Правила ведения и хранения трудовых книжек

Содержание

Приказ о ведении трудовых книжек: образец, правила ведения и хранения, постановление 225, кто ответственный, акты, правила – Про закон

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Трудовая книжка способна рассказать работодателю о положительных и отрицательных сторонах нового сотрудника. В ней фиксируются все причины увольнения, общий стаж и стаж на конкретной должности или месте работы.

Для сотрудника наличие трудовой подтверждает опыт работы, карьерный рост и возможные награждения, сделанные предыдущим работодателем. Трудовая книжка — это первый документ, на основании которой при наступлении определенных условий или возраста вам будет начисляться пенсия.

Какими нормативными актами регламентируется правила ведения и хранения трудовых книжек? Какая информация в ней указывается? Ответы на эти и другие вопросы дадим в статье.

Условия и требования закона

Каждый официальный документ, который имеет действие, должен быть подкреплен нормативными актами.

К ним относятся:

  • Трудовой кодекс. Им регламентировано оформление трудовой книжки и другие трудовые отношения между сотрудником и работодателем. В Кодексе дается определение трудовой книжки, перечислены обязанности работодателя по хранению и заполнению.
  • Кодекс об Административных Правонарушениях. Нормативный акт, который регулирует последствия при нарушении правовых норм касающихся трудовой книжки, установленных ТК РФ. Таким образом, оба документа представляют одно целое.
  • Правительственное постановление «О трудовых книжках» содержит образец и форму трудового договора, вкладыша в трудовую книжку, правила заполнения и хранения.
  • Постановление «Об утверждении инструкции по заполнению ТК». Инициатором документа является Минтруд. В документ четко определено с чего следует начинать заполнение, какую информацию вносить и как исправлять допущенные ошибки.

На сегодня работодатели имеют полное право принимать и заполнять трудовые книжки образца 1938, 1975 и 2003 годов.

Те, кто оформляется на работу с 1 января 2004г имеют право предоставить для заполнения ТК последнего образца. Книжки старого образца могут быть заменены на новые только при утере или оформлении дубликата.

  • Ознакомиться с основными документами можно тут:
  • Трудовой кодекс РФ
  • Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

Статья 5.27 КоАП РФ

Ответственные лица

Согласно законодательству, работодатель должен создать все условия по ведению и хранению трудовых книжек.

Приказом назначается сотрудник отдела кадров или бухгалтер по ведению трудовых книжек. Трудовые договоры, оформление приказов на сотрудников и ведение трудовых книжек должны оформлять сотрудники отдела кадров. В небольших организациях такой отдел отсутствует, и их обязанности возлагаются на главного бухгалтера.

  1. Уполномоченный сотрудник отвечает в полной мере за правильность оформления и ведение трудовых книжек.
  2. Все трудовые документы должны храниться в специальном сейфе у директора, бухгалтера или в отделе кадров.
  3. На усмотрение руководителя возможно хранение в другом месте, не доступном для остальных сотрудников.
  4. Отметим, что составление приказа об ответственном за заполнение трудовых книжек лица обязательно.
  5. При первой проверке работы организации, инспектор имеет полное право истребовать приказ.

В случае отсутствия документа, гос.инспектор имеет право наложить административный штраф. Размер варьируется от 5 до 50 МРОТ.

В приказе о назначении ответственного лица должно быть указано:

  • фамилия, имя, отчество сотрудника;
  • должность;
  • текст приказа: «возложить ответственность по заполнению…»;
  • дата составления;
  • подпись сотрудника и руководителя организации.

Пример документа:

Пример приказа о назначении ответственного лица

Какие сведения вносятся и как оформляются?

При первом оформлении на работу каждый человек должен предоставить в кадровый отдел или бухгалтерию чистую трудовую книжку.

Заполнение должно происходить в присутствии работника. Согласно законодательству, это должно происходить до 7 дней с момента заключения трудового договора.

Сведения, которые должны быть внесены в документ:

  • Личные данные сотрудника: фамилия, имя, отчество и дата рождения. Информация заносится на основании предоставленного паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
  • Информация об образовании: высшее, среднее, средне-техническое. Информация заносится на основании диплома или аттестата об окончании образовательного учреждения.
  • Информация о занимаемой должности: дата приема, название организации, куда принят сотрудник, должность, номер и дата приказа.

При переводе на другую должность, повышении квалификации, приеме или увольнении, награждении – все записи должны быть зафиксированы в трудовой книжке.

Каждая запись вносится не позднее 7 дней с момента издания приказа. При увольнении запись должна быть внесена в тот же день, а трудовая выдана на руки сотруднику.

При внесении новых данных в трудовую уполномоченное по заполнению лицо должно ознакомить сотрудника с информацией. Тот, в свою очередь, обязан расписаться в личной карточке.

Дополнительные сведения:

  • сроки прохождения военной службы или внутренних дел – на основании военного билета;
  • сроки обучения в целях повышения квалификации – на основании корочек, сертификата или иных документов подтверждающих обучение;
  • восстановление непрерывного стажа работы, запись делается по последнему месту на основании соответствующего документа;
  • о награждении гос.наградами, почетными грамотами и др.

Основания для записей

Записи в трудовую книжку должны вноситься только на основании приказа.

Личная информация о сотруднике вносится согласно предоставляемым им документам. Запись делается не позднее 7 суток с момента издания приказа или распоряжения.

  • Отметим, в отличии от приказа, где могут быть указаны основания перевода, изменение оклада в связи с переводом на другую должность, испытательный срок, в трудовой книжке полностью переписывать информацию нельзя.
  • Вы указываете только причину записи (прием на работу, перевод, увольнение), дату приказа.
  • На основании приказа в трудовую книжку вносятся:
  • прием на работу;
  • перевод на другую должность;
  • присвоение новой квалификации, тарифной сетки или разряда;
  • награждение, поощрение;
  • увольнение.

Даты

Независимо, в какой графе указывается дата, все записи производятся арабскими цифрами. Месяц и число указывается – двузначным числом, год – четырезначным.

Например, перевод сотрудника на другую должность 14 марта 2020 года. Дата будет написана: «14.03.2015».

Цвета чернил

Для оформления трудовой книжки, записи разрешается делать шариковой, гелевой, перьевой ручкой. Цвета чернил могут быть синими, фиолетовыми или черными.

Язык

Согласно законодательству государственный язык РФ – русский. Соответственно все записи в трудовой книжки делаются на нем.

Исключением может быть второй язык, который применяется на территории субъектов РФ. Сначала делается запись на русском языке, а затем на языке республики.

Заметим, что такое возможно лишь при нахождении организации-работодателя на территории этой республики. Например, в Московской области занесение дополнительной записи будет не допустимо.

Недопустимость сокращений

Согласно законодательству, записи в трудовой книжке делаются максимально полно. Какое-либо сокращение слов запрещено.

Порядковые номера

Каждой записи в трудовой книжке присвоен свой порядковый номер. В первой строке будет сделана запись о приеме сотрудника на работу. Последующие данный вносятся по порядку под номерами 2, 3, 4 и т.д.

Нарушать нумерацию или начинать ее заново запрещено.

Сроки внесения

Как указывалось выше, каждая запись вносится в трудовую книжку на основании приказа. Она может быть занесена не позднее 7 суток с момента издания приказа или распоряжения.

Внесение изменений

Ошибки могут быть допущены при занесении личной информации сотрудника и сведений о трудовой деятельности.

Согласно законодательству, на титульном листе разрешается вносить изменения только в фамилии и в строке «образование». Неверная информация зачеркивается одной чертой и верная пишется над/под строкой. При этом на обложке изнутри указывается документ, на основании которого произведено исправление. Ставится дата, подпись сотрудника внесшего информацию и печать организации.

При обнаружении ошибок в информации, занесенной на предыдущих работах, их может исправить сотрудник на настоящем месте.

Пример внесения изменений в титул:

Изменения на титульном листе при получении новой профессии

Исправления в трудовой деятельности:

  • после неверной записи, ставится следующий номер;
  • дата исправления;
  • «запись за № недействительна»;
  • заносится верная информация;
  • приказ ставится, который был указан рядом с неверной записью.

Пример:

Пример внесения изменений в документ

Оформление вкладышей

При частой смене работы или переводах количество свободных строк в трудовой книжке может закончиться.

В этом случае используется вкладыш. Его оформление аналогично трудовой. Отдельно его использовать невозможно.

В ТК обязательно указание наличие вкладыша.

Отметка о вкладыше:

Пример отметки о выдаче вкладыша

Ознакомление сотрудников

Записи, которые заносятся в трудовую книжку, работодатель не имеет права скрывать от сотрудника.

По закону, он должен ознакомить сотрудника со всей информацией, вносимой в его документ.

После ознакомления, работник должен расписаться в полученной информации в личной карточке.

Особенности для ИП

В 2006 году, введен закон, который обязал Индивидуальных работодателей делать записи в трудовых книжках своих сотрудников. Уравниваются права ИП с юридическими лицами.

Таким образом, прочитав статью, у вас не должно возникнуть вопросов при заполнении трудовой книжки.

Следует помнить, что при оформлении новой трудовой книжки вся личная информация вносится на основании документов. Записи о работе заполняются только на основании приказов.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник:

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Закон устанавливает, что пока сотрудник исполняет свои обязанности, его трудовая книжка должна храниться в кадровой службе работодателя.

Этот документ относится к бланкам строгой отчетности, а потому очень важно организовать по всем правилам фиксацию их поступления, хранения и выдачи назад сотрудникам.

Такой работой занимается определенный человек, которого закрепляет приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Для чего издается данный приказ

Его сохранность очень важна, поскольку именно в нем фиксируется информация о трудовых периодах, используемая при назначении пенсии по старости.

Руководитель должен обеспечить условия для исполнения данного требования. А поскольку он должен ежедневно заниматься управлением предприятием, он может выбрать должностное лицо. Оно на основании письменного приказа будет назначено ответственным за работу с трудовыми.

С назначением такого лица ответственность с директора за исполнение закона не снимается. Но данное лицо будет отвечать за использование и перемещение книжек внутри субъекта бизнеса — работник будет обязан принимать книжки у поступающих на работу, вести их учет, вносить необходимые записи, выдавать книжки при увольнении работников из компании.

Внимание: если он не будет исполнять свои обязанности, либо это будет происходить не в полной мере, то ответственное лицо будет отвечать перед руководством в пределах обязанностей, определенных приказом.

Закон устанавливает, что руководитель должен взять на себя ведение трудовых книжек организации, либо определить стороннее лицо. Это указано в Правилах ведения трудовых книжек.

Если работник не был назначен, но и сам руководитель не исполняет данные обязанности, это является нарушением. По этой причине согласно КОАП может налагаться денежный штраф, сумма которого может достигать 50 тысяч рублей. Наказание налагается не на конкретное лицо, а в целом на организацию.

Кроме этого, назначать ответственное лицо должен субъект бизнеса любой формы — как организация, так и предприниматель, у которого есть привлеченные со стороны работники.

Как правило, предприниматель сам занимается внесением записей в трудовые книжки. В компании закон данную обязанность закрепляет за руководителем, а тот может своим письменным распоряжением определить, что будет ответственный за трудовые книжки.

Но в любой из выбранных ситуаций руководитель должен однозначно письменно закрепить, кто будет заниматься трудовыми книжками. Обычно этот шаг осуществляется при помощи издания распоряжения.

Источник: https://mupgkh.su/prochee/prikaz-o-vedenii-trudovyh-knizhek-obrazets-pravila-vedeniya-i-hraneniya-postanovlenie-225-kto-otvetstvennyj-akty-pravila.html

Правильное ведение и хранение трудовых книжек

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Трудовая книжка работника является тем документом, который позволяет судить о трудовой деятельности ее собственника, а также подтверждает в полном объеме трудовой стаж.

Правила ведения и хранения трудовых книжек определены на национальном законодательном уровне и обязательны для выполнения абсолютно любым предприятием, организацией и учреждением.

Обязанность ведения трудовой книжки лежит непосредственно на работодателе, который должен вести ее по всем сотрудникам, которые работают более пяти рабочих дней.

Существуют три вида трудовых книжек. Все они действующие и не подлежат замене. Это трудовые книжки 2004 года выпуска, 1973 г. и 1938 г.

При обращении потенциального соискателя на замещение вакантной должности он должен принести определенный пакет документов, который включает в себя трудовую книжку. Если будущий сотрудник не имеет этого документа, его завести и правильно оформить должен новый работодатель.

При этом он вносит соответствующие записи на основании определенных подтверждающих документов, которые предоставляются работником.

Если предоставленные работником документы не могут отобразить полную картину трудовой жизни, в трудовую книжку вносят только ее подтвержденную часть. Непосредственная работа с предоставленной трудовой книжкой начинается у работодателя только с момента оформления на работу потенциального сотрудника.

Что нужно знать при принятии на работу

При оформлении на работу нового сотрудника в первую очередь необходимо поинтересоваться наличием трудовой книжки, которая и является главным документом, подтверждающим профессиональный стаж и деятельность. Именно из информации, которая в них записывается и можно узнать:

  • на каких должностях будущий работник уже работал;
  • каков его уровень квалификации,
  • профессиональный стаж.

В случае отсутствия трудовой книжки у сотрудника, который устраивается на работу (утеря или ее испорченность/негодность к использованию) работодатель обязан оформить новую только в случае написания работником специального заявления, в котором указываются те или иные причины ее отсутствия.

Кому обязаны выдать данный документ?

Правила ведения трудовых книжек предусматривают, что эти документы являются одними из главных актов, которые подкрепляют трудовую деятельность рабочего. Они ведутся на всех действующих организациях, предприятиях и учреждений всех форм собственности.

Трудовые книжки не заводятся на лиц, которые:

  • работают на условиях трудового договора у предпринимателей, имеющих статус физических лиц,
  • работают в обслуживании некоторых граждан (охранники, домработницы, шоферы и др.).

Их работу можно подтвердить простой справкой от владельца организации, при участии которого и был подписан трудовой договор между рабочим и наемщиком.

На сотрудников-совместителей трудовые книжки ведутся исключительно по месту их главной работы. Наемные рабочие, приступившие к службе, обязаны предъявить владельцу оригинал трудовой книжки, оформленной во введенном порядке.

Она должна храниться в организации как документ строжайшей отчетности.

На предприятиях в трудовой книжке каждого работника должны быть внесены записи:

  • о переводе с одной должности на другую,
  • о непосредственно выполненной работе,
  • о наградах,
  • данные по увольнению.

Может указываться и другая информация, записанная работодателем, которая подтверждается названием документа соответствующим номером и датой. При увольнении трудовая книжка обязательно выдается работнику на руки и под подпись в журнале учета.

Ответственность за хранение, ведение, учет, а также выдачу трудовых книжек несет непосредственно руководитель организации, предприятия или учреждения.

Основные требования к работодателю

  • работодатель, который не является юридическим лицом, не имеет права оформлять или заполнять трудовую книжку;
  • если работа является главной (основной), то работодатель обязан заполнять трудовые книжки на отдельного сотрудника, который проработал в данной организации не менее 5 дней;
  • в трудовую книжку вносятся сведения о рабочем, выполняемой им работе, переводах на иную неизменную должность, об увольнении и основаниях прекращения договора (ч. 4 ст . 66 ТК РФ).

Ведение трудовых книжек

При заполнении трудовой книжки следует ознакомиться с соответствующим приказом, в котором должным образом расписаны правила ведения.

Так как трудовая книжка создана для того, чтобы фиксировать все о непосредственной профессиональной деятельности работника, то заполняются в ней данные о трудовом стаже и изменении мест работы.

Следует обратить внимание на то, что данные в трудовой книжке относительно назначения на должность, увольнения с нее, а также любые передвижения по службе, должны фиксироваться в полном соответствии с трактовкой соответствующего приказа.

Запись о приеме и об увольнении: печать или оттиск?

Однако часто встречаются случаи, когда сотрудники, которые должны отвечать за правильность ведения и заполнения трудовых книжек, неправильно трактуют этот момент.

Прямым нарушением действующего законодательства относительно проставления печати является проставление оттиска на записи о приеме на работу. Этого категорически нельзя делать.

Оттиск проставляется только при записи об увольнении с должности.

При осуществлении каждой записи в трудовой книжке работник должен быть соответствующим образом с этим ознакомлен, о чем он ставит свою подпись в журнале. В трудовую книжку, помимо информации о принятии на работу, переводе с должности на должность, увольнении и т.д. заносятся данные о полученных наградах, а также специальных званиях, которые фиксируются со ссылкой на определенный приказ.

Порядок исправления ошибок

Информация о том, как правильно сделать исправление, допущенное на титульном листе трудовой книжки, ни в одном законодательном акте не определена. Из этого можно сделать вывод, что допущенные ошибки не подлежат исправлению.

Можно лишь посчитать, чтобыланк испорчен и подлежит уничтожению, о чем составляется соответствующий документ.

Форма подобного документа не определена законом, поэтом работодатель может по своему усмотрению составлять акт об уничтожении испорченного бланка.

Если же в нужное время не было сделано подобное, то можно посоветовать опустить зачеркивание неправильной или же измененной фамилии, и дописывание правильной информации со ссылкой на соответствующий документ. Указания на номера, даты и названия документа должны быть зафиксированы на обратной стороне листа.

Если ошибки были допущены предыдущим работодателем, который уже успел стать банкротом, исправления позволяют осуществлять новому работодателю. В отношении неточных данных, которые были допущены работодателем, прекратившим свое существование, также разрешается делать уточнение новому (действующему) работодателю.

Применение печати при заполнении трудовой книжки

Печать должна использоваться для удостоверения подписи должностного лица, которое вносит соответствующие записи в трудовую книжку.

Печать проставляется, с момента внесения последних изменений в российское трудовое законодательство, только основная. Ранее можно было использовать печать, которую делают для отдела кадров, теперь же простановка такой печати запрещена.

Такое нововведение создало некий дискомфорт для сотрудников отдела кадров больших предприятий.

Работа по совместительству: внесение записей

Для того, чтобы отобразить работу по совместительству, сотруднику достаточно лишь принести соответствующий подтверждающий документ о том, что о является трудоустроенным на конкретном месте.

Данные о работе совместителя вносятся непосредственным прямым работодателем.

Конкретного указания по времени, в течение которого может быть внесена запись о работе по совместительству, не указано, поэтому работодатель не может отказать сотруднику о внесении такой записи, даже если он уже уволился с неосновной работы.

Добавление вкладыша трудовой книжки

Порядок ведения трудовых книжек предусматривает ведение вкладыша в трудовую книжку в случае окончания страниц определенного раздела. В таком случае вкладыш следует вшить в трудовую книжку.

Заполнение его соответствует заполнению самой трудовой книжки, однако, исходя из практики, при заполнении могут быть допущены ошибки.

Следует обратить внимание на то, что сам вкладыш без трудовой книжки не имеет никакой юридической силы, о чем говорится в соответствующей инструкции.

При том, что заводится вкладыш, проставляется соответствующий штамп в трудовую – «выдан вкладыш». Написание данной фразы вручную не является корректным. Инструкция не имеет ссылки на определенное место, в которое необходимо вшить вкладыш, поэтому его можно вшивать в любое удобное место. По практике, которая уже сложилась, вкладыш вшивается после последнего листа трудовой книжки.

Выдача дубликата

В случае возникновения ситуации, при которой сотруднику необходимо получить дубликат утерянной книжки, он обязан обратиться к своему работодателю.

Правила ведения трудовых книжек предусматривают, что именно действующий работодатель должен, согласно законодательства, выдать дубликат.

В дубликате книжки в обязательном порядке должны быть указаны абсолютные данные о стаже сотрудника (с указанием, является ли стаж прерывным или же нет). При этом требуются определенные документы, которые могут подтвердить данную ситуацию.

В дубликате трудовой книжки указывается информация по поводу полученных за время работы наград, а также соответствующих званий и поощрений. Для внесения такой информации тоже необходимы подтверждающие документы.

Общий стаж нахождения в рабочих отношениях указывается в дубликате суммарно, то есть определяется и записывается информация обо всем количестве дней, месяцев, лет работы.

В этом случае не уточняется название работодателя.

Учет книжек на предприятии

Правила хранения трудовых книжек предусматривают осуществление контроля за ними, В обязательном порядке должны быть:

  • книга учета вкладышей в трудовые книжки и самих книжек;
  • расходно-приходная книга учета бланков.

На протяжении всего срока существования трудовых отношений между сотрудником и работодателем соответствующая Инструкция предусматривает хранение трудовых книжек непосредственно у работодателя.

На предприятии журнал учета прошивают, заверяют подписью работодателя и опломбируют. Бухгалтерия организации в расходно-приходной книге обязана вести учет по получении и выдачи как бланков трудовой книжки, так и вкладышей к ней, указывая номер и серию выданного или полученного бланка.

Кадровой службой в книге учета движения трудовых книжек оформляется сам прием либо увольнение с работы сотрудника, а также принятые от работников трудовые книжки и вкладыши к ним с номером и серией. При увольнении каждому работнику необходимо поставить свою подпись не только в личной карточке, но и в книге учета движения трудовых книг предприятия.

Трудовые книжки работников на предприятиях обязательно должны храниться в соответствующих, специально оборудованных местах:

  • в металлических шкафчиках;
  • металлических сейфах;
  • специальных помещениях.

Данное требование обязательно, поскольку они являются важными документами строгой отчетности.

Отвечает за их сохранность специально назначенный сотрудник отдела кадров предприятия, который ежемесячно отчитывается бухгалтерии организации, о количестве бланков и о сумме, полученной за ее оформление или за трудовые бланки, в письменной форме.

Испорченные бланки необходимо уничтожить, но прежде следует составить и подписать комиссией соответствующий акт. Осознанное либо халатное нарушения порядка ведения, учета и хранения трудовых книжек без соответствующих условий приводит к наступлению ответственности непосредственно руководителя предприятия.

Выдача трудовой книжки работнику

Правила ведения и заполнения трудовых книжек предусматривают выдачу трудовой книжки сотруднику в случае прекращения с ним трудового договора по любым основаниям. Запись о проведении увольнения заверяется подписью уполномоченного лица и печатью предприятия.

Если книжка заполняется на русском языке, а также на языке республики, которая входит в состав России, то обе записи должны заверяться и подписью и печатью предприятия. В день увольнения работнику обязаны выдать его личную трудовую книжку.

В случае, если этот срок не будет выдержан, работодатель обязан возместить работнику все связанные с этим расходы, а также изменить дату увольнения, о чем вынести соответствующий приказ и внести соответствующие изменения в трудовую книжку.

Правила хранения трудовой книжки, которая не была получена работником по не зависящим от предприятия причинам, предусматривают, что эти документы должны храниться в установленных местах (отделе кадров предприятия) сроком до двух лет.

Такие же требования распространяются и на случаи, когда с работником расторгается договор в связи со смертью последнего. При этом хранение должно проводиться отдельно от всех остальных книжек других сотрудников.

После истечения указанного срока такие невостребованные книжки должны храниться еще в течение 50 лет в архиве предприятия.

Согласно недавно принятой новой редакции Постановления о трудовых книжках, сотрудник имеет полное право потребовать от своего работодателя выдачу надлежащим образом заверенной копии своей трудовой книжки либо же необходимую выписку из трудовой книжки. Требование работника должно быть оформлено в письменном виде и соответственным образом передано руководителю. Последний в течение трех рабочих дней должен среагировать и передать сотруднику требуемые документы.

Источник: https://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/pravilnoe-vedenie-i-xranenie-trudovyx-knizhek.html

Правила ведения и заполнения трудовых книжек

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Трудовая книжка – это кадровый документ, в который вносится информация о том сколько, где и на какой должности трудился гражданин. Сегодня наиболее важным являются трудовые договоры и соглашения, которые заключаются между сотрудником и руководителем организации, однако внесение данных об устройстве на работу и увольнении в трудовую книжку до сих пор является обязательным.

Вписывать сведенья в трудовую книжку и вносить корректировки в записи могут только должностные лица, в чьи полномочия входит работа с документами сотрудников.

Это руководители предприятий и организаций, сотрудники отдела кадров и бухгалтерии. Внесение изменений в документ производится согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек.

Сегодня мы подробно расскажем о том, как правильно оформляется этот документ и какие существуют нормы его ведения и хранения.

Закон

Правила, согласно которым в трудовую книжку сотрудника вносятся изменения, регламентируются несколькими документами:

  • Трудовой кодекс РФ – здесь чётко прописано, как работодатель должен вести и хранить документацию, касающуюся сотрудников. Речь здесь идёт обо всех персональных данных, кроме того ТК РФ даёт чёткое определение всех документов связанных с трудоустройством, в том числе трудовой книжки;
  • Постановление «О трудовых книжках» №225 – здесь подробно расписано, как должен выглядеть бланк трудовой книжки, вкладыш, какие должны соблюдаться нормы хранения документа и внесения в него записей;
  • Постановление «Об утверждении инструкции по заполнению трудовой книжки» №69 – наиболее полно отображает алгоритм заполнения всего документа, а так же содержит обязательные к соблюдению рекомендации по исправлению ошибок.
  • КоАП РФ – регламентирует ответственность, которая ложится на сотрудников за несоблюдение правил предусмотренных законом, для обращения с трудовыми книжками.

Сейчас мы более подробно рассмотрим, какие рекомендации содержат эти документы, касательно трудовой книжки, то, как должны вестись записи, и обязательные к соблюдению нормы, которые раскрываются в приведённых выше документах.

Нормы

Согласно правилам ведения и хранения трудовой книжки, вносимые в данный документ записи должны вноситься в бланк шариковой, перьевой или ручкой-роллером. Цвет чернил должен быть чёрным, синим или фиолетовым. Чернила должны быть стойкими к влажности и свету.

Все сведения, указываемые в документе, должны вноситься без сокращений на русском языке или на языке республики, официально установленном в данном регионе РФ.

Сроки заполнения

Согласно ТК РФ, трудовая книжка должна быть заполнена в течение пяти после начала трудовой деятельности и после выхода приказа о приёме на работу. Это касается основного места работы и в том случае, если речь не идёт о гражданско-правовом договоре или о работе на физическое лицо внесение записи в трудовую книжку не законно.

В документ не вносятся сведения о штрафных санкциях, и нарушениях. Запись в трудовой книжке о фактах нарушения может быть произведена, только в том случае, когда происходит увольнение по статье.

Сведения

Все сведения, вносимые в трудовую книжку, должны подкрепляться приказами и официальными документами. За каждой записью касающейся приёма на работу, увольнения, перевода должен стоять номер приказа, согласно которому производится действие относительно сотрудника.

В документ вносятся:

  • Сведения о работнике согласно паспорту РФ (единственная информация, вносимая в трудовую, которую не нужно подкреплять ссылкой на приказ);
  • Сведения о выполняемой деятельности;
  • Сведения о переводе;
  • Сведения о квалификации сотрудника;
  • Сведения о награждении;
  • Сведения об увольнении.

Титульный лист

Давайте подробно рассмотрим, какие данные вносятся в трудовую книжку при её заведении. Основным здесь является заполнение титульного листа документа, который является  персонализирующим аспектом содержания документа.

В титульник вносятся следующие сведенья:

  • ФИО работника. В случае изменения этих данных производится аккуратное зачёркивание старых, и дополнение актуальными сведеньями, со ссылкой на документ, на основе которого вносятся изменение. Документ о смене данных вписывается на внутреннюю часть обложки, ставится подпись внесшего изменение и печать организации;
  • Дата рождения;
  • Образование сотрудника. Сюда вписывается образование на основании документов, предоставляемых сотрудником. Если он проходит дополнительные курсы, по улучшению навыков, или получает дополнительное образование, то данные дополняются;
  • Специальность. В именительном падеже указывается специальность сотрудника, на основании документов об образовании.
  • Дата заполнения титульного листа;
  • Подпись, расшифровка подписи должностного лица;
  • Печать организации.

Сведения о трудоустройстве

При внесении сведений о приёме на работу стоит соблюдать следующие правила. Если будет допущена ошибка, при оформлении данных записей, то за нею должна последовать запись о том, что предыдущая запись является не действительной, затем вносится правильная запись. Все 3 записи нумеруются в таких случаях отдельно.

Сведения о приёме сотрудника на работу должны быть внесены в раздел «Сведения о работе», согласно следующему порядку:

  • В 1 графе указывается порядковый номер записи;
  • Во 2, дата зачисления работника в организацию;
  • В 3 графе пишется следующее – «Принят/Принята в отдел (указывается название) на должность (указывается должность)»;
  • В 4 графе указывается номер и дата документа, на основании которого сотрудник принят на работу.
  • В 3 графе так же указывается название организации, её реквизиты, ставится печать.

Совместительство

Согласно ТК РФ, запись о работе по совместительству – не является обязательной, однако для удобства подсчёта стажа по трудовой книжке, сотрудник вправе обратиться по месту основной трудовой занятости, с заявлением о внесении дополнительной информации. Сотруднику необходимо будет предоставить заверенную руководителем копию трудового договора и заявление на внесение изменений. Уполномоченный сотрудник должен внести сведения о приёме на работу в трудовую книжку работника.

Перевод

Случается такое, что сотрудник переходит из одного отдела в другой, внутри организации. Для этого предусмотрен следующий алгоритм внесения изменений в трудовую книжку:

  • 1 графа – номер записи;
  • 2 графа – дата зачисления на новую должность;
  • В 3 графе – «Переведён/Переведена в отдел Х на должность Х»;
  • В 4 графе – номер и дату документа о переводе.

Увольнение

В случае увольнения, в трудовую книжку должно быть вписано следующее:

  • 1 графа – номер записи;
  • 2 графа – дата;
  • В 3 графе указывается следующее – «Уволен по (здесь причина увольнения, если это нарушение, то вносится информация о статье ТК, на основании которой производится увольнение)»;
  • 4 графа – номер дата документа об увольнении;
  • Запись подкрепляется печатью и подписью должностного лица и подписью сотрудника.

Если сотрудник не явился в организацию для получения трудовой книжки, то руководитель или уполномоченное лицо должны известить сотрудника о том, что документ нужно забрать, или же дать разрешение на отправку трудовой книжки почтой. После отправки уведомления, все полномочия по хранению документа снимаются с организации.

Хранение

Трудовые книжки сотрудников должны храниться в специально отведённом месте не доступном неуполномоченным лицам. Обычно их хранят в сейфе или в закрывающемся на замок шкафу. Если трудовые книжки были испорчены в результате хранения, то организация может быть оштрафована.

Должна иметься специальная книга учёта трудовых книжек. Каждый сотрудник, зачисляемый в штат, или получающий на руки трудовую книжку, должен поставить в ней роспись. Книги учёта, в свою очередь являются важным документом. Они должны быть пронумерованы, прошиты и заверены в соответствии с общими правилами.

Сроки хранения и учёта трудовых книжек выглядят так:

  • Хранение невостребованных трудовых книжек – 75 лет;
  • Книга учёта движения трудовых книжек – 75 лет (содержит данные о хранении и выдаче книжек);
  • Приходно-расходная книга учёта бланков трудовых книжек – 5 лет.

Копии и дубликаты

Копии трудовых книжек порой требуются для подтверждения занятости. Не достаточным будет просто скопировать титульный лист и нужную информацию. Копия должна быть заверена руководителем организации или уполномоченным лицом. Такая копия действует в течение месяца с момента заверения.

Если вы не ведёте трудовую деятельность, и вам требуется предоставить копию трудовой книжки, то вам всё равно придётся заверить её. Для этого стоит обратиться в нотариальную контору, где вам могут заодно помочь с оформлением копии трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки выдаётся работодателем, по факту заявления об утере. В дубликате будет отражена общая информация о сроках работы в разных организациях, без указания должностей и наград.

Для восстановления информации от вас потребуются копии договоров о приёме на работу и прочих документов подтверждающих сроки ведения трудовой деятельности.

Если книжка утеряна работодателем, то все полномочия по сбору документации ложатся на него.

Источник: https://trudinsp.ru/pravila-vedeniya-i-zapolneniya-trudovyh-knizhek.html

Правила ведения и хранения трудовых книжек на 2020 год – п 31, 41, 42, 45

Правила ведения и хранения трудовых книжек

4   0   4493

Трудовая книжка – это персональный документ, отражающий процессы ведения соответствующей деятельности гражданином Российской Федерации. Законодательством РФ разработаны правила ведения и хранения этой документации.

Читайте в этой статье:

  • какими конкретно законами регулируются данные требования;
  • основные положения, разберём пункты;
  • инструкция по ведению книжек работников работодателями;
  • условия хранения;
  • кто занимается заполнением соответствующих документов и иные особенности.

Чем регулируются

Трудовая книжка подтверждает стаж официально работающего лица, отражает данные о смене мест трудоустройства и указывает на причины увольнения.

Последний случай подразумевает возможное предупреждение других работодателей о недобросовестности сотрудника, ведшего деятельность на прежней работе. Также соответствующий документ нужен для награждения отличившихся граждан (ветераны труда) и установления им льгот.

Документ условно можно назвать равносильным паспорту и военному билету. Правила хранения и ведения трудовых книжек отражены в одноимённом Кодексе РФ и правительственном постановлении от 2003 года под номером 225.

Основные положения – это базовая информация, разъясняющая основную суть того или иного Закона. Первым блоком 225 Постановления идёт соответствующее описание. Там указаны функции документа и его значимость.

Не стоит забывать о нюансах, касающихся регламента деятельности работодателей, имеющих статус физических и юридических лиц. Индивидуальные предприниматели заводят такие документы на работников в общем порядке, по ТК РФ.

Должностные лица компаний оформляют на работников, ведших трудовую деятельность на предприятии хотя бы 5 дней при условии, что соответствующая работа является основной.

Граждане с физическим статусом без юридической надстройки не имеют права вести трудовые книжки вообще работникам, принимаемым в первый раз.

П 31

Отдельные положения Постановления 225 заключены в пункты. П.31 гласит, что утерянные или иным образом утраченные трудовые книжки необходимо заменять новыми бланками. Осуществить соответствующую процедуру граждане обязаны в течение не более 15 суток.

П 41

Здесь речь заходит о необходимости внесения информации в журналы о трудовых книжках. Когда в этих документах меняются данные, отдел кадров заносит соответствующий факт в специальный реестр.

Сюда следует отнести моменты приёма, увольнения по собственному желанию или инициативе работодателя.

П 42

Этот пункт определяет, что бланки трудовых книжек являются документами, которые должны подвергаться строжайшей отчётности. Здесь говорится о порядке сохранности бумаг.

Пункт 45

Положение сообщает, что вся ответственность за оформление и сохранность трудовой книжки сотрудника лежит на руководителе. Оно имеет юридическую силу, пока работник ведёт официальную трудовую деятельность на конкретном предприятии.

Инструкция по ведению

Процедура заведения трудовой книжки на нового сотрудника:

  1. Попросить соискателя показать вам оригинал паспорта гражданина РФ и документацию, свидетельствующую о его образовании.
  2. Выясните, есть ли у него трудовая книжка? Если её нет, то берём новую заготовку документа — бланк.
  3. Приступаем к заполнению титульного листа. Вписываем полностью имя, фамилию и отчество будущего работника. Затем пишем дату его рождения, данные о регистрации и иные сведения.
  4. Укажите статус лица, его профессию в соответствии с полученным им образованием.
  5. Ставим дату заполнения (только реальная).
  6. Далее работодателю следует заверить титульный лист личной подписью и поставить печать в окне для штампов.
  7. Попросите сотрудника расписаться в документе.
  8. Теперь работодатель заполняет разворот. Графы 1 и 2 содержат порядковые номера и даты тех или иных записей.
  9. Сведения о работе – сюда вписываем данные приёма или смены должности. Здесь же указывается факт увольнения.
  10. Третья графа отведена для написания названия предприятия, наименования должности сотрудника, принятого на работу.
  11. «Основания». Здесь ставится дата и номер приказа.
  12. Печать не ставить! Штамп предприятие на развороте оставляет только при увольнении лица.
  13. Отдаём книжку в отдел кадров на хранение.

Правила ведения:

  1. Записи о премиальном вознаграждении не фиксировать.
  2. Трудовые заслуги закрепляются, даётся ссылка на соответствующее решение и указ.
  3. Необходимо фиксировать данные о восстановлении непрерывного стажа работника, указание документа обязательно.
  4. Если сотрудник изъявил желание записать в трудовую книжку информацию, касающуюся работы по совместительству, то его требования безукоризненно выполняем.
  5. Сведения вносить нужно строго в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации! Записи сокращать запрещено, каждой из них следует присваивать порядковый номер.
  6. При внесении данных о переводе или увольнении работника, предложите ему ознакомиться с соответствующей информацией и расписаться в личной карте.
  7. Даты ставим исключительно арабскими цифрами, так: 20.02.2018.
  8. Требования к средствам заполнения: шариковые, гелевые или перьевые ручки, заполненные чёрными, синими или фиолетовыми чернилами.
  9. Основной язык – русский. Он действует на территории всей России. Допускается использование иных языков, признанных официальными в некоторых субъектах РФ.
  10. Зачёркивать и исправлять неправильные данные запрещено. При возникновении соответствующих ошибок работодатель должен ниже указать, что предыдущая информация является недействительной.
  11. Писать следует исключительно разборчивым, понятным почерком! Буквы выписываем чётко.
  12. Голограммы приветствуются. Специальные стикеры идут в комплекте с книжками. Они защищают документацию от подделок и выдачи содержащейся в ней информации за недействительность. Оторвать без следа их невозможно. Клеить следует на даты, подписи или печати. Большую пользу голограммы приносят при увольнении работника в связи с провинностью. На обязательное их использование оснований нет – по желанию.

Правила хранения

Кроме требований к заполнению и ведению трудовых книжек существуют правила к учёту и хранению соответствующей документации. Когда работодатель заканчивает с оформлением документа, бумага направляется в отдел кадров.

Требования следующие:

  • появление данных и их обновление фиксируется в журнале учёта. К нему имеет доступ либо сам работодатель, либо – начальник (уполномоченный сотрудник) отдела кадров. Здесь же фиксируется информация о вкладышах;
  • место хранения должно быть максимально надёжным. Примеры: ящик, лоток, находящийся в железном шкафу или сейф. Недопустимы риски сгорания или промокания бумаг. Доступ третьих лиц должен быть исключён. Приветствуется пломбирование;
  • во время официальной трудовой деятельности лица запрещается выдавать книжки. Работник получает их только после увольнения;
  • в случае смерти работника документ кадровики хранят два года отдельно от остальных трудовых книжек, пока родственники не потребуют его выдачи им на руки;
  • если родные люди умершего работника не явились, то документация подлежит консервации. Трудовая книжка лежит в отделе в течение 50 лет. По истечению соответствующего срока производится её утилизация.

Кто заполняет

Будущий или уже действующий работник лишён права заполнять графы трудовых книжек! В его ответственность входит исключительно заверение личными подписями внесённых работодателем данных.

Руководитель (владелец, генеральный директор) имеет право передавать свои полномочия персоналу предприятия. Завести трудовую книжку на соискателя имеет право главный бухгалтер.

Нередко работодатели пользуются деятельностью исполнительных органов, допущенных к приёму на работу обратившихся лиц. Такая обстановка присуща крупным компаниям, имеющим филиалы (сети). По разрешению руководителя заполнить книжку может также директор.

Правила ведения и хранения трудовых книжек на 2020 год не изменены. На оформителей возлагается серьёзная ответственность, потому что заполнение соответствующих документов производится строго по требованиям.

Их нарушение влечёт за собой недействительность документации. Помимо правил заполнения существуют наставления, касающиеся хранения трудовых книжек. Законодательством описываются также случаи, связанные со смертью работников.

по теме:

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

>

Источник: https://juristampro.ru/pravila-vedenija-i-hranenija-trudovyh-knizhek/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.