Правилами ведения и хранения трудовых книжек

Содержание

Правила ведения трудовых книжек в рф (2019) – Центр Про

Правилами ведения и хранения трудовых книжек

Лайк   0   1154

Трудовая книжка – это персональный документ, отражающий процессы ведения соответствующей деятельности гражданином Российской Федерации. Законодательством РФ разработаны правила ведения и хранения этой документации.

Читайте в этой статье:

  • какими конкретно законами регулируются данные требования;
  • основные положения, разберём пункты;
  • инструкция по ведению книжек работников работодателями;
  • условия хранения;
  • кто занимается заполнением соответствующих документов и иные особенности.

Чем регулируются

Трудовая книжка подтверждает стаж официально работающего лица, отражает данные о смене мест трудоустройства и указывает на причины увольнения.

Последний случай подразумевает возможное предупреждение других работодателей о недобросовестности сотрудника, ведшего деятельность на прежней работе. Также соответствующий документ нужен для награждения отличившихся граждан (ветераны труда) и установления им льгот.

Документ условно можно назвать равносильным паспорту и военному билету. Правила хранения и ведения трудовых книжек отражены в одноимённом Кодексе РФ и правительственном постановлении от 2003 года под номером 225.

Основные положения – это базовая информация, разъясняющая основную суть того или иного Закона. Первым блоком 225 Постановления идёт соответствующее описание. Там указаны функции документа и его значимость.

Не стоит забывать о нюансах, касающихся регламента деятельности работодателей, имеющих статус физических и юридических лиц. Индивидуальные предприниматели заводят такие документы на работников в общем порядке, по ТК РФ.

Должностные лица компаний оформляют на работников, ведших трудовую деятельность на предприятии хотя бы 5 дней при условии, что соответствующая работа является основной.

Граждане с физическим статусом без юридической надстройки не имеют права вести трудовые книжки вообще работникам, принимаемым в первый раз.

П 31

Отдельные положения Постановления 225 заключены в пункты. П.31 гласит, что утерянные или иным образом утраченные трудовые книжки необходимо заменять новыми бланками. Осуществить соответствующую процедуру граждане обязаны в течение не более 15 суток.

П 41

Здесь речь заходит о необходимости внесения информации в журналы о трудовых книжках. Когда в этих документах меняются данные, отдел кадров заносит соответствующий факт в специальный реестр.

Сюда следует отнести моменты приёма, увольнения по собственному желанию или инициативе работодателя.

П 42

Этот пункт определяет, что бланки трудовых книжек являются документами, которые должны подвергаться строжайшей отчётности. Здесь говорится о порядке сохранности бумаг.

Пункт 45

Положение сообщает, что вся ответственность за оформление и сохранность трудовой книжки сотрудника лежит на руководителе. Оно имеет юридическую силу, пока работник ведёт официальную трудовую деятельность на конкретном предприятии.

Инструкция по ведению

Процедура заведения трудовой книжки на нового сотрудника:

  1. Попросить соискателя показать вам оригинал паспорта гражданина РФ и документацию, свидетельствующую о его образовании.
  2. Выясните, есть ли у него трудовая книжка? Если её нет, то берём новую заготовку документа — бланк.
  3. Приступаем к заполнению титульного листа. Вписываем полностью имя, фамилию и отчество будущего работника. Затем пишем дату его рождения, данные о регистрации и иные сведения.
  4. Укажите статус лица, его профессию в соответствии с полученным им образованием.
  5. Ставим дату заполнения (только реальная).
  6. Далее работодателю следует заверить титульный лист личной подписью и поставить печать в окне для штампов.
  7. Попросите сотрудника расписаться в документе.
  8. Теперь работодатель заполняет разворот. Графы 1 и 2 содержат порядковые номера и даты тех или иных записей.
  9. Сведения о работе – сюда вписываем данные приёма или смены должности. Здесь же указывается факт увольнения.
  10. Третья графа отведена для написания названия предприятия, наименования должности сотрудника, принятого на работу.
  11. «Основания». Здесь ставится дата и номер приказа.
  12. Печать не ставить! Штамп предприятие на развороте оставляет только при увольнении лица.
  13. Отдаём книжку в отдел кадров на хранение.

Правила ведения:

  1. Записи о премиальном вознаграждении не фиксировать.
  2. Трудовые заслуги закрепляются, даётся ссылка на соответствующее решение и указ.
  3. Необходимо фиксировать данные о восстановлении непрерывного стажа работника, указание документа обязательно.
  4. Если сотрудник изъявил желание записать в трудовую книжку информацию, касающуюся работы по совместительству, то его требования безукоризненно выполняем.
  5. Сведения вносить нужно строго в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации! Записи сокращать запрещено, каждой из них следует присваивать порядковый номер.
  6. При внесении данных о переводе или увольнении работника, предложите ему ознакомиться с соответствующей информацией и расписаться в личной карте.
  7. Даты ставим исключительно арабскими цифрами, так: 20.02.2018.
  8. Требования к средствам заполнения: шариковые, гелевые или перьевые ручки, заполненные чёрными, синими или фиолетовыми чернилами.
  9. Основной язык – русский. Он действует на территории всей России. Допускается использование иных языков, признанных официальными в некоторых субъектах РФ.
  10. Зачёркивать и исправлять неправильные данные запрещено. При возникновении соответствующих ошибок работодатель должен ниже указать, что предыдущая информация является недействительной.
  11. Писать следует исключительно разборчивым, понятным почерком! Буквы выписываем чётко.
  12. Голограммы приветствуются. Специальные стикеры идут в комплекте с книжками. Они защищают документацию от подделок и выдачи содержащейся в ней информации за недействительность. Оторвать без следа их невозможно. Клеить следует на даты, подписи или печати. Большую пользу голограммы приносят при увольнении работника в связи с провинностью. На обязательное их использование оснований нет – по желанию.

Правила хранения

Кроме требований к заполнению и ведению трудовых книжек существуют правила к учёту и хранению соответствующей документации. Когда работодатель заканчивает с оформлением документа, бумага направляется в отдел кадров.

Требования следующие:

  • появление данных и их обновление фиксируется в журнале учёта. К нему имеет доступ либо сам работодатель, либо – начальник (уполномоченный сотрудник) отдела кадров. Здесь же фиксируется информация о вкладышах;
  • место хранения должно быть максимально надёжным. Примеры: ящик, лоток, находящийся в железном шкафу или сейф. Недопустимы риски сгорания или промокания бумаг. Доступ третьих лиц должен быть исключён. Приветствуется пломбирование;
  • во время официальной трудовой деятельности лица запрещается выдавать книжки. Работник получает их только после увольнения;
  • в случае смерти работника документ кадровики хранят два года отдельно от остальных трудовых книжек, пока родственники не потребуют его выдачи им на руки;
  • если родные люди умершего работника не явились, то документация подлежит консервации. Трудовая книжка лежит в отделе в течение 50 лет. По истечению соответствующего срока производится её утилизация.

Кто заполняет

Будущий или уже действующий работник лишён права заполнять графы трудовых книжек! В его ответственность входит исключительно заверение личными подписями внесённых работодателем данных.

Руководитель (владелец, генеральный директор) имеет право передавать свои полномочия персоналу предприятия. Завести трудовую книжку на соискателя имеет право главный бухгалтер.

Нередко работодатели пользуются деятельностью исполнительных органов, допущенных к приёму на работу обратившихся лиц. Такая обстановка присуща крупным компаниям, имеющим филиалы (сети). По разрешению руководителя заполнить книжку может также директор.

Правила ведения и хранения трудовых книжек на 2019 год не изменены. На оформителей возлагается серьёзная ответственность, потому что заполнение соответствующих документов производится строго по требованиям.

Их нарушение влечёт за собой недействительность документации. Помимо правил заполнения существуют наставления, касающиеся хранения трудовых книжек. Законодательством описываются также случаи, связанные со смертью работников.

по теме:

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

Источник:

Правила ведения и хранения трудовых книжек на 2019 год в РФ

В трудовой книжке специалиста зафиксирована вся его рабочая история. Поэтому внесение в нее новой информации, а также выдача сотруднику при его увольнении строго регулируется законодательством Российской Федерации. Каждый работодатель обязан строго соблюдать все предписания по правилам хранения и ведения трудовых книжек.

Каждому кадровому сотруднику вне зависимости от того, впервые ли он столкнулся с трудовой книжкой специалиста или нет, нужно знать в обязательном порядке законодательные нормы по эксплуатации.

Основным актом считается статья 66 Трудового кодекса Российской Федерации. Именно на ее содержании основываются все правила по ведению и хранению трудовых книжек, а также процесс изготовления бланков для них и последующая передача их работодателю (Постановление Правительства РФ №225). Также под их действие подпадает и инструкция по заполнению книжки (Постановление Минтруда России №69).

Стоит отметить, что регулирующие правила ведения и хранения данного документа существенно не изменялись на протяжении последних 13 лет.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка является главным документом, информирующим о трудовой деятельности специалиста.

Она играет главную роль при проведении расчета стажа трудящегося (не имеет значения, какой именно это будет стаж, общий или страховой). Кроме того, ее данные являются подтверждением опыта работы специалиста при трудоустройстве. Также для потенциального работодателя может быть важна и причина увольнения с предыдущего места занятости, которая записывается в данном документе.

Трудовую книжку должны завести все работодатели на каждого работника, проработавшего в организации более пяти дней. Исключением являются только наниматели в статусе физического лица, не относящиеся к индивидуальным предпринимателям.

Особенности ведения

В ТК сотрудника обязательно должна быть отображена следующая информация:

  1. В графе 1 указывается порядковый номер.
  2. В графе 2 должна быть указана дата увольнения.
  3. В графе 3 делается запись «уволен по сокращению работников».
  4. В графе 4 прописывается дата и номер приказа об увольнении.

Ответственное лицо

Законодательные нормы напрямую накладывают обязательства на работодателя по организации правильных условий по хранению и ведению трудовой книжки. Строгий учет данного документа на предприятии обуславливает наличие ответственного должностного лица.

Данный специалист назначается с помощью приказа или распоряжения работодателя. Как правило, данную ответственность налагают на сотрудника кадровой службы или же непосредственно на бухгалтера, который занимается трудовыми книжками.

Приказ, который назначает ответственное лицо, не имеет строго регламентированной формы, но должен отображать дату, инициалы с фамилией и должностью назначаемого специалиста, а также подпись самого руководителя.

Какие сведения вносятся

Следующие сведения должны быть внесены в трудовую книжку:

  1. О работнике. Его ФИО и дата рождения (записывается на титульном листе)
  2. О работе. Тут отображается название организации. Дата приема, перевода или увольнения. Номера и даты приказов в компании.
  3. О награждениях, начисленных сотруднику за его заслуги в организации.
  4. О разработанных открытиях, подтвержденных дипломами, и выплаченных за это премиальных средств.

Особенно важно, чтобы название места работы, специальности и занимаемой должности отображались в соответствии с приведенным списком наименований классификатора профессий.

Что не вносится:

  • накладываемые на сотрудника взыскания;
  • регулярные выплаты;
  • информация о трудовом договоре (срочный или бессрочный);
  • даты испытательного срока;
  • временя нахождения сотрудника в социальном отпуске;
  • перевод на другую должность в рамках организации.

Основания для записей

Для заполнения чистой трудовой книжки потребуются паспорт и диплом. Это нужно для правильного отображения информации на титульной странице.

В случае если специалист трудоустраивается в организацию и приносит с собой уже заполненную книжку, то сотрудник отдела кадров вносит в нее данные, руководствуясь приказами, выданными непосредственно руководителем.

Для записи в документе о приеме или назначении на другое вакантное место сотрудника законодательно предусматривается 7 дней. При увольнении трудовая книжка выдается на руки работнику в день, когда издан соответствующий приказ.

Соответствие приказу и исключения

В подавляющем большинстве подробная информация об обстоятельствах разных событий отображается в приказах руководителя (например, протяженность испытательного срока). Эти данные не будут переноситься в трудовую книжку полностью.

Сотрудник отдела кадров отображает эту информацию максимально кратко. Инструкция даже имеет сокращенные варианты основных фраз. В соответствии с этим, трудовая книжка содержит названия причин событий, их даты и порядковые номера приказов, где они описываются подробнее.

Даты и сроки

В каждой организации, где был трудоустроен специалист, его трудовая книжка участвовала в кадровом делопроизводстве после оформления трудового договора. Законодательно запись о трудоустройстве в ней должна быть сделана на протяжении 5 дней с момента начала работы сотрудника.

Источник: https://centrproh.ru/obraztsy/pravila-vedeniya-trudovyh-knizhek-v-rf-2019.html

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225

Правилами ведения и хранения трудовых книжек

8. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

9. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность – на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

10. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

11. Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

12.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года № 132, – см. предыдущую редакцию).

Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года № 132, – см. предыдущую редакцию).

13. Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации (пункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года № 132, – см. предыдущую редакцию).

14. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

15.

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи (пункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года № 132, – см. предыдущую редакцию).

16. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

17. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

18. При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

19. При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

20. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

21. В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах (подпункт в редакции, введенной в действие с 1 июня 2008 года Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 мая 2008 года № 373, – см. предыдущую редакцию);

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

22.

Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном настоящими Правилами.

В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.

При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.

23. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.

24. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями (подпункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года № 132, – см. предыдущую редакцию);

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине (подпункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года № 132, – см. предыдущую редакцию).

25. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Источник: https://www.audar-info.ru/na/editArticle/index/type_id/3/doc_id/6434/release_id/15620/sec_id/155336/

Ведение трудовых книжек — Audit-it.ru

Правилами ведения и хранения трудовых книжек

Ирина Егорова, юрист

Журнал «Учет в бюджетных учреждениях»

Общие правила ведения трудовых книжек

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка установленного образца – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Заполнение трудовой книжки подчиняется жестким правилам. Ошибки в оформлении трудовой книжки могут привести к признанию записей недействительными.

Между тем иногда именно записи в трудовой книжке обеспечивают пенсионные права работников.

Правила ведения трудовых книжек, внесения изменений в трудовую книжку, оформления записей об увольнении в трудовой книжке, а также порядок выдачи трудовой книжки при увольнении уточняет эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

К оформлению трудовой книжки работодателю надо относиться со всей серьезностью. Ведь впоследствии это избавит учреждение от возможных судебных споров с работником. Порядок внесения записей в трудовую книжку определен:

Заполнение трудовой книжки

В страховой стаж включаются, в том числе, периоды работы или иной деятельности на территории РФ лиц, застрахованных в соответствии с законодательством об обязательном пенсионном страховании. Основание – пункт 2 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий (утверждены постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555).

При этом в соответствии с пунктом 6 этих Правил основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, как раз и считается трудовая книжка. Если записи о работе внесены в трудовую книжку, это исключает споры работника с органами ПФР по поводу подсчета стажа (апелляционное определение Вологодского областного суда от 3 апреля 2013 г. № 33-1490/2013).

Бывает, что сотрудник был допущен к работе, выполнял свои обязанности, однако сведения об этом в трудовую книжку не занесены. Но если суд установит факт трудовых отношений, то этот период деятельности также будет засчитан в стаж работника ( апелляционное определение Курского областного суда от 26 марта 2013 г. № 33-451/2013).

Помните и о заполнении в трудовой книжке раздела «Сведения о награждении».

Так, гражданин обратился в собес с требованием присвоить ему звание «Ветеран труда», ссылаясь на то, что он имеет почетную грамоту «Победитель социалистического соревнования 1983–1984 годов», однако в звании ему было отказано.

Верховный суд Республики Мордовия в  апелляционном определении от 12 марта 2013 г. № 33-483/2013 установил: запись о награждении в трудовую книжку не вносилась, что и послужило одним из оснований для признания отказа обоснованным.

Изменения в трудовой книжке

Иногда нужно внести изменения в трудовую книжку – например, если работник меняет фамилию. О смене фамилии (имени, отчества) сотрудник сообщает работодателю.

Для этого он представляет в кадровую службу учреждения ряд документов: паспорт гражданина РФ, оформленный на новую фамилию (имя, отчество), свидетельство о смене фамилии (имени, отчества), а также свидетельство о регистрации брака или о его расторжении.

На основании таких документов соответствующие изменения вносятся в трудовую книжку сотрудника, его личную карточку, трудовой договор и др. Для того чтобы отдел кадров издал приказ о смене фамилии (имени, отчества), сотрудник подает соответствующее заявление в свободной форме и подписывается прежней фамилией.

К заявлению прилагаются копии документов, подтверждающих смену фамилии (имени, отчества). Форма приказа об изменении персональных данных работника, как и форма заявления, законодательством не утверждена.

Согласно пункту 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изменение персональных данных сотрудника производится работодателем по последнему месту работы. Изменение фамилии в трудовой книжке вносят на первую страницу (титульный лист). При этом одной чертой зачеркивают прежнюю фамилию (имя, отчество) и вписывают новую (п. 2.

3 Инструкции по заполнению трудовых книжек). На внутреннюю сторону обложки трудовой книжки вносят пояснения. В них указывают документы (их названия, номера и даты), на основании которых сделаны изменения.

Например: «Фамилия Миронова изменена на фамилию Соколова на основании свидетельства о заключении брака серии I-БО № 157312 от 14 июня 2014 г. и паспорта серии 32 98 № 768234, выданного отделением по району Богородское ОУФМС России по городу Москве в ВАО 2 июля 2014 г.».

Такую запись обязательно надо заверить подписью работодателя или сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек. Также изменения в трудовой книжке заверяются печатью учреждения (его кадровой службы).

Если на титульном листе и внутренней стороне обложки трудовой книжки нет места для внесения изменений, то надо вшить в трудовую книжку вкладыш. Он оформляется в том же порядке, что и трудовая книжка, и без нее недействителен (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Оформление в трудовой книжке совместительства и совмещения профессий

Если сотрудник долго отсутствует и необходимо его замещение, то можно оформить внутреннее совместительство или совмещение профессий (должностей). И то, и другое можно сделать только на основании заявления работника. Записи в трудовой книжке при этом оформляются по-разному.

Запись о совмещении профессии (должности) в трудовую книжку работника не вносится. Это следует из положений Правил ведения и хранения трудовых книжек, и Инструкции по заполнению трудовых книжек.

С работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору по основной работе.

На основании этого допсоглашения работодатель издает соответствующий приказ о совмещении профессии (должности), где указываются содержание и объем дополнительной работы, размер доплаты за нее и срок, на который установлена доплата.

Внутреннее совместительство не стоит путать с совмещением профессий (должностей). Согласно части 1 статьи 60.1 Трудового кодекса РФ, внутренним совместительством признается выполнение другой регулярной оплачиваемой работы у того же работодателя. Такая работа выполняется в свободное от основной работы время.

В этом случае с работником заключается второй трудовой договор. Запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку сотрудника по его желанию на основании документа, подтверждающего такую работу (ст. 66 Трудового кодекса РФ). В данном случае раздел «Сведения о работе» трудовой книжки заполняется в следующем порядке (п. 3.

1 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

  • графа 1 – порядковый номер записи;
  • графа 2 – дата приема на работу в качестве внутреннего совместителя;
  • графа 3 – запись о принятии (назначении) сотрудника в качестве совместителя в структурное подразделение учреждения (если в трудовом договоре указано конкретное структурное подразделение, то его также нужно внести в данную графу), также вносятся должность, специальность, профессия с указанием квалификации;
  • графа 4 – наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Трудовой договор прекращается в последний день работы работника, исключение составляют случаи, когда работник не работает, но за ним сохраняется место работы (должность). Выдача трудовой книжки работнику производится в день прекращения трудового договора.

Если работник не получает заработок в результате задержки выдачи трудовой книжки, то сумму возмещает бывший работодатель. Такой факт признается случаем незаконного лишения работника права трудиться, и работодатель привлекается к материальной ответственности ( ст. 234 Трудового кодекса РФ).

Днем увольнения (прекращения трудового договора) при этом считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку.

Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

Если работник отсутствует на работе или отказывается получать трудовую книжку, то ему направляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Ответственность работодателя за невыдачу трудовой книжки работнику снимается в случаях, если:

  • уведомление работнику отправлено;
  • последний день работы не совпадает с днем увольнения ( ст. 81 или ст. 83 Трудового кодекса РФ);
  • увольняется женщина, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью 2 статьи 261 Трудового кодекса РФ.

Таким образом, чтобы избежать санкций, уведомление необходимо отправить ценным письмом с описью вложения. При этом нужно получить письменное согласие работника. После увольнения трудовая книжка выдается не позднее трех рабочих дней со дня письменного обращения работника (п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Если работник отказывается лично получить трудовую книжку в установленный срок, работодатель оформляет акт об отказе.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте. При этом родственники обращаются в учреждение с письменным заявлением о выдаче (п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Все записи, которые вносятся в трудовую книжку работодателем, заверяются подписями и печатью учреждения. Подпись может поставить как руководитель учреждения, так и кадровик. Это установлено пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Исключение составляют случаи, указанные в пункте 36 данных Правил.

Запись об увольнении в трудовой книжке

На практике некоторые уволенные работники оспаривают через суд формулировку записи об увольнении в трудовой книжке.

Если дело выиграно, то в соответствии с пунктом 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки.

В него переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением той, которая признана недействительной ( апелляционное определение Самарского областного суда от 19 ноября 2012 г. № 33-10574).

Согласно статье 394 Трудового кодекса РФ, суд принимает решение о выплате работнику среднего заработка за время вынужденного прогула, в случае если неправильная формулировка основания или причины увольнения в трудовой книжке препятствовали поступлению сотрудника на другую работу.

Однако если необоснованная запись об увольнении в трудовой книжке не могла помешать уволенному сотруднику устроиться на другую работу, получить с бывшего работодателя оплату за время вынужденного прогула ему не удастся (апелляционное определение Верховного суда Республики Дагестан от 9 апреля 2013 г.

№ 33-1003/13).

Записи в трудовой книжке и оформление пенсии

Случается, что при обращении в ПФР за пенсией только трудовая книжка и помогает ее получить. Так, Пенсионный фонд РФ отказался включить гражданке в страховой стаж периоды ее работы в организации из-за отсутствия сведений об этом в выписке из индивидуального лицевого счета. Отметим, что индивидуальные сведения в ПФР на гражданку работодатель не представлял.

Однако в постановлении Конституционного суда РФ от 10 июля 2007 г. № 9-П отмечено, что законодатель не установил достаточных гарантий для обеспечения прав застрахованных лиц, в случае если взносы за них страхователь не уплачивает или уплачивает не полностью.

В результате в страховой стаж граждан, надлежащим образом выполнявших работу по трудовому договору и в силу закона признанных застрахованными лицами, не засчитываются периоды работы, за которые страховые взносы начислялись, но не уплачивались.

Тем самым граждане безосновательно лишаются части своей трудовой пенсии, чем нарушаются их гарантируемые права. Конституционный суд РФ счел это незаконным.

Согласно его постановлению, до появления специального нормативного акта права застрахованных лиц, работавших по трудовому договору, на получение трудовой пенсии с учетом предшествовавшей ее назначению (перерасчету) трудовой деятельности при неуплате или ненадлежащей уплате их страхователями (работодателями) страховых взносов в ПФР обеспечивает государство.

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/776711.html

Правила ведения и хранения трудовых книжек и заполнения

Правилами ведения и хранения трудовых книжек

Трудовая книжка – это персональный документ, фиксирующий данные о трудоустройстве человека и его взаимоотношениях с работодателями. При ведении требует соблюдения определенных правил, которые необходимо знать обеим сторонам, участвующим в процессе ее заполнения (работник и работодатель).

Что представляет собой трудовая книжка

Стаж каждого гражданина РФ, проработавшего на одном предприятии не менее 5 дней, фиксируется в данном документе. Заводится и оформляется он на первом месте трудовой деятельности человека. Хранится в отделе кадров или другом специальном отделе, на руки владельцу выдается только в случае увольнения. Является одним из важнейших источников подтверждения стажа.

Имеет установленный образец, все отклонения от которого являются признаками недействительности. Совпадает по размерам с паспортом, заключается в серую обложку.

Внутри 44 пронумерованных страниц из специальной бумаги, содержащих аббревиатуру «ТК», которая наносится водяными знаками. Листы скрепляются швом, он исключает вероятность замены страниц.

Подобные меры позволяют легко обнаружить поделку документа.

Необходимость в трудовой книжке

  1. Фактическое отображение трудовой деятельности. Все данные, которые заносятся в ТК, заверяются ответственным лицом, что гарантирует подлинность информации о гражданине, опыте его работы, сферы предыдущей деятельности.

  2. Информирование предполагаемого работодателя о взаимоотношениях работника с предыдущими руководителями. ТК содержит достоверные данные о фактическом стаже работы сотрудника, а также имеющихся достижениях и благодарностях. Причина, по которой работник был уволен, также является важным критерием отбора кадров.

    На основании такой информации работодатель может обоснованно принять человека или отказать ему в предоставлении вакансии.

  3. Реализация прав на пенсионное обеспечение в будущем. Трудовая книжка – основной документ, который фиксирует и подтверждает реальный стаж работы. Такая информация требуется для правильного подсчета пенсии.

Строгие правила оформления и хранения книжки устанавливаются и корректируются отдельными законодательными актами:

  1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Вводит стандартный порядок заполнения трудовой, обязует организацию ответственно и правильно оформлять и хранить документ.
  2. Кодекс РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ). Определяет меры наказания при несоблюдении общепринятых норм, которые касаются ТК.
  3. Постановление Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению ТК». Устанавливает правила заполнения, изменения и исправления граф, полей, разделов документа.
  4. Постановление правительства РФ «О трудовых книжках». Утверждает окончательный порядок допустимых действий ведения, оформления, хранения ТК.

Правила ведения трудовых книжек

То, насколько верно заполняется документ, должен отслеживать не только ответственный представитель предприятия, но и сам владелец, подтверждающий все записи своей подписью.

  1. Даты. Проставляются арабскими цифрами, без буквенных дополнений. Все записи фиксируются фактическими датами, указанными в соответствующем приказе или постановлении.
  2. Цвета чернил. Возможно заполнение синей, фиолетовой или черной пастой. Допустимо использование перьевых, гелевых и шариковых ручек.
  3. Сокращения. Абсолютно все сокращения строго запрещены. Числа, названия приказов, личные данные и другие сведения прописываются полностью.
  4. Состав сведений. В ТК вносится личная информация – ФИО, дата рождения, образование, специальность или профессия, информация о военной службе, если она была. Все данные указываются в соответствии с подтверждающими документами (паспорт, диплом, подтверждающий образование). При смене личных данных старые сведения перечеркиваются одной линией, и вписывается новая информация. Сведения о повышении квалификации вписываются в соответствующую графу без исправлений предыдущих данных.
  5. Язык. Ведется на государственном языке РФ. Возможна дубликация записей в том случае, если в отдельном субъекте РФ официально установлен свой язык.
  6. Соответствие приказу. Каждая запись в ТК дополняется данными приказа или распоряжения работодателя (датой, номером) и должна строго ему соответствовать. Для этой отметки существует специальная графа.
  7. Сроки внесения. Все изменения вносятся работодателем не позже недельного срока, в случае увольнения – в этот же день.
  8. Порядковый номер. Каждая запись имеет свой номер, который проставляется в одноименной графе. Нумерация сведений и коррективов производится последовательно, друг за другом.
  9. Ознакомление сотрудников с записями. С любой записью, вносимой работодателем в ТК, должен быть ознакомлен работник. При этом дубликат записи вноситься в личную карточку сотрудника и подтверждается его подписью.
  10. Лица, ответственные за ведение документа. За ведение отвечают сотрудники, назначенные работодателем. В случае отсутствия официально уполномоченного лица или кадрового отдела, предприятию грозит юридическая или административная ответственность в виде штрафа или приостановления деятельности.

Правила хранения трудовых книжек: сроки

Условия хранения и учета отдельно прописаны законодательством. Организация должна вести книги учета трудовых и бланков. Нарушение данного постановления грозит наложением крупного штрафа на работодателя.

  1. Книга учета движения ТК. В книгу вносятся сведения о приеме сотрудника, его личные данные, указанные в ТК, должность, место работы, реквизиты документов, на основании которых работник был принят в организацию. Все листы прошиваются, нумеруются, подписываются работодателем. Срок ее хранения составляет 75 лет.
  2. Приходно-расходная книга учета бланков. Фиксирует все операции, связанные с бланками ТК (приобретение, расходы), их номера и серии, стоимость. Организация хранит ее в течение 5 лет, по истечении времени данные уничтожаются.
  3. Невостребованные ТК. Невостребованные работником или его родственниками ТК (в случае смерти сотрудника), должны храниться в организации 75 лет.

Ключевые моменты оформления ТК

Титульный лист

Содержит персональную информацию о работнике:

  1. ФИО, дата рождения (в соответствии с паспортными данными).
  2. Полные сведения, содержащие информацию по образованию (допустимо дальнейшие дополнение пункта).
  3. Специальность или профессия (не прописываются вместе).
  4. Фиксируется датой заполнения и подписью работодателя и сотрудника.

Сведения о приеме на работу:

  1. Проставляется порядковый номер записи.
  2. Прописывается полное название предприятия, учреждения или другого объекта трудоустройства.
  3. Указывается отдел, в который работает сотрудник, его должность, профессия.
  4. Вносится наименование и дата документа (приказ, постановление), по которому принят работник.

Записи о переводах:

  • В случае, когда перевод производится внутри предприятия, указывается причина перевода и новое место работы.
  • Если речь идет о переводе в другую организацию, обозначается инициатор действия, согласованность сторон.
  • Во время приема на новое место работы указывается факт перевода.

Увольнение:

  • При увольнении сотрудника указывается реальная причина (несоблюдение обязанностей, по собственному желанию, в связи с переводом и другие).
  • Работодатель должен дополнить данные статьей, соответствующей ТК РФ, по которой осуществляется увольнение.
  • Все записи подтверждаются печатью предприятия, подписями ответственных лиц и самого сотрудника.

Совместительство: ТК ведется в основном месте работы. По просьбе работника указываются данные о совместительстве, с условием предоставления документов, подтверждающих этот факт.

Как правильно заверить копию

  1. Каждая страница заверяется уполномоченным сотрудником и помечается записью о том, что копия верна.
  2. В ксерокопии указывается дата и должность работника на момент создания.
  3. Печать работодателя проставляется на каждой странице копии книжки, в том числе и на записи «копия верна».

1. Дубликат

Оформляется так же, как трудовая книжка. В нее заносятся только подтвержденные факты трудового стажа и различные сведения с последнего места работы. Выдается по требованию работника в течение 3 дней.

Информация, содержащаяся в дубликате

  1. Общий трудовой стаж.
  2. Информация о поощрении на последнем месте работы.
  3. В случае подтверждающих документов, вносятся данные о предыдущих местах, периодах работы, должности, профессии, квалификации.
  4. Номера и даты подтверждающих документов.

Основания для выдачи дубликата:

  1. Утеря ТК. В этом случае копия после подачи письменной просьбы о восстановлении документа на последнем месте занятости.
  2. Ненадлежащий вид. Если книжка порванная, промокшая, подгоревшая, испачканная, или имеет другие дефекты, ее владелец вправе обратиться к работодателю за получением дубликата.
  3. Неверные записи. В такой ситуации работнику выдается дубликат, содержащий все сведения из трудовой книжки, кроме недействительных данных, которые не прописываются.

2. Вкладыши

Вставляются в документ тогда, когда не хватает листов для заполнения. Считаются действительными в сопровождении основного документа, фиксирующего наличие вкладышей.

3. Ошибки

Перечеркивания, помарки, использование корректоров недопустимы:

  1. Для исправления неверной записи вносится изменение, которому присваивается следующий порядковый номер.
  2. Исправления вносятся работодателем, которым допущена ошибка. Остальные работодатели обладают подобным правом только при наличии заверенных документов, подтверждающих ошибку (архивные справки, копии трудового договора).

Алгоритм внесения записей об ошибках:

  1. В первой графе проставляется правильная запись.
  2. Во второй – дата исправления.
  3. В следующей графе указывается, какая именно запись исправлена и считается ошибочной.
  4. В четвертой графе обозначается дата и номер приказа, по которому были внесены изменения.

Нюансы заполнения трудовой книжки ИП

По закону, индивидуальный предприниматель является работодателем, то есть он обязан вести трудовые своих работников в соответствии с установленными нормами. Оформлять книжку на самого себя предпринимателям запрещено. До тех пор, пока гражданин числится ИП, ему начисляется трудовой стаж.

В случае если ИП устраивается на работу, его трудовая книжка заполняется в соответствии с общепринятыми правилами.

Для граждан, работающих на работодателя, представляющего физическое лицо, существуют свои особенности ведения документа:

  1. Трудовая книжка не хранится в отделе кадров предприятия, а остается у владельца на руках.
  2. Все договоры, на основании которых вносятся изменения (прием на работу, увольнение), регистрируются в службе занятости.
  3. Все записи подтверждаются подписью и печатью не только работодателя, но и представителя государственной службы занятости, наделенного соответствующими полномочиями.

Владелец книжки должен знать, как правильно ведется, хранится и содержится этот документ. Подобные знания гарантируют отсутствие дальнейших проблем, связанных с ТК, при устройстве на новое место работы и получении пенсии.

0,00, (оценок: 0) Загрузка…

Источник: https://homeurist.com/trud/kodeks/vedeniya-trudovyx.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.