Правила ведения и хранения трудовых

Содержание

Ведение трудовых книжек — Audit-it.ru

Правила ведения и хранения трудовых

Ирина Егорова, юрист

Журнал «Учет в бюджетных учреждениях»

Общие правила ведения трудовых книжек

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка установленного образца – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Заполнение трудовой книжки подчиняется жестким правилам. Ошибки в оформлении трудовой книжки могут привести к признанию записей недействительными.

Между тем иногда именно записи в трудовой книжке обеспечивают пенсионные права работников.

Правила ведения трудовых книжек, внесения изменений в трудовую книжку, оформления записей об увольнении в трудовой книжке, а также порядок выдачи трудовой книжки при увольнении уточняет эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

К оформлению трудовой книжки работодателю надо относиться со всей серьезностью. Ведь впоследствии это избавит учреждение от возможных судебных споров с работником. Порядок внесения записей в трудовую книжку определен:

Заполнение трудовой книжки

В страховой стаж включаются, в том числе, периоды работы или иной деятельности на территории РФ лиц, застрахованных в соответствии с законодательством об обязательном пенсионном страховании. Основание – пункт 2 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий (утверждены постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555).

При этом в соответствии с пунктом 6 этих Правил основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, как раз и считается трудовая книжка. Если записи о работе внесены в трудовую книжку, это исключает споры работника с органами ПФР по поводу подсчета стажа (апелляционное определение Вологодского областного суда от 3 апреля 2013 г. № 33-1490/2013).

Бывает, что сотрудник был допущен к работе, выполнял свои обязанности, однако сведения об этом в трудовую книжку не занесены. Но если суд установит факт трудовых отношений, то этот период деятельности также будет засчитан в стаж работника ( апелляционное определение Курского областного суда от 26 марта 2013 г. № 33-451/2013).

Помните и о заполнении в трудовой книжке раздела «Сведения о награждении».

Так, гражданин обратился в собес с требованием присвоить ему звание «Ветеран труда», ссылаясь на то, что он имеет почетную грамоту «Победитель социалистического соревнования 1983–1984 годов», однако в звании ему было отказано.

Верховный суд Республики Мордовия в  апелляционном определении от 12 марта 2013 г. № 33-483/2013 установил: запись о награждении в трудовую книжку не вносилась, что и послужило одним из оснований для признания отказа обоснованным.

Изменения в трудовой книжке

Иногда нужно внести изменения в трудовую книжку – например, если работник меняет фамилию. О смене фамилии (имени, отчества) сотрудник сообщает работодателю.

Для этого он представляет в кадровую службу учреждения ряд документов: паспорт гражданина РФ, оформленный на новую фамилию (имя, отчество), свидетельство о смене фамилии (имени, отчества), а также свидетельство о регистрации брака или о его расторжении.

На основании таких документов соответствующие изменения вносятся в трудовую книжку сотрудника, его личную карточку, трудовой договор и др. Для того чтобы отдел кадров издал приказ о смене фамилии (имени, отчества), сотрудник подает соответствующее заявление в свободной форме и подписывается прежней фамилией.

К заявлению прилагаются копии документов, подтверждающих смену фамилии (имени, отчества). Форма приказа об изменении персональных данных работника, как и форма заявления, законодательством не утверждена.

Согласно пункту 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изменение персональных данных сотрудника производится работодателем по последнему месту работы. Изменение фамилии в трудовой книжке вносят на первую страницу (титульный лист). При этом одной чертой зачеркивают прежнюю фамилию (имя, отчество) и вписывают новую (п. 2.

3 Инструкции по заполнению трудовых книжек). На внутреннюю сторону обложки трудовой книжки вносят пояснения. В них указывают документы (их названия, номера и даты), на основании которых сделаны изменения.

Например: «Фамилия Миронова изменена на фамилию Соколова на основании свидетельства о заключении брака серии I-БО № 157312 от 14 июня 2014 г. и паспорта серии 32 98 № 768234, выданного отделением по району Богородское ОУФМС России по городу Москве в ВАО 2 июля 2014 г.».

Такую запись обязательно надо заверить подписью работодателя или сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек. Также изменения в трудовой книжке заверяются печатью учреждения (его кадровой службы).

Если на титульном листе и внутренней стороне обложки трудовой книжки нет места для внесения изменений, то надо вшить в трудовую книжку вкладыш. Он оформляется в том же порядке, что и трудовая книжка, и без нее недействителен (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Оформление в трудовой книжке совместительства и совмещения профессий

Если сотрудник долго отсутствует и необходимо его замещение, то можно оформить внутреннее совместительство или совмещение профессий (должностей). И то, и другое можно сделать только на основании заявления работника. Записи в трудовой книжке при этом оформляются по-разному.

Запись о совмещении профессии (должности) в трудовую книжку работника не вносится. Это следует из положений Правил ведения и хранения трудовых книжек, и Инструкции по заполнению трудовых книжек.

С работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору по основной работе.

На основании этого допсоглашения работодатель издает соответствующий приказ о совмещении профессии (должности), где указываются содержание и объем дополнительной работы, размер доплаты за нее и срок, на который установлена доплата.

Внутреннее совместительство не стоит путать с совмещением профессий (должностей). Согласно части 1 статьи 60.1 Трудового кодекса РФ, внутренним совместительством признается выполнение другой регулярной оплачиваемой работы у того же работодателя. Такая работа выполняется в свободное от основной работы время.

В этом случае с работником заключается второй трудовой договор. Запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку сотрудника по его желанию на основании документа, подтверждающего такую работу (ст. 66 Трудового кодекса РФ). В данном случае раздел «Сведения о работе» трудовой книжки заполняется в следующем порядке (п. 3.

1 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

  • графа 1 – порядковый номер записи;
  • графа 2 – дата приема на работу в качестве внутреннего совместителя;
  • графа 3 – запись о принятии (назначении) сотрудника в качестве совместителя в структурное подразделение учреждения (если в трудовом договоре указано конкретное структурное подразделение, то его также нужно внести в данную графу), также вносятся должность, специальность, профессия с указанием квалификации;
  • графа 4 – наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Трудовой договор прекращается в последний день работы работника, исключение составляют случаи, когда работник не работает, но за ним сохраняется место работы (должность). Выдача трудовой книжки работнику производится в день прекращения трудового договора.

Если работник не получает заработок в результате задержки выдачи трудовой книжки, то сумму возмещает бывший работодатель. Такой факт признается случаем незаконного лишения работника права трудиться, и работодатель привлекается к материальной ответственности ( ст. 234 Трудового кодекса РФ).

Днем увольнения (прекращения трудового договора) при этом считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку.

Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

Если работник отсутствует на работе или отказывается получать трудовую книжку, то ему направляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Ответственность работодателя за невыдачу трудовой книжки работнику снимается в случаях, если:

  • уведомление работнику отправлено;
  • последний день работы не совпадает с днем увольнения ( ст. 81 или ст. 83 Трудового кодекса РФ);
  • увольняется женщина, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью 2 статьи 261 Трудового кодекса РФ.

Таким образом, чтобы избежать санкций, уведомление необходимо отправить ценным письмом с описью вложения. При этом нужно получить письменное согласие работника. После увольнения трудовая книжка выдается не позднее трех рабочих дней со дня письменного обращения работника (п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Если работник отказывается лично получить трудовую книжку в установленный срок, работодатель оформляет акт об отказе.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте. При этом родственники обращаются в учреждение с письменным заявлением о выдаче (п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Все записи, которые вносятся в трудовую книжку работодателем, заверяются подписями и печатью учреждения. Подпись может поставить как руководитель учреждения, так и кадровик. Это установлено пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Исключение составляют случаи, указанные в пункте 36 данных Правил.

Запись об увольнении в трудовой книжке

На практике некоторые уволенные работники оспаривают через суд формулировку записи об увольнении в трудовой книжке.

Если дело выиграно, то в соответствии с пунктом 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки.

В него переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением той, которая признана недействительной ( апелляционное определение Самарского областного суда от 19 ноября 2012 г. № 33-10574).

Согласно статье 394 Трудового кодекса РФ, суд принимает решение о выплате работнику среднего заработка за время вынужденного прогула, в случае если неправильная формулировка основания или причины увольнения в трудовой книжке препятствовали поступлению сотрудника на другую работу.

Однако если необоснованная запись об увольнении в трудовой книжке не могла помешать уволенному сотруднику устроиться на другую работу, получить с бывшего работодателя оплату за время вынужденного прогула ему не удастся (апелляционное определение Верховного суда Республики Дагестан от 9 апреля 2013 г.

№ 33-1003/13).

Записи в трудовой книжке и оформление пенсии

Случается, что при обращении в ПФР за пенсией только трудовая книжка и помогает ее получить. Так, Пенсионный фонд РФ отказался включить гражданке в страховой стаж периоды ее работы в организации из-за отсутствия сведений об этом в выписке из индивидуального лицевого счета. Отметим, что индивидуальные сведения в ПФР на гражданку работодатель не представлял.

Однако в постановлении Конституционного суда РФ от 10 июля 2007 г. № 9-П отмечено, что законодатель не установил достаточных гарантий для обеспечения прав застрахованных лиц, в случае если взносы за них страхователь не уплачивает или уплачивает не полностью.

В результате в страховой стаж граждан, надлежащим образом выполнявших работу по трудовому договору и в силу закона признанных застрахованными лицами, не засчитываются периоды работы, за которые страховые взносы начислялись, но не уплачивались.

Тем самым граждане безосновательно лишаются части своей трудовой пенсии, чем нарушаются их гарантируемые права. Конституционный суд РФ счел это незаконным.

Согласно его постановлению, до появления специального нормативного акта права застрахованных лиц, работавших по трудовому договору, на получение трудовой пенсии с учетом предшествовавшей ее назначению (перерасчету) трудовой деятельности при неуплате или ненадлежащей уплате их страхователями (работодателями) страховых взносов в ПФР обеспечивает государство.

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/776711.html

Правила ведения и хранения трудовых книжек: инструкция по заполнению и внесению изменений, образец приказа о назначении ответственного лица

Правила ведения и хранения трудовых

Трудовая книжка является важнейшим документом, в котором отображается вся рабочая биография лица. Процедура ее ведения строго регламентируется законодательством, а работодатель несет всю полноту ответственности за обеспечение сохранности трудовой книжки.

Правовые нормы

Трудовая книжка является базовым документом о трудовой деятельности работника. Она необходима для подсчета стажа работника (как общего, так и страхового – который лежит в основе пенсионных начислений), а также служит подтверждением имеющегося у работника опыта при трудоустройстве.

Работодатель может удостовериться в правдивости указанной соискателем причины ухода с предыдущего места, так как в трудовой книжке указываются основания для расторжения трудового договора.

Процедура хранения и оформления трудовых книжек опирается на следующие положения закона:

Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности и содержит персональные сведения сотрудника. Поэтому к ее ведению и хранению предъявляются весьма жесткие требования. Ответственность за нарушение действующего порядка предусмотрена КоАП РФ. На протяжении последних 15 лет правила ведения и хранения трудовых книжек остаются неизменными.

Порядок ведения трудовых книжек

Трудовые книжки на своих сотрудников, проработавших более 5 дней, обязаны вести все работодатели без исключения. Исключения составляют работодатели в статусе физических лиц (кроме индивидуальных предпринимателей).

Порядку ведения трудовых книжек посвящена «Инструкция по заполнению трудовых книжек…», утвержденная Минтрудом от 2003 года №69.

В трудовую книжку вносится информация о работнике и трудоустройстве:

  1. О выполняемой им работе: куда, на какую должность он был принят и в какое подразделение.
  2. О переводах на иную должность внутри одного работодателя (например, о повышениях).
  3. О периоде работы.
  4. О наградах и поощрениях за отличный труд.
  5. Об увольнении со ссылкой на статью Трудового кодекса, которая послужила основанием расторжения трудового договора.

Если за период работы у сотрудника были дисциплинарные взыскания за нарушение трудовой дисциплины, то они не вносятся в трудовую книжку. Исключением являются случаи, когда формой взыскания стало увольнение. Сведения об этом в обязательном порядке отображаются в трудовой книжке (по ч. 1 ст. 192 ТК).

Трудовая книжка представляет собой бланк установленной формы с разными степенями защиты с указанием серии и номера, на 20 разворотов. Страницы документа пронумерованы и имеют разделы с записями:

  1. Сведения о сотруднике на титульной странице.
  2. Сведения о работниках.
  3. Сведения об имеющихся награждениях.

Когда предусмотренное для внесения записей в трудовой книжке место закончилось, то следует оформить вкладыш для нее. К такому вкладышу предъявляются аналогичные требования, что и к самой трудовой книжке.

В обязанности работодателя входит обеспечение нужного запаса бланков трудовых книжек и вкладышей (по Правилам №225 п. 44). Бланки рекомендуется приобретать работодателю у официальных распространителей, которые уполномочены Гознаком. Работодатель не вправе требовать приобретение трудовой книжки от работника.

Правила ведения

При ведении трудовых книжек стоит учитывать такие правила:

  1. Даты должны быть написаны строго арабскими цифрами (например, сотрудника взяли на работу 15 января 2018 года – это записывается как 15.01.2018).
  2. Допускается использование фиолетовых, синих или черных чернил.
  3. Записи должны вноситься аккуратно и в полном объеме.
  4. Сокращения не допускаются.
  5. Информация вносится на русском языке или официальном языке республики.
  6. Данные о работе вносятся на основании выпущенного приказа о приеме на работу, о переводе, об увольнении или о награждении.
  7. Данные вносятся не позднее 7-дневного срока, при увольнении – в тот же день.
  8. Каждой записи присваивается свой собственный порядковый номер.

Внесенные в трудовую книжку записи должны дублироваться в личной карточке сотрудника. С ними он обязательно знакомится под подпись.

Внесение изменений и исправлений

При обнаружении в трудовой книжке неправильной или неточной записи ее исправление производится по месту работы, где она была внесена, или же новым работодателем на основании полученной им уточненной информации. Когда старый работодатель был реорганизован или ликвидирован, то правки должна внести организация-правопреемник или новый действующий работодатель на основании архивных данных.

Исправления должны полностью соответствовать записи в документе, на основании которого вносятся правки в трудовую книжку. Правки допускается делать только при наличии документального подтверждения (в том числе по решению суда) и они не могут производиться на основе свидетельских показаний.

Так, например, записи о фамилии, имени, отчестве сотрудника исправляются на основании предъявленного им паспорта, свидетельства о рождении и браке (разводе), об изменении фамилии, имени или отчества и пр.

Подобные правки необходимо сделать на титульном листе со ссылкой на номер и дату подтверждающих документов.

Для внесения изменений в персональные сведения прежние фамилия, имя, отчество зачеркиваются одной прямой линией и проставляются новые данные.

Ссылки на документы, которые стали основой для внесения правок, делаются на внутренней стороне трудовой книжки и заверяются подписью работодателя и печатью компании.

Дополнение сведений об образовании, профессии и специальности на титульном листе производится без зачеркивания старой записи. Новая запись делается через запятую после старой.

В тех разделах, где содержатся сведения о работе или наградах, зачеркивание неточных данных не допускается. Все изменения вносятся через признание старой записи недействительной и внесения новой – правильной.

Использование корректора или лезвий для внесения исправлений строго не допускается.

Лица, ответственные за ведение документа

Законодательство обязывает каждого работодателя надлежащим образом организовать работу с трудовыми книжками. Для этого назначается уполномоченное должностное лицо, которое будет ответственно в организации за ведение, хранение и учет трудовых книжек. Обычно подобные полномочия передаются определенному сотруднику из бухгалтерии или отдела кадров.

Как и другие кадровые назначения, ответственное лицо наделяется таким функционалом через издание приказа. Приказ имеет произвольную форму и составляется в письменном виде. В данном документе следует прописать такие сведения, как:

  1. ФИО сотрудника, который наделяется полномочиями по хранению и учету трудовых книжек.
  2. Номер приказа, согласно внутренней системе нумерации.
  3. Должность сотрудника.
  4. Дата формирования приказа.
  5. Подпись руководителя.

Формулировка приказа имеет такой вид: «Назначить бухгалтера ….лицом, которое ответственно в компании за учет, хранение, ведение и выдачу трудовых книжек…». Образец приказа об ответственном за ведение трудовых книжек можно скачать здесь.

Должностное лицо может привлекаться к административной ответственности за нарушение порядка хранения и учета трудовых книжек.

Правила хранения и учета

Все полученные от сотрудников трудовые книжки, оформленные работодателем трудовые книжки, а также их чистые бланки и вкладыши подлежат строгому учету при хранении. Об этом свидетельствует раздел 6 Правил №225.

Работодатель должен вести журналы учета трудовых книжек по установленной форме. В частности, это приходно-расходная книга по учету бланков и вкладышей и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Оба учетных журнала должны быть прошнурованы и пронумерованы, а также заверены подписью руководителя и печатью. Об этом сказано в п. 41 Правил.

Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией, и в ней отображается полный спектр информации по получению и расходованию бланков трудовых книжек. При оформлении нового бланка в книгу вносится серия и номер бланка.

В книге учета движения трудовых книжек прописывается информация о приеме и выдаче при увольнении всех трудовых книжек работников и вкладышей. В книге учета прописывается серия и номер трудовых книжек, выданных работникам. Также здесь ставится подпись сотрудника, который получил трудовую книжку на руки в процессе увольнения.

Что касается места хранения трудовых книжек, то ни Правила №225, ни Инструкция №69 не содержат указаний относительно того, где должны храниться трудовые книжки. Но в Положении по ведению документооборота, утвержденного еще в 1983 году, сказано, что все бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах и специальных помещениях для обеспечения их сохранности по п. 6.2.

Ключевой принцип для выбора места хранения трудовых книжек – недопущение свободного доступа к ним посторонних.

Сроки хранения

Работодатель постоянно обеспечивает хранение трудовых книжек всех штатных специалистов. Трудовые книжки совместителей хранятся по основному месту работу. То есть по умолчанию срок хранения трудовых книжек совпадает с периодом трудоустройства сотрудника.

Трудовая книжка передается на руки сотруднику только при его увольнении (при прекращении трудового договора независимо от основания) либо на время предоставления документа в органы социального страхования по ст. 62 (на основании письменного заявления работника).

Если сотрудник умер, то, согласно п.

37 Правил №225, трудовая книжка выдается на руки одному из родственников на основании его заявления либо направляется в адрес родственника заказным письмом с описью вложения (предварительно нужно получить заявление от родственника или его согласие на пересылку трудовой). При этом на момент передачи трудовой книжки родственнику в нее должна быть внесена отметка о расторжении трудового договора на основании п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК.

Но на практике возникают случаи невостребованности трудовой книжки умерших сотрудников, и тогда она должна храниться у работодателя вплоть до поступления заявления от родных.

Сроки хранения невостребованных трудовых книжек составляют 75 лет (согласно п. 664 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры №558 от 2010 года). Книга учета движения трудовых книжек также должна храниться 75 лет. Приходно-расходная книга учета бланков и вкладышей хранится 5 лет.

Таким образом, трудовая книжка – это важный документ, который содержит сведения о стаже работы сотрудника, продолжительности его работы у конкретного работодателя и причине увольнения и пр.

К хранению и ведению трудовой книжки предъявляются строгие требования. Ответственность за ведение и хранение трудовых книжек возлагается на работодателя.

Трудовые книжки должны храниться в течение 75 лет или до увольнения сотрудника.

Загрузка…

Источник: https://pravo.team/trudovoe/trudovaya-knizhka/pravila-hranenia.html

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225

Правила ведения и хранения трудовых

8. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

9. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность – на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

10. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

11. Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

12.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года № 132, – см. предыдущую редакцию).

Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года № 132, – см. предыдущую редакцию).

13. Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации (пункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года № 132, – см. предыдущую редакцию).

14. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

15.

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи (пункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года № 132, – см. предыдущую редакцию).

16. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

17. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

18. При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

19. При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

20. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

21. В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах (подпункт в редакции, введенной в действие с 1 июня 2008 года Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 мая 2008 года № 373, – см. предыдущую редакцию);

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

22.

Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном настоящими Правилами.

В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.

При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.

23. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.

24. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями (подпункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года № 132, – см. предыдущую редакцию);

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине (подпункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года № 132, – см. предыдущую редакцию).

25. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Источник: https://www.audar-info.ru/na/editArticle/index/type_id/3/doc_id/6434/release_id/15620/sec_id/155336/

Порядок учета и хранения трудовых книжек – Все о кадрах

Правила ведения и хранения трудовых

Трудовая книжка действует на территории России с 1939 года. При этом форма ее несколько раз изменялась и в настоящее время применяется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ.

Поскольку бланки трудовых книжек приравниваются к бланкам строгой отчетности, они должны соответственно учитываться и храниться. Аналогичные требования установлены для хранения трудовых книжек работников.

В статье напомним, как обеспечить должный учет и хранение трудовых книжек в организации и какие документы в связи с этим оформить.

Бланки трудовых книжек и порядок их приобретения

Начиная разговор об учете и хранении трудовых книжек, обратимся к основному и всем известному документу — Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», которым утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).

Но прежде скажем несколько слов о приобретении бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Формы этих бланков утверждены указанным постановлением Правительства РФ. А образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также порядок обеспечения работодателей бланками книжек и вкладышей утверждены Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках».

Напомним, что вкладыш нужен в случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Он вшивается в трудовую книжку и оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (п. 38, 39 Правил).

Бланки трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку изготавливаются только Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков «ГОЗНАК» Минфина. Бланки имеют определенную степень защиты.

Распространение бланков может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным изготовителем, на основании заключенного между ними договора.

Работодатели могут приобретать бланки непосредственно со склада изготовителя или распространителя либо иным способом.

Обратите внимание! В силу ст.

 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. При этом если трудовой договор заключается с работником впервые (ст. 65 ТК РФ), на него оформляется новая трудовая книжка.

Если работодатель заводит на работника новую трудовую книжку, расходы на приобретение ее бланка затем взимаются с работника, за исключением случаев:

— массовой утраты трудовых книжек работников по вине работодателя (п. 34 Правил);

— порчи трудовых книжек или вкладышей не по вине работника (п. 48 Правил).

Довольно часто возникает вопрос, может ли работник сам купить и принести бланк трудовой книжки. Принимать и вести такую трудовую книжку не стоит, в первую очередь потому, что она может не соответствовать требованиям защиты, а во-вторых, потому, что работодатель обязан вести четкий учет трудовых книжек с момента их приобретения.

Полномочия по ведению, хранению и учету трудовых книжек

Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

При этом работодатель своим приказом назначает ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Как правило, это работник кадровой службы. Если же такой службы в организации нет, соответствующие полномочия возлагаются на бухгалтера.

Помимо обязанностей по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек, можно предусмотреть обязанность по своевременному приобретению трудовых книжек и вкладышей. В этом же приказе можно назначить лицо, исполняющее данные обязанности на период отсутствия уполномоченного работника.

Приведем образец такого приказа.

Общество с ограниченной ответственностью «Аметист»

(ООО «Аметист»)

Приказ

Г. Новгород

О назначении лица, ответственного за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225,

Приказываю:

Назначить ответственной за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них специалиста отдела кадров Жемчугову Т. Б. с 15.08.2014.

Во время отсутствия Жемчуговой Т. Б. обязанность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним возлагается на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.

Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.

Генеральный директор Алмазов С. В. Алмазов

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров Бирюзова В. М. Бирюзова

Источник: http://info-personal.ru/raznoe/poryadok-ucheta-i-xraneniya-trudovyx-knizhek/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.