  • печать и подпись (если необходимо)

Кроме того, применяются стандарты относительно шрифта, отступов, правописания и прочих моментов.

Обратить внимание следует на особенности написания наименования органа или организации, которая выдает акт и правила написания времени выдачи (может быть письменным или устным).

По личному составу: главные правила ведения документации

Бумаги, связанные с личным составом, обязаны не только качественно составляться, но и храниться. Обратить внимание нужно на то, что к таким файлам относятся:

  • трудовые договоры;
  • акты увольнения;
  • отпускные документы;
  • переводы и перемещения на предприятии;
  • премирование сотрудников.

Как правило, документ издается в форме приказа. Он содержит констатирующую и резолютивную части, обязательно визируется должностными лицами.

Есть требования к хранению. Документ должен храниться в специальном архиве отведенное количество времени (75 лет).

Любые нарушения делопроизводства в данном случае могут привести к отмене самого решения, поэтому подходить к делу следует со всей скрупулезностью.

Особо следует обратить внимание на требование ГОСТа относительно адресата. Здесь указываются:

  • полное наименование должности;
  • орган, который издает приказ;
  • ФИО;
  • при необходимости сокращенное название организации.

Правильное оформление документа гарантирует адекватное его понимание и создает нужные юридические последствия.

Какие форматы бумаги используют в делопроизводстве: практика

Выбор бумаги – важная задача, ведь это фактор точности и эффективности распределения размера будущего акта, экономии материально-технических средств.

Потребительская бумага существует в трех основных форматах: А, В, С. Конечно, все с детства знают о популярном разделе А. На нем основано 99,9% всего делопроизводства. Сам раздел включает еще несколько видов бумаги по размеру.

Согласно установленным правилам:

  • А3 – это исключительный размер бумаги (297*420). На таком макете разрешается выполнять большие диаграммы, макеты и таблица ГОСТ;
  • А4 – наиболее распространенный размер, подходящий для документов любой правовой формы;
  • А5 – сходный с А4 формат, предназначен для распорядительных актов;
  • А7 – может использоваться исключительно для справок, карточек или этикеток.

Требования предъявляются и к полям: правому и левому, верхнему и нижнему. Отступ в 20 мм, кроме нижнего (10 мм), считается правильным. Текст при этом смотрится равномерно, удобно. Оформление касается и титульного листа.

Важно помнить правило относительно нумерации страницы.

Главное, чтобы подходящим было и качество бумаги. Иногда отсыревшие листы могут не воспроизводить чернила или портить устройство принтера. ОРД и информационные документы следует создавать без помарок или искажений, опечаток, которые могут повлиять на понимание смысла акта.

Требования к оформлению документов ГОСТ

Официальные условия, указанные НПА, нужно соблюдать, чтобы при проверке делопроизводства к действующим материалам предприятия и архивным данным не было претензий.

Проанализировав официальный текст ГОСТа, можно выделить основные тезисы:

  • технические данные оформления;
  • важные аспекты содержания и терминологии;
  • примеры правильности применения советов;
  • список значимых реквизитов.

Вся информация важна для каждой сознательной организации, ее руководства и сотрудников.

Основные данные по технической карте:

  • параметры страницы (размеры);
  • шрифт и его размер;
  • междустрочный интервал;
  • заголовок;
  • абзацы и нумерация страниц.

Если текст составляет государственный орган, то он обязан быть на российском языке и сопровождается гербовой печатью.

Параметры страницы

Основные правила технического характера просты и встроены в современные текстовые редакторы. В любом случае их необходимо проверять.

  • Отступ. С каждой стороны должно быть нужное расстояние от ее начала, которое ничем не занимают. Стандартный вариант: слева, справа и сверху – это 20 мм, а снизу – 10 мм. Практическая целесообразность состоит в приятном осязании документа визуально.
  • Ориентация документа. Он может быть как книжный, так и альбомный. Очень удобна такая настройка при печати, если все не помещается на одном листе, или вследствие применения книжного формата искажается суть и форма изображения, его масштаб, разметка и прочее.

Если следует использовать формат А3 или А5, то лучше создавать электронный документ с этой настройкой сразу, иначе впоследствии придется совершать редактирование.

Кроме того, формат шрифта (лучше использовать общеизвестные варианта) и его размер тоже имеют значение.

Используемый шрифт в документах: названия и размеры

Times New Roman – шрифт, который начал использоваться еще в середине ХХ века при оформлении печатной продукции. С тех пор считается основным в делопроизводстве. Из достоинств этого варианта выделяют читабельность. Действительно, текст выглядит равномерным и в меру официальным.

Ариал – еще один шрифт без засечек, который может использоваться в официальном делопроизводстве. Начало было положено в 80-е годы прошлого века. Обычно текст имеет полужирную структуру, удобную для чтения больших документов. Выделяют несколько подвидов.

Verdana – официальный шрифт «Майкрософт», который был создан по запросу компании. Считается классическим, подходящим для оформления простых документов. Чаще всего используется при подготовке заявления, рефератов и резюме. Применяет засечки в ряде букв и цифр.

Существует несколько видов шрифта Calibri. Все применяются в делопроизводстве. Символы становятся угловатыми, что, по словам исследователей, позволяет лучше концентрироваться на тексте. На сегодняшний день используется как шрифт по умолчанию в большинстве текстовых редакторов.

Из размеров предпочтительнее 12,13 и 14 (редко 15).

Межстрочный интервал: задача и применение

Интервал между строками в документе имеет свой стандарт.

При официальной форме листа используется межстрочный интервал в 1-1,5 см. Очень просто установить его в редакторе «Ворд». Основное меню уже имеет ссылку межстрочного интервала.

При ее нажатии можно быстро определить, на каком размерном ряде придется работать.

Если документ пишется от руки, то потребуется специальная подкладка «зебра», которая имеет несколько видов в зависимости от интервала.

Такой элемент служит для того, чтобы каждый ряд слов выделялся и был максимально удобен для чтения.

Оформление заголовков: правила вставки и содержания

Обязательно необходимо вставлять заголовки. Обозначается ими каждый раздел и подраздел. Заголовок выставляется в зависимости от ширины текста по центру или с примечательным отступом.

Он обязательно отмечается формулировкой «О …» или «Об …». В нем концентрируется основное содержание будущего текста.

Заголовок может быть выделен жирной курсовой формой для привлечения большего внимания.

Абзац: правила и задачи применения

Необходим для разбивки текста по техническому и лингвистическому смыслам. Каждый абзац может выражать следующую или сопутствующую мысль.

В большинстве текстовых редакторов настройки абзаца выставлены автоматически, но если этого не предусмотрено, то очень просто прибегнуть к автоформату.

Для официальных материалов абзацный отступ – 1,25 см. Поля при этом не учитываются. Без абзацев текст будет иметь несуразную, монолитную конструкцию, которая вряд ли станет приятной для чтения.

Нумерация страниц: правила и задачи применения

Основная задача инструмента по нумерации страниц состоит в том, чтобы структурировать документ при большом количестве материала. Листы не должны путаться, как и смысл, поэтому добавляется указание номера страницы.

Выставляется число сверху страницы, нумерация идет со второго листа, но титульный обязательно учитывается. Для оформления подходят арабские цифры.

Важно, что приложения документа тоже должны быть пронумерованы, но их подсчет ведется отдельно от основного документа.

Таким образом, правила оформления документа должны соответствовать стандарту ГОСТ. Такой подход обеспечивает хорошую читабельность и упрощает деловой оборот между предприятиями и внутри каждого отдельно.

Источник: https://wpsovet.ru/yurisprudenciya/pravila-oformleniya-dokumentov.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.