Правила составления объяснительной

Содержание

Как правильно писать объяснительную: Образец составления

Правила составления объяснительной

Как правильно писать объяснительную – актуальный вопрос при опоздании, отсутствии на рабочем месте или невыполнении плана.

Для этого документа характерен строгий деловой стиль, последовательность изложения, отсутствие эмоциональной окраски, достоверность фактов.

этой статьи:

В случае опоздания или другого неблагоприятного обстоятельства на рабочем месте, встает вопрос: как правильно писать объяснительную?

Оформить такую записку можно как от руки, так и распечатать на принтере и подписать.

Составляется в деловом стиле. Чтобы документ выглядел весомо, он должен содержать несколько обязательных пунктов.

Сама объяснительная представляет собой документ, находящийся во внутреннем обороте предприятия.

В тексте содержится пояснение произошедшего случая, как правило, с негативным оттенком.

Чтобы подтвердить причины, прикладывают соответствующие документы: справки от врача, больничные листы, в том числе и больничный по уходу за ребенком.

Написание пояснительной зафиксировано в статье 193 Трудового кодекса. Там указываются следующие пункты:

  • при совершении дисциплинарного проступка, руководитель предприятия может затребовать у работника написание объяснительной директору;
  • сотрудник вправе отклонить это требование;
  • при отсутствии объяснительной записки, руководитель вправе наложить на работника дисциплинарное взыскание.

Писать пояснительную приходится в следующих ситуациях:

  • отсутствие на месте в рабочее время;
  • опоздание;
  • невыполнение поручения;
  • неисполнение сроков задания.

Важно: объяснительная записка не содержит требований или заявлений; она просто отражает полную картину случившегося.

back to menu ↑

Единого шаблона, как правильно писать объяснительную на работе, не существует.

Хотя она составляется в произвольной форме, рекомендуется включить в нее следующие пункты:

  1. Название организации.
  2. ФИО и должность лица, на имя которого пишется записка.
  3. Название, а именно объяснительная записка.
  4. Заголовок, где отражен повод для написания пояснительной.
  5. Основное содержание.
  6. Дата составления документа.
  7. ФИО составителя и его подпись.

Полезно рассмотреть образец, записки для разных ситуаций представлены ниже.

Важно: на некоторых предприятиях устанавливают собственный алгоритм, как правильно писать объяснительную записку на работе. В таком случае нужно воспользоваться установленным образцом.

back to menu ↑

Составить объяснительную записку нужно в духе деловой переписки. Для нее действуют следующие правила:

  • лаконичность изложенных мыслей;
  • правдивость информации;
  • отсутствие просторечных оборотов и ненормативной лексики;
  • составление от первого лица;
  • перечисление событий в хронологическом порядке;
  • логичность построения;
  • наличие даты и личной подписи сотрудника.

Предпочтительно писать объяснительную записку предельно простым языком.

Важно избегать витиеватых фраз и слов, которые можно истолковать по-разному (и не обязательно в пользу работника).

Если своей вины сотрудник в случившемся не видит, это стоит подчеркнуть. Такой смысл вносится фразами «был вынужден…» и тому подобное.

Важно указывать в пояснительной только достоверную информацию и делать упор на факты.

При этом нужно достаточно внимания уделить выбору слов. В некоторых случаях вместо «опоздал» синоним «задержался» может смягчить ситуацию.

Если участниками событий стали другие сотрудники, это можно упомянуть, не перекладывая свою долю ответственности на других.

Важно: при написании объяснительной записки, факты нужно передавать сдержанно, как будто события описываются со стороны.

Стоит заметить, что перед тем как правильно написать объяснительную на работе, нужно определиться с форматом.

Не стоит расписывать все подробности так, чтобы текст занял лист формата А4.

Достаточно всего нескольких предложений, передающих суть произошедшего. В противном случае, текст будет трудным для восприятия.

back to menu ↑

Когда пояснительная написана, ее следует передать на рассмотрение уполномоченному на это должностному лицу. Чаще всего таковым является руководитель.

Ознакомившись с текстом объяснительной, начальник ставит там свою резолюцию по дальнейшим действиям.

Когда принимается решение о дисциплинарных мерах, документ прикладывается в виде подтверждения.

back to menu ↑

Опоздать на работу можно по разным причинам.

Правильно составленная объяснительная записка в таком случае будет очень кстати.

Далее разбирается образец ее написания.

  1. В правом верхнем углу указаны данные руководителя или другого лица, на имя которого пишется документ. Вписаны ФИО и должность, а также наименование предприятия.
  2. Далее прописывается, от кого представлена пояснительная: ФИО и должность.
  3. Затем посередине строки указывается название документа. В данном случае «объяснительная записка об опоздании».
  4. Теперь идет основная часть документа. Нужно достоверно и сдержанно перечислить факты, приведшие к опозданию. Полезно приложить справки, фиксирующие указанные причины задержки.
  5. В конце прописывается дата и ставится личная подпись.

Подготовить единый образец для пояснительной в случае опоздания практически невозможно.

Выйти на работу позднее установленного времени можно по самым разным причинам.

При этом общие принципы оформления остаются неизменными.

Если есть вероятность, что опоздание понесет за собой неприятные последствия и их придется оспаривать, нужно заготовить два экземпляра.

Один остается в канцелярии, а на втором, который будет на руках у сотрудника, ставится отметка о принятии.

Важно: после изложения причин опоздания, можно добавить вставочку «учитывая вышеописанные обстоятельства, причину опоздания считаю уважительной».

back to menu ↑

Как пример, основная часть объяснительной при опоздании может выглядеть так.

«31.10.2016 года я вышел на работу после 5-часовой задержки. В моей квартире случился прорыв трубы. Чтобы минимизировать ущерб, сразу, в 9 часов 30 минут, вызвал аварийную службу. Ожидание специалистов заняло один час. Затем они приступили к работам, которые продлились полтора часа и были завершены к 12 часам.

Так как я проживаю один, сразу по окончании ремонтных работ нужно было сделать уборку. Как только навел порядок, отправился на рабочее место. О сложившейся ситуации и вызове аварийной службы по телефону уведомил начальника отдела.

К пояснительной прилагаю документ, подтверждающий проведение ремонтный работ в моей квартире».

Или такой вариант.

«Касательно опоздания 11 августа 2016 года. 11 августа 2016 года я опоздала на работу на два часа. Причиной этому стал инцидент, произошедший рядом со мной.

Идя на остановку общественного транспорта, увидела, как на девочку школьного возраста передо мной напала бездомная собака и поранила ее. Девочка была очень испугана. Я остановилась, оказала первую помощь и доставила девочку в травмпункт.

После этого я сразу же отправилась в офис. Ввиду вышеизложенного, причину опоздания считаю уважительной».

back to menu ↑В некоторых случаях отсутствие на рабочем месте или невыполнение плана вызваны обстоятельствами, которые никак не зависят от сотрудника.

Среди таковых выделяются бытовые травмы. В таких случаях в тексте объяснительной нужно описать произошедшее и приложить к документу больничный лист.

Это подтверждение требуется для оплаты по листку временной нетрудоспособности.

Объяснительную записку касательно получения травмы нужно представить в комиссию по социальному страхованию предприятия.

У председателя этой комиссии должен быть образец ее заполнения.

Обязательно прописываются подробности произошедшего и указывается наименование медицинского учреждения, представившего больничный лист. Если же в медучреждении отказываются вам выдать документ, вы можете написать на них жалобу.

back to menu ↑

Один из случаев, когда приходится писать объяснительную записку на работе – невыполнение трудового плана.

Порядок оформления остается тем же – вверху в правом углу прописывается, кому адресован документ и кем он составлен. Указывается название. Отличаться будет только основной текст.

При невыполнении плана записка может выглядеть так.

«Касательно невыполнения плана за февраль 2016 года. Анализ сложившихся обстоятельств привел меня к выводу, что невыполнение плана провоцируется банкротством КПК «Луч». В результате этого пострадало немало вкладчиков.

Теперь через СМИ они распространяют негативные отзывы, которые сказываются и на деятельности кооператива «Надежда». Приток новых клиентов за последнее время заметно снизился, а постоянные посетители стали беспокоиться за сохранность своих вкладов.

Если обратить больше внимания на рекламу услуг, ситуация может наладиться».

В конце указывается дата составления и ставится подпись работника.

back to menu ↑

Если в силу каких-то обстоятельств не были выполнены служебные поручения, записка составляется все в том же деловом стиле.

Далее представлен образец основного текста для объяснения сложившейся ситуации.

«Касательно повреждения рекламного стенда. 1.11.2016 на улице Первомайской был поврежден рекламный стенд ООО «Свет». По случаю вандализма в тот же день было заявлено в полицию. Прошу принять во внимание целесообразность монтажа антивандальных установок».

back to menu ↑

Встречаются случаи, когда писать пояснительную приходится после того, как один из коллег подал директору служебную записку. Причины этого могут отличаться.

Если в результате появились претензии со стороны начальства, следует хорошо подготовить объяснительную записку.

В такой ситуации важно учесть ряд моментов.

  1. Стоит выяснить, почему была написана служебная записка.
  2. Предложить директору ознакомиться со своей версией происходящего, чтобы его взгляд был более объективным.
  3. Написать записку так, чтобы не обострять отношения в коллективе.

Нередко на рабочих местах проводятся ревизии и проверки.

Если в процессе такой проверки были выявлены несоответствия, может потребоваться пояснительная.

Важно: если после проверки был составлен акт о нарушении или несоответствии, он должен содержать ссылку на конкретный пункт должностной инструкции.

Перед написанием объяснительной записки нужно:

  • сверить предъявленные требования с требованиями должностной инструкции;
  • если нарушения как такового не было, это следует указать в пояснительной записке.

Во всех этих случаях, думая, как правильно написать объяснительную записку директору, следует соблюсти те же нормы.

Вначале указать, на чье имя и от кого пишется бумага, затем лаконично изложить причины произошедшего.

Чтобы правильно написать объяснительную записку на работе, нужно усвоить основные правила составления деловых документов.

Она выдерживается в строгом стиле, мысли излагаются лаконично и последовательно, предоставляется только достоверная информация.

Стоит указать причины произошедшего в хронологическом порядке. В конце документа проставляется дата и подпись.

back to menu ↑

Источник: https://yurface.ru/dokumenty/kak-pravilno-pisat-obyasnitelnuyu/

Как написать объяснительную на работе так, чтобы не было последствий – Дело

Правила составления объяснительной

Здравствуйте! Сегодня поговорим о том, что такое объяснительная записка, как ее написать и приведем много примеров и образцов на все случаи жизни: на работу, ребенку в детский сад, школу, университет и т.д.

Виды объяснительных записок

Объяснительная записка — документ, который объясняет причины какого-либо факта (отсутствия на рабочем месте, опоздания, нарушения должностных обязанностей и так далее).

Самые распространенные виды:

  • Разъяснение каких-либо положений (отчетности и т.д.);
  • Разъяснение обстоятельств.

Форма объяснительной записки

Объяснительную записку пишут от руки, адресатом будет являться то лицо, которое ее потребовало.

Также ее можно набрать на компьютере, согласно форме, которая принята в конкретной организации.

Способ, которым должна быть выполнена записка, в законодательстве никак не закреплен, как и составление резюме, соответственно допускается использование и рукописного и машинописного вариантов.

Как написать объяснительную записку

Нужно понимать, что это не докладная и не заявление, поэтому в ней нужно просто отразить уже случившийся факт.

 Правила просты:

  • Должна отсутствовать просторечная лексика, текст объяснительной записки выдержан в официально-деловом стиле;
  • Изложенная информация должна быть достоверна;
  • Всегда пишется от имени сотрудника;
  • Содержит подпись и дату оформления.

Объяснительная записка пишется в свободной форме. Но для более правильного написания стоит ознакомиться с приведенными ниже образцами.

Объяснительная записка на работу

Образец:

Как видно из представленного образца, документ составлен четко по делу, указана причина опоздания, нет лишней информации.

После написания объяснительная записка об опоздании на работу передается должностному лицу, для принятия решения в отношении опоздавшего. Если будет принято решение о применении мер дисциплинарного взыскания, то данная записка будет приложена к приказу о взыскании как доказательство.

Образец объяснительной записки об отсутствии на рабочем месте

Пример:

  • Вообще, в соответствии с законодательством, отсутствие на рабочем месте без уважительной на то причины более 4 часов считается прогулом, вслед за которым может последовать увольнение либо другое дисциплинарное взыскание.
  • Причины такого отсутствия могут быть серьезными и уважительными, поэтому объяснительная записка в этом случае поможет работнику оправдаться перед руководителем.
  • Прежде чем приступать к написанию подобного рода объяснительной, нужно тщательно проанализировать обоснование своего отсутствия.

Объяснительная записка об ошибке в работе

От ошибок в работе не застрахован не один, самый педантичный и внимательный сотрудник. Но когда руководитель сталкивается с тем, что такие ошибки были допущены, чаще всего он хочет получить объяснения по этому поводу.

Оформление такой объяснительной записки рассмотрим ниже.

Прежде всего, стоит уяснить, что ситуация должна быть описана кратко, в то же время максимально полно. Нужно указать, в чем заключаются ошибки, почему они были допущены, какие последствия это повлекло.

Обязательные реквизиты для документа:

  • Фамилия, инициалы и название должности руководителя;
  • Название компании;
  • Заголовок;
  • Непосредственно объяснение;
  • Дата;
  • Подпись.

Главное: не делайте из документа сочинение!

  1. В тексте указывайте уважительную причину, по которой были допущены ошибки, при этом свою вину не перекладывайте на других, вряд ли руководству понравится, что работник не хочет признавать недочеты в работе, допущенные им самим.
  2. Если же вину признаете, то обязательно укажите, как сожалеете и поясните, что впредь такого не допустите.
  3. Образец:

Из примера видно, что данная объяснительная записка директору составлена грамотно, без излишеств.

Образец объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей

  • Должностные обязанности каждого сотрудника зафиксированы в должностной инструкции, один экземпляр которой хранится у работодателя, другой у работника.
  • Каждый работник должен быть с нею ознакомлен, что подтверждается личной подписью, только потом можно требовать исполнения инструкции.
  • В объяснительной записке работник излагает свое видение ситуации, а руководитель решает, принять эту точку зрения либо вынести решение о взыскании.
  • Пример:

Пример объяснительной записки в детский сад

Объяснительную на имя заведующей детского сада родители обычно пишут тогда, когда ребенок пропускает несколько дней по причинам, не связанным с заболеванием.

Образец:

Объяснительная записка классному руководителю

  1. Родителям часто приходится писать подобные записки, так как ситуации, когда школьник пропускает занятия по разным уважительным причинам, нередки.

  2. Объяснительная записка от родителей (либо опекунов) о пропуске занятий является документальным подтверждением уважительной причины отсутствия школьника на уроках.

  3. Пример:

Как таковой формат записки не особо важен для классного руководителя, важно то, что родители знают об отсутствии ребенка на занятиях в определенный день.

Объяснительная записка ребенку в школу

Прилагается классным руководителем для отчета по посещаемости, который составляется каждый месяц.

Объяснительная записка в школу об отсутствии на родительском собрании

Как разъясняют юристы, никто не вправе требовать от родителя подобную объяснительную записку. Присутствие на родительском собрании — дело добровольное и никакими нормативно-правовыми актами не регулируется.

Объяснительная записка в университет

Студенты — народ любящий поспать пару лишних часов, опоздав из-за этого на занятия, а то и вовсе не желающий идти на лекции. Но бывают такие ситуации, когда причины отсутствия — уважительные. Главное, правильно донести это до преподавателей и декана.

Образец:

Приведенные выше образцы и примеры могут потребоваться в разных жизненных ситуациях. Умение оформить такой документ грамотно лишним являться не будет.

Как видно из примеров, серьезных отличий между разными типами записок нет.

Что предписывает закон

Согласно действующему законодательству потребовать от работника объяснительную может только работодатель. Это либо сам руководитель, либо лицо уполномоченное приказом на конкретный срок.

Благодаря объяснительной записке становится возможным выяснение всех обстоятельств, из-за которых был совершен проступок, какова вина непосредственно сотрудника.

В то же время, работник может отказаться писать объяснительную. Особенно если она подтвердит его вину, прямо или косвенно. Ведь никто не обязан свидетельствовать против самого себя, как гласит Уголовный кодекс Российской Федерации.

Но иногда лучше все-таки ее написать, чтобы избежать увольнения с работы либо другого серьезного взыскания.

Если в течение 2 дней сотрудник объяснительную не предоставил, не заявлял об отказе писать объяснительную записку, составляется соответствующий акт, а работник подвергается дисциплинарному наказанию.

Архивные сроки хранения объяснительных записок

Объяснительные записки вкладываются в личное дело сотрудника, соответственно хранятся вместе с ним 75 лет.

Что хотелось бы сказать в заключение? Как бы ни давил руководитель, прежде чем приступить к написанию служебной записки важно успокоиться и в спокойной обстановке, проанализировав все факты, составлять данный документ.

Написание объяснительной записки позволяет сотруднику изложить свое видение ситуации, не позволяет руководству трактовать все на свое усмотрение и выносить необоснованное взыскание.

Источник:

Как правильно написать объяснительную записку

Объяснительная записка — это внутренний документ организации, который объясняет определенные действия или происшествия.

Унифицированной формы данного документа нет, но руководство, по желанию, может ее утвердить. Объяснительная записка пишется работником организации в единственном экземпляре на чистом листе формата А4. В ней содержится информация о том, кто и к кому обращается, а также само объяснение ситуации.

Написана записка может быть от руки или при помощи печатной техники, главное, чтобы на ней присутствовали все имена, дата и подпись работника.

Виды

В зависимости от своего содержания и причин составления, записка может быть нескольких видов:

  1. Оправдательная — содержит информацию, которая объясняет собственное поведение, совершение какого-либо действия или, наоборот, бездействия.
  2. Объяснительная — сотрудник объясняет действия, от него не зависящие, которые совершили другие лица, или они сложились по определенным обстоятельствам.

Как правильно написать, чтобы избежать наказания

Большая часть успеха при написании объяснительной записки зависит от ее правильного составления, для этого нужно соблюдать несколько правил:

  • не допускать большого количества лишней информации и длительных повествований, информация должна содержать полезные сведения, объясняющие ситуацию;
  • не употреблять красноречивых фраз, которые оскорбляют или, наоборот, превозносят другую сторону, принявшую участие в ситуации;
  • не скрывать правды и не перекладывать свою вину на кого-либо, чистосердечное признание больше располагает к себе;
  • не допускать в объяснительной грамматических и орфографических ошибок и помарок, она должна быть написана на чистом белом листе, аккуратным и разборчивым почерком, документ не должен вызывать раздражение только одним своим видом.

Правила составления

Несмотря на то, что объяснительная не имеет унифицированного бланка, составляется она по определенным правилам:

  1. В первую очередь заполняется шапка документа, которая располагается в верхнем углу с правой стороны листа. В ней указывается информация о том, кому предназначена записка, пишется должность, наименование организации и фамилия с инициалами. Ниже пишется информация о том, кто является автором документа, также указывается должность и фамилия с инициалами.
  2. Далее в новой строке в центре листа пишется наименование документа, например, «Объяснительная записка».
  3. С красной строки пишется основная часть, в которой описывается нарушение, рассказывается причина, по которой оно было совершенно. Также в данной части следует указать, какое наказание предназначается, например материальный ущерб или проведение профилактической беседы. Кроме этого, в конце можно принести извинения и обещание того, что больше подобного не повторится.
  4. Ниже, слева, указывается дата составления документа.
  5. Справа, напротив, подпись провинившегося с расшифровкой.

В случае составления записки в печатном виде подпись все равно ставится от руки.

Составляться объяснительная записка может по разным причинам, чаще всего это:

  • отсутствие на рабочем месте;
  • совершение ошибки в работе, несоблюдение должностной инструкции;
  • невыполнение рабочего плана;
  • в налоговую службу;
  • от кассира;
  • в детский сад;
  • в университет;
  • классному руководителю в школе;
  • отсутствие на родительском собрании.

Отсутствие на рабочем месте

Одно из грубых нарушений, которое может повести за собой увольнение по статье, такой поступок обязательно сопровождается объяснительным документом.

Источник: https://okarb.ru/otchetnost/kak-napisat-obyasnitelnuyu-na-rabote-tak-chtoby-ne-bylo-posledstvij.html

Объяснительная записка:описание, виды, оформление

Правила составления объяснительной

Ситуации, когда приходится писать объяснительную записку, возникают достаточно часто. Поэтому стоит знать, как правильно составляется данный документ. В нашей статье мы расскажем обо всех особенностях того, как оформляется объяснительная записка.

Объяснительная записка — один из видов деловой переписки внутри учреждения или компании

Что такое объяснительная записка

Объяснительная записка — один из видов деловой переписки внутри учреждения или компании. Объяснительная записка является документом, который содержит объяснения причины какого-то события, поступка, факта либо сопровождает основной документ и содержит пояснения его отдельных положений. При составлении объяснительной записки необходимо придумать убедительный и содержательный текст.

Предназначена объяснительная записка для прояснения конкретной ситуации с точки зрения виновника событий, ее цель — разобраться в причинах тех или иных событий.

Как правило, работодатель предлагает сотруднику написать объяснительную в случае предполагаемого совершения тем дисциплинарного проступка — обязанность запросить у работника объяснение в таком случае прямо возложена на работодателя статьей 193 ТК РФ.

При этом у работника нет обязанности писать объяснительную записку, но если он этого не сделает, то работодатель может просто составить акт об отказе и применить дисциплинарное взыскание и без объяснений работника. Поэтому в ряде случаев дать объяснения все-таки стоит: возможно, никакой вины на работнике и нет.

Объяснительная записка пишется в произвольной форме с указанием даты ее составления и адресата (руководителя организации) и подписывается работником.

Кто может затребовать объяснительную

Объяснительную с работника имеет право требовать работодатель по статье 139 ТК РФ. Этот документ должен быть написан. Судебная практика показывает, что часто судьи принимают в споре сторону работника по причине того, что работодатель не оформляет требование к письменной форме объяснения.

Объяснительную с работника имеет право требовать работодатель по статье 139 ТК РФ

Если сотрудник отказывается принимать требование от начальника, написанного в форме документа, об этом составляется акт. Срок составления записки – два дня. Законодатель дает работнику этот срок для того, чтобы он четко объяснил в записке мотивы своих действий. Например, что побудило его нарушить трудовую дисциплину.

Вместе с тем, в ТК РФ отсутствует императивная норма в отношении работника о написании объяснения. Возможно, это связано со следующей логикой законодателя: если человек дорожит своей работой, не хочет увольнения, то он обязательно, без принуждения напишет объяснение своим поступкам.

Работодатель на основании этого документа привлекает работника к ответственности. Работодатель со своей стороны обязан реально оценить сложившеюся ситуацию, а работник – четко изложить обстоятельства дела.

Если решение, которое будет принято работодателем по факту разбора объяснительной записки, не удовлетворит работника, он может обратиться к КТС.

Но комиссии по трудовым спорам создаются на предприятиях — добровольно, поэтому далеко не на всех они присутствуют.

Сроки написания объяснительных

В трудовом законодательстве установлен четкий срок предоставления объяснительной записки. Статья 193 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя не вводить дисциплинарное взыскание в течение двух рабочих дней после требования о предоставлении работником объяснений. Если за эти два дня работник записку не составил, срок считается истекшим.

В какое время предоставлять объяснительные записки по месту учебы, в детский сад и другие учреждения, решает администрация этих организаций, причем срок должен быть разумным.

Последствия отказа в составлении

Вам следует знать, что написание данного документа является вашим правом, а не обязанностью. Это определено ст. 51 Конституции РФ.

Отказ от написания документа не влечет никаких последствий, поэтому, даже если вас убеждают в обратном, не стоит реагировать на подобные угрозы

Последствия отказа от составления объяснительной могут наступить только при трудовых отношениях. В этом случае у работодателя появляется основание для применения дисциплинарного взыскания на основании акта об отказе от предоставления объяснительной. Поэтому стоит подумать, что лучше сделать в подобной ситуации.

Во всех остальных случаях отказ от написания документа не влечет никаких последствий, поэтому, даже если вас убеждают в обратном, не стоит реагировать на подобные угрозы.

Пример объяснительной для работы

Председателю кредитно- потребительского кооператива «Полёт» Алексееву М.М.
от управляющего дополнительным офисом № 4 Игумнова Н.И.

Объяснительная записка

О невыполнении плана за октябрь 2010 года. Я, Игумнов Николай Иванович, проанализировав ситуацию в связи с невыполнением установленного плана на октябрь 2010, поясняю, что всё происходящее связано с банкротством КПК «Оазис». Вкладчики «Оазиса», пострадавшие в результате этого банкротства, распространяют в СМИ негативную информацию по поводу работы КПК.

В связи с этим, у нас снижается поток клиентов, некоторые из посто-янных клиентов беспокоятся о состоянии своих вкладов, часто звонят или приходят в офис. Прошу Вас усилить работу по рекламированию услуг КПК «Полёт».

Источник: https://omui.ru/tp/obyasnitelnaya.html

Как писать объяснительную на работу правильно – нужно ли писать и образец объяснительной

Правила составления объяснительной

Ст. 193 ТК РФ ясно дает понять, что объяснительные записки на имя директора тесно связаны с совершением работником противоправных действий либо невыполнением служебных обязанностей.

Кроме того, человек может быть нарушителем правил внутреннего трудового распорядка на предприятии. В этой ситуации начальник вправе наложить на подчиненного дисциплинарное взыскание. Перед этим он требует от работника разъяснений. И последний обязан написать объяснительную.

Причины, которые побуждают писать записку начальнику, следующие:

  1. Опоздание. Причины этого могут разными: уважительные и неуважительные. Работник в записке должен четко рассказать, по какой причине он не пришел вовремя. На основе его рассказа начальник делает выводы о том, были ли причины уважительными.
  2. Работник не выполняет служебные обязанности или трудится, но не в полном объеме.
  3. Прогул.
  4. Получение человеком травм на производстве, во время рабочего процесса, по собственной халатности.
  5. Невыполнение поручения, данного ему начальником.
  6. Нахождение на работе в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.
  7. Нарушение правил техники безопасности и т.д.

Для чего применяется объяснительная записка

Основное предназначение деловой записки заключается в прояснении сложившейся ситуации работодателю работником предприятия, являющегося участником происшедшего события, обычно негативного, в котором он может являться потенциальным виновником. Целью написания объяснительной записки является проведение внутреннего расследования случившегося события и выявление его причины для недопущения аналогичных случаев.

На основании законодательных требований Российской Федерации, работодатель имеет право требовать у работника написание объяснительной в случае совершения им дисциплинарного проступка.

В соответствии с законом, сотрудник компании имеет право отказаться писать объяснительную записку по определенному событию, однако в такой ситуации, работодатель правомерен применить дисциплинарное взыскание по отношению к работнику без проведения специального расследования.

Часто на предприятии руководитель, столкнувшись с неправильным или неграмотным выполнением служебных обязанностей сотрудником, требует письменное объяснение ситуации

Виды и форма объяснительных записок

Объяснение в письменном виде работодатели требуют в случае, если нужно доказать уважительные причины произошедшего. Перед тем, как применить к сотруднику меры дисциплинарного взыскания, нужно разобраться в причинах проступка.

Как написать объяснительную? Каждый подобный документ должен содержать информацию о том, что произошло. Если вины сотрудника в его действиях нет, работодатель должен четко это понимать.

Виды записок зависят от проступка. Различают:

  • о невыполнении служебных обязанностей;
  • о невыходе на место трудовой деятельности;
  • о несвоевременном предоставлении документов;
  • об отсутствии на рабочем месте;
  • о невыполнении плана продажи и т.д.

записки зависит от направления деятельности фирмы, вида проступка подчиненного.

В записку обязательно включаются реквизиты:

  • название предприятия, где трудится человек;
  • адресат, которым выступает руководитель фирмы;
  • сам сотрудник;
  • название документа;
  • регистрационный №;
  • текст;
  • день написания;
  • подпись провинившегося сотрудника.

По итогам рассмотрения фактических обстоятельств, изложенных в документе, записки делятся на оправдательные и объяснительные.

  1. Оправдательный документ содержит причины, которые привели работника к неверным действиям или, наоборот, к бездействию.
  2. Объяснительный: сотрудник поясняет действия других лиц, а также собственные, указывая на факты, которые привели к конкретной ситуации, они произошли помимо его желания.

Для чего пишется

Список ситуаций, когда требуется объяснительная записка, обширен. Наиболее популярные:

  • за опоздание или за отсутствие на рабочем месте;
  • за ошибку в работе, нарушение служебных обязанностей;
  • за отсутствие ребёнка в школе или в детском саду.

Задача — раскрыть мотивы нарушения какого-либо порядка, рассказать подробнее о допущенной ошибке. К подготовке такого документа в большинстве случаев не стоит подходить формально, следует максимально честно и последовательно изложить причины проступка. На основе объяснительной руководители могут решать, привлекать ли работника к ответственности, лишать ли премии, объявлять ли выговор.

Какую силу имеет и на что может повлиять

В большинстве случаев служебного расследования объяснительная записка является основным документом, раскрывающим подробности и причины произошедшего нарушения.

От ее содержания зависит решение комиссии о наказании работника, при условии, что она содержит в себе достоверные сведения. Но в отдельных случаях, когда имеются другие доказательства виновности (невиновности) работника, она будет всего лишь формальностью, необходимой для соблюдения процедуры проведения служебного расследования.

Сроки написания объяснительной записки

На написание объяснительной по ст. 193 ТК РФ дается два дня. При этом учитывается график работы сотрудника.

Объяснение пишется в ситуации, если сотруднику был предоставлен акт или другой документ о совершенном сотрудником нарушении. Либо поступила просьба в письменном виде от руководства с описанием причин совершенного проступка.

Гражданин может потребовать заверенную копию объяснительной. Работодатель обязан отдать ее.

Чем регламентируется

В законодательстве нет такого понятия как объяснительная записка, но согласно статье 193 ТК РФ, перед тем как наказать работника, работодатель обязан получить от него письменное объяснение по факту выявленного нарушения.

Традиционно в делопроизводстве этот документ стал называться объяснительной запиской.

Но это не значит, что если работник назовет этот документ по-другому, например «письменные объяснения», работодатель вправе не принять его.

То есть объяснительная записка не будет являться обязательным документом, если в материалах расследования уже присутствуют письменные объяснения работника, названные иначе.

Юридическая сила объяснительной записки

Работодателю необходимо принять обоснованное решение о степени виновности сотрудника, получить объяснение в письменном виде. А также провести служебное расследование. Начальник требует изложить обстоятельства рассматриваемого дела на бумаге.

Как писать объяснительную записку? Документ выступает основой для принятия правового решения, так как позволяет:

  • оценить ситуацию, полно и всестороннее;
  • выявить тех, кто виновен в правонарушении;
  • принять меры по предупреждению ситуации в дальнейшем;
  • купировать трудовые споры;
  • наказать или отменить санкции в отношении виновного человека.

Как грамотно написать объяснительную? Чтобы документ обрел статус юридически грамотного, необходимо соблюсти все формальности. Тем не менее, записка имеет исключительно информационный, но не доказательственный характер.

Кто, кому и в какой срок её пишет

Писать объяснительную записку должны следующие категории работников:

  • те, кто совершил нарушение трудовой дисциплины или должностной инструкции;
  • те, кто присутствовал при совершении другим человеком нарушения;
  • те, кто являются непосредственными руководителями работника, в отношении которого проводится служебное расследование;
  • любой работник, у которого работодатель запросил объяснения.

Это не значит, что при совершении какого-либо нарушения все вышеуказанные работники должны писать объяснительные — это остается на усмотрении комиссии, проводящей расследование. Обязательным будет только написание объяснительной лицом, к которому будут применены дисциплинарные наказания.

Чаще всего объяснительная записка пишется на имя руководителя организации, независимо от того, кто является председателем комиссии, проводящей служебное расследование.

Но это не обязательное условие. Бывает и так, что документ оформляется на имя непосредственного руководителя, особенно в случае, когда объяснительная пишется без проведения расследования.

Согласно статье 193 ТК РФ для составления объяснительной у работника есть 2 рабочих дня. Указанный период начинает течь на следующий день после того, как работник получил требования о даче объяснений.

Он продляется на срок, когда человек отсутствует на рабочем месте по уважительной причине (отпуск, болезнь), которая должна быть подтверждена документально (приказ, листок нетрудоспособности).

На основании чего она пишется

Служебная записка пишется в двух случаях:

  • письменный запрос работодателя;
  • устное распоряжение руководителя.

Первый вариант предпочтительнее, особенно в случае проведения служебного расследования, поскольку даже если от работника не будут получены объяснения в двухдневный срок, составить акт нельзя – нет доказательств того, что у работника запрашивали объяснения.

Поэтому лучше составить запрос в письменном виде: в двух экземплярах, один вручить сотруднику, а на другом дать ему расписаться в получении и проставить дату.

В каких случаях это происходит

Объяснительная записка пишется в любых случаях, когда работодатель считает нужным запросить у сотрудника объяснения по тому или иному поводу.

Самые распространенные случаи, когда требуется написание объяснительной по факту выявленных нарушений:

  • опоздание на работу;
  • уход с рабочего места раньше положенного срока;
  • прогул, то есть отсутствие на рабочем месте более 4 часов подряд;
  • появление на работе в состоянии наркотического или алкогольного опьянения;
  • нецензурные выражения в адрес других сотрудников или клиентов компании;
  • ошибки, совершенные при выполнении должностных обязанностей;
  • систематическое нарушение должностной инструкции.

Этот список является далеко не исчерпывающим.

Порядок передачи

Порядок написания объяснительной записки и передача ее для рассмотрения включает следующие этапы:

  1. Получение работником требования о даче объяснений по тому или иному поводу.
  2. Написание письменных объяснений в течение 2 дней.
  3. Передача объяснительной в приемную руководителя или непосредственно комиссии, проводящей расследование.
  4. Рассмотрение всех фактов, изложенных в документе.
  5. Принятие решения о наказании.

Инстанции, которые проходит служебная записка в делопроизводстве организации практически не отличаются от тех, через которые проходят все документы написанные сотрудниками (заявления, докладные и служебные записки).

Общие правила оформления

Объяснительные записки оформляются по тем же правилам делопроизводства, что и остальные документы.

Что должна содержать

Объяснительная записка должна содержать следующие данные:

  • ФИО и должность руководителя, на имя которого она пишется;
  • ФИО и должность работника, который ее составил;
  • наименование документа, в данном случае оптимально — «объяснительная записка»;
  • текст записки. Он должен как можно более подробно содержать все детали совершенного нарушения;
  • дата составления;
  • подпись работника, ее составившего.

Как оформить

В законодательстве нет указаний, как должна быть составлена объяснительная, поэтому при ее оформлении руководствуются основными правилами составления документов:

  • записка может быть составлена в письменном виде или напечатана на ПК;
  • она должна содержать «шапку», в которой указываются данные работников, кому она предназначена, и кто ее написал соответственно;
  • в конце должна стоять дата составления и личная подпись работника, который писал объяснительную.
  • если записка пишется от руки, то она должна быть написана ручкой синего или черного цвета, нельзя использовать карандаш или цветные чернила.
  • почерк должен быть разборчивым, так, чтобы можно было с легкостью прочитать написанный текст.

Это правила, которые сложились в делопроизводстве при оформлении документов, но поскольку объяснительная записка – документ, часто запрашиваемый в конфликтной ситуации, то можно ожидать, что работник позволит себе пренебречь правилами оформления.

Если они незначительны, то работодателю лучше не обращать на них внимания и принять объяснительную, особенно если работник зарегистрировал ее у секретаря.

Пример оформления

Директору ООО Луч

И.И. Никитенкову

от главного бухгалтера

А.Н. Рыленковой

Объяснительная записка

По факту моего отсутствия на рабочем месте вчера, 12.02.2019 поясняю. В этот день у меня было сильно повышено давление, по поводу которого я обращалась в медицинское учреждение, что подтверждается приложенной справкой.

Подпись

Источник: https://za-nas-zakon.ru/rabota/oformlenie-obyasnitelnoj.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.