Правила оформления запросов

Содержание

Запрос на предоставление документов

Правила оформления запросов

Запрос о предоставлении документов и информации — это вид деловой переписки, официальное обращение к юридическому лицу:

  • физического лица или его представителя;
  • юридического лица или его представителя.

Оформление и образец рекомендованы ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Письма-запросы предназначены для получения дополнительной информации и документации, необходимых в жизненных и деловых ситуациях. Они адресуются:

  • законодательным и исполнительным органам государственной власти, их территориальным подразделениям;
  • деловым партнерам;
  • контрагентам;
  • головному предприятию и нижестоящей организации;
  • дочерней фирме;
  • обособленному подразделению;
  • органам корпоративного управления;
  • поставщикам товаров, работ и услуг населению.

Письмо-запрос — документ, имеющий юридическую силу, поэтому оно:

  • должно иметь все необходимые реквизиты;
  • составляется в соответствии с государственным регламентом, если адресован госорганам.

С помощью запроса на предоставление информации нельзя получить сведения, содержащие чужие персональные данные, государственную и коммерческую тайну.

Что запрашивают в госорганахКоммерческие и потребительские запросы
  • сведения из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ);
  • о дисквалифицированных по решению суда лицах;
  • сведения о владельцах объектов недвижимости, земельных участках и строениях;
  • сведения из информационной системы обеспечения градостроительной деятельности.
  • набор документов для проверки благонадежности предполагаемого партнера;
  • об ассортименте и стоимости выпускаемой или поставляемой продукции, оказываемых услуг;
  • о технических характеристиках продукции, ее наличии, способах и сроках доставки товаров и продукции;
  • инструкции и паспорта изделий, правила эксплуатации;
  • сертификаты и лицензии.

Некоторые сведения не раскрываются. Например, при проверке контрагента вам предоставят не все запрашиваемые документы, но их можно заменить.

Кто и по какой форме составляет

Унифицированного бланка или образца запроса в таможню о предоставлении информации не существует, поскольку каждая ситуация уникальна. Его содержание будет определяться:

  • целью получения необходимых сведений;
  • регламентом, если адресатом является госорган;
  • составителем и его видением ситуации.

Кто обычно готовит обращение:

  • в интересах организации это делает любой уполномоченный и компетентный сотрудник по поручению либо в соответствии с должностными полномочиями;
  • гражданин лично или уполномоченное им доверенное лицо.

Рекомендованная структура содержит следующие смысловые блоки:

Заголовок

Обращение

Вводная часть

просьбы

Срок

Подпись

Отражает суть: «О предоставлении информации по договору…», «О предоставлении информации из ЕГРЮЛ», «По вопросу предоставления таможенной информации».
Необходимо, если письмо направляется в адрес партнеров, другой стороны договора, контрагентов. Обращение не пишут при формировании обращения на сайтах ведомств и госструктур.
Содержит пояснение причины необходимости запрашиваемых сведений.
Перечень документов или сведений, которые необходимо предоставить.
Указывается желаемый срок получения ответа, если он не определен госрегламентом или договором.
Документ заверяется ответственным лицом или гражданином.

Наиболее точно и полно описаны требования и сформулировано, какие пункты содержит бланк запроса, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (дата актуализации ‎01.06.2019).

Образцы

Переписка с исполнительными органами государственной власти подчиняется общим требованиям.

Для коммерческого документооборота пригодится образец письма-запроса документов у контрагента в случае их утраты и необходимости получения дубликатов:

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ФИРМА»Волгоградский просп., д. 18, Москва, 110213, Тел. (321) 321-11-22; тел./факс (495) 321-01-02 ОКПО 02112332; ОГРН 1022000230321; ИНН/КПП 1103021120/33802200201.09.2020 №123/01-1Генеральному директору ООО «Холод»Смирнову С. С.Прохладная ул., 9Москва, 123211Уважаемый Сергей Сергеевич!ООО «Фирма» закупало у вас кондиционеры модели LG P09EP в количестве 150 шт. в течение марта — июня 2020 г. Расчеты произведены полностью.В связи с непредвиденными обстоятельствами (пожар в офисе) нами утрачены:

Источник: https://ppt.ru/forms/zapros/na-predostavlenie-dokumentov

Руководство по SQL: Как лучше писать запросы (Часть 1)

Правила оформления запросов

  • Перевод
  • Tutorial
  • Recovery Mode

Язык структурированных запросов (SQL) является незаменимым навыком в индустрии информатики, и вообще говоря, изучение этого навыка относительно просто. Однако большинство забывают, что SQL — это не только написание запросов, это всего лишь первый шаг дальше по дороге.

Обеспечение производительности запросов или их соответствия контексту, в котором вы работаете, — это совсем другая вещь.

Вот почему это руководство по SQL предоставит вам небольшой обзор некоторых шагов, которые вы можете пройти, чтобы оценить ваш запрос:

  • Во-первых, вы начнете с краткого обзора важности обучения SQL для работы в области науки о данных;
  • Далее вы сначала узнаете о том, как выполняется обработка и выполнение запросов SQL, чтобы понять важность создания качественных запросов. Конкретнее, вы увидите, что запрос анализируется, переписывается, оптимизируется и окончательно оценивается.
  • С учетом этого, вы не только перейдете к некоторым антипаттернам запросов, которые начинающие делают при написании запросов, но и узнаете больше об альтернативах и решениях этих возможных ошибок; Кроме того, вы узнаете больше о методическом подходе к запросам на основе набора.
  • Вы также увидите, что эти антипаттерны вытекают из проблем производительности и что, помимо «ручного» подхода к улучшению SQL-запросов, вы можете анализировать свои запросы также более структурированным, углубленным способом, используя некоторые другие инструменты, которые помогают увидеть план запроса; И,
  • Вы вкратце узнаете о time complexity и big O notation, для получения представления о сложности плана выполнения во времени перед выполнением запроса;
  • Вы кратко узнаете о том, как оптимизировать запрос.

Почему следует изучать SQL для работы с данными?

SQL далеко не мертв: это один из самых востребованных навыков, который вы находите в описаниях должностей из индустрии обработки и анализа данных, независимо от того, претендуете ли вы на аналитику данных, инженера данных, специалиста по данным или на любые другие роли.

Это подтверждают 70% респондентов опроса О 'Рейли (O' Reilly Data Science Salary Survey) за 2016 год, которые указывают, что используют SQL в своем профессиональном контексте. Более того, в этом опросе SQL выделяется выше языков программирования R (57%) и Python (54%).

Вы получаете картину: SQL — это необходимый навык, когда вы работаете над получением работы в индустрии информатики.

Неплохо для языка, который был разработан в начале 1970-х, верно? Но почему именно так часто используется? И почему он не умер, несмотря на то, что он существует так долго?

Есть несколько причин: одной из первых причин могло бы стать то, что компании в основном хранят данные в реляционных системах управления базами данных (RDBMS) или в реляционных системах управления потоками данных (RDSMS), и для доступа к этим данным нужен SQL. SQL — это lingua franca данных: он дает возможность взаимодействовать практически с любой базой данных или даже строить свою собственную локально!

Если этого еще недостаточно, имейте в виду, что существует довольно много реализаций SQL, которые несовместимы между вендорами и не обязательно соответствуют стандартам. Знание стандартного SQL, таким образом, является для вас требованием найти свой путь в индустрии (информатики). Кроме того, можно с уверенностью сказать, что к SQL также присоединились более новые технологии, такие как Hive, интерфейс языка запросов, похожий на SQL, для запросов и управления большими наборами данных, или Spark SQL, который можно использовать для выполнения запросов SQL. Опять же, SQL, который вы там найдете, будет отличаться от стандарта, который вы могли бы узнать, но кривая обучения будет значительно проще. Если вы хотите провести сравнение, рассматривайте его как обучение линейной алгебре: приложив все эти усилия в этот один предмет, вы знаете, что вы сможете использовать его, чтобы также освоить машинное обучение! Короче говоря, вот почему вы должны изучить этот язык запросов:

  • Его довольно легко освоить, даже для новичков. Кривая обучения довольно проста и постепенна, поэтому вы будете писать запросы в кратчайшие сроки.
  • Он следует принципу «учись один раз, используй везде», так что это отличное вложение твоего времени!
  • Это отличное дополнение к языкам программирования; В некоторых случаях написание запроса даже предпочтительнее написания кода, потому что он более производительный!

Чего вы все еще ждете? 🙂

Обработка SQL и выполнение запросов

Чтобы повысить производительность вашего SQL-запроса, вы сначала должны знать, что происходит внутри, когда вы нажимаете ярлык для выполнения запроса. Сначала запрос разбирается в «дерево разбора» (parse tree); Запрос анализируется на предмет соответствия синтаксическим и семантическим требованиям.

Синтаксический анализатор создает внутреннее представление входного запроса. Затем эти выходные данные передаются в механизм перезаписи. Затем оптимизатор должен найти оптимальное выполнение или план запроса для данного запроса. План выполнения точно определяет, какой алгоритм используется для каждой операции, и как координируется выполнение операций.

Чтобы найти наиболее оптимальный план выполнения, оптимизатор перечисляет все возможные планы выполнения, определяет качество или стоимость каждого плана, принимает информацию о текущем состоянии базы данных, а затем выбирает наилучший из них в качестве окончательного плана выполнения.

Поскольку оптимизаторы запросов могут быть несовершенными, пользователям и администраторам баз данных иногда приходится вручную изучать и настраивать планы, созданные оптимизатором, чтобы повысить производительность. Теперь вы, вероятно, задаетесь вопросом, что считается «хорошим планом запроса».

Как вы уже читали, качество стоимости плана играет немаловажную роль. Более конкретно, такие вещи, как количество дисковых операций ввода-вывода (disk I/Os), которые требуются для оценки плана, стоимость CPU плана и общее время отклика, которое может наблюдать клиент базы данных, и общее время выполнения, имеют важное значение.

Вот тут-то и возникнет понятие сложности времени (time complexity). Подробнее об этом вы узнаете позже. Затем выбранный план запроса выполняется, оценивается механизмом выполнения системы и возвращаются результаты запроса.

Написание SQL-запросов

Из предыдущего раздела, возможно, не стало ясно, что принцип Garbage In, Garbage Out (GIGO) естественным образом проявляется в процессе обработки и выполнения запроса: тот, кто формулирует запрос, также имеет ключи к производительности ваших запросов SQL.

Если оптимизатор получит плохо сформулированный запрос, он сможет сделать только столько же… Это означает, что есть некоторые вещи, которые вы можете сделать, когда пишете запрос.

Как вы уже видели во введении, ответственность тут двоякая: речь идет не только о написании запросов, которые соответствуют определенному стандарту, но и о сборе идей о том, где проблемы производительности могут скрыться в вашем запросе. Идеальная отправная точка — подумать о «местах» в ваших запросах, где могут возникнуть проблемы.

И, в общем, есть четыре ключевых слова, в которых новички могут ожидать возникновения проблем с производительностью:

  • Условие WHERE;
  • Любые ключевые слова INNER JOIN или LEFT JOIN; А также,
  • Условие HAVING;

Конечно, этот подход прост и наивен, но, для новичка, эти пункты являются отличными указателями, и можно с уверенностью сказать, что когда вы только начинаете, именно в этих местах происходят ошибки и, как ни странно, где их также трудно заметить.

Тем не менее, вы также должны понимать, что производительность — это нечто, что должно стать значимым. Однако просто сказать, что эти предложения и ключевые слова плохи — это не то, что нужно, когда вы думаете о производительности SQL. Наличие предложения WHERE или HAVING в запросе не обязательно означает, что это плохой запрос…

Ознакомьтесь со следующим разделом, чтобы узнать больше об антипаттернах и альтернативных подходах к построению вашего запроса. Эти советы и рекомендации предназначены в качестве руководства. То, как и если вам действительно нужно переписать ваш запрос, зависит, помимо прочего, от количества данных, базы данных и количества раз, которое вам нужно для выполнения запроса. Это полностью зависит от цели вашего запроса и иметь некоторые предварительные знания о базе данных, с которой вы будете работать, имеет решающее значение!

1. Извлекайте только необходимые данные

Умозаключение «чем больше данных, тем лучше» — не обязательно должна соблюдаться при написании SQL: вы рискуете не только запутаться, получив больше данных, чем вам действительно нужно, но и производительность может пострадать от того, что ваш запрос получает слишком много данных.

Вот почему, как правило, стоит обратить внимание на оператор SELECT, предложение DISTINCT и оператор .

Оператор SELECT

Первое, что уже можно проверить, когда вы написали запрос, является ли инструкция SELECT максимально компактной. Целью здесь должно быть удаление ненужных столбцов из SELECT.

Таким образом вы заставляете себя только извлекать данные, которые служат вашей цели запроса.

Если у вас есть коррелированные подзапросы с EXISTS, вы должны попытаться использовать константу в операторе SELECT этого подзапроса вместо выбора значения фактического столбца. Это особенно удобно, когда вы проверяете только существование.

Помните, что коррелированный подзапрос является подзапросом, использующим значения из внешнего запроса. И обратите внимание, что, несмотря на то, что NULL может работать в этом контексте как «константа», это очень запутанно!

Рассмотрим следующий пример, чтобы понять, что подразумевается под использованием константы: SELECT driverslicensenr, name FROM Drivers WHERE EXISTS (SELECT '1' FROM Fines WHERE fines.driverslicensenr = drivers.driverslicensenr);
Совет: полезно знать, что наличие коррелированного подзапроса не всегда является хорошей идеей. Вы всегда можете рассмотреть возможность избавиться от них, например, переписав их с помощью INNER JOIN: SELECT driverslicensenr, name FROM drivers INNER JOIN fines ON fines.driverslicensenr = drivers.driverslicensenr;

Операция DISTINCT

Инструкция SELECT DISTINCT используется для возврата только различных значений. DISTINCT — это пункт, которого, безусловно, следует стараться избегать, если можно.

Как и в других примерах, время выполнения увеличивается только при добавлении этого предложения в запрос.

Поэтому всегда полезно рассмотреть, действительно ли вам нужна эта операция DISTINCT, чтобы получить результаты, которые вы хотите достичь.

Оператор

При использовании оператора в запросе индекс не используется, если шаблон начинается с % или _. Это не позволит базе данных использовать индекс (если он существует).

Конечно, с другой точки зрения, можно также утверждать, что этот тип запроса потенциально оставляет возможность для получения слишком большого количества записей, которые не обязательно удовлетворяют цели запроса.

Опять же, знание данных, хранящихся в базе данных, может помочь вам сформулировать шаблон, который будет правильно фильтровать все данные, чтобы найти только строки, которые действительно важны для вашего запроса.

2. Ограничьте свои результаты

Если вы не можете избежать фильтрации вашего оператора SELECT, вы можете ограничить свои результаты другими способами. Вот здесь и подходят такие подходы, как предложение LIMIT и преобразования типов данных.

Операторы TOP, LIMIT и ROWNUM

Можно добавить операторы LIMIT или TOP в запросы, чтобы задать максимальное число строк для результирующего набора. Вот несколько примеров: SELECT TOP 3 * FROM Drivers;
Обратите внимание, что вы можете дополнительно указать PERCENT, например, если вы измените первую строку запроса с помощью SELECT TOP 50 PERCENT *. SELECT driverslicensenr, name FROM Drivers LIMIT 2;
Кроме того, можно добавить предложение ROWNUM, эквивалентное использованию LIMIT в запросе: SELECT *FROM DriversWHERE driverslicensenr = 123456 AND ROWNUM 1980);
Этот запрос, безусловно, будет выполняться медленнее, чем вы, возможно, ожидаете, в основном потому, что он сформулирован гораздо сложнее, чем может быть: в таких случаях, как этот, лучше всего искать альтернативу. Рассмотрите возможность замены NOT операторами сравнения, такими как >, или !>; Приведенный выше пример действительно может быть переписан и выглядеть примерно так: SELECT driverslicensenr, nameFROM DriversWHERE year = 1960 AND year

Источник: https://habr.com/ru/post/465547/

Письмо-запрос: Бланк и образец заполнения

Правила оформления запросов

В деловом документообороте достаточно распространенным является письмо-запрос. Его составляют в тех случаях, когда одно лицо желает получить определенные сведения от другого лица. Образец, готовые примеры и рекомендации по его написанию приводятся в статье.

 Бланк письма-запроса (word)

 Образец составления письма-запроса (word)

Назначение и содержание

Основная задача – получить актуальную, достоверную информацию от какого-либо лица. Как правило, письмо составляет одно юридическое лицо в адрес другого. Но в целом он может быть оформлен любыми лицами:

  • индивидуальными предпринимателями;
  • частными гражданами;
  • представителями органов власти;
  • общественными деятелями и др.

Таким образом это разновидность деловой корреспонденции, единого образца которого не установлено. Тем не менее, на практике сложились определенные требования документа. В нем обязательно отражаются такие сведения:

  1. Наименование отправителя.
  2. Наименование получателя (адресата).
  3. Номер и дата регистрации документа (в журнале исходящей корреспонденции).
  4. Название документа обычно содержит суть просьбы – например: «Запрос на предоставление копий документов».
  5. Основная часть – изложение обстоятельств, побудивших написать запрос.
  6. Просительная часть – собственно просьба о том, какие именно сведения необходимо получить.
  7. Иногда образец письма-запроса также сопровождают приложениями – документами, копии или оригиналы которых прикладывают к основной бумаге. Указывают название документа, и количество страниц.
  8. В конце можно дополнительно указать удобный способ ответа – по почте или на е-мэйл. В общем случае принято отправлять ответ таким же способом, как пришел сам запрос, однако в любом случае решение остается на усмотрение отправителя.
  9. Дата, подпись, расшифровка подписи, должность просителя, печать организации. В некоторых случаях компании не используют печать в документообороте – тогда достаточно поставить только собственноручную подпись.

Как правило, он составляется на фирменном бланке организации. Присутствуют отметки о реквизитах компании или ИП. Предпочтительно использовать печатный вариант оформления, хотя иногда письмо составляют и в рукописном виде.

Отправить можно разными способами:

  • по обычной почте;
  • по е-мэйл;
  • передать по факсу;
  • передать с курьером.

Если принципиально важно получить документальное подтверждение отправки письма, лучше передать его физически – по почте или с курьером. Тогда можно получить уведомление о вручении, которое послужит доказательством факта и даты доставки.

Разновидности и образцы составления: 5 вариантов

Поскольку информацию можно запрашивать у разных представителей и по разным поводам, разновидностей образца письма-запроса существует не менее 5.

Они классифицируются по разным основаниям – в зависимости от адресата (налоговая, банк, орган власти) или в зависимости от сути просьбы (уточнение информации об условиях договора, запрос на получение копий документов и т.п.). Далее рассмотрены наиболее распространенные виды.

О предоставлении информации

Это один из самых популярных видов послания – организация просит предоставить не документы, а определенные сведения, например:

  • прайс-лист;
  • условия акции, предоставления скидок;
  • технические характеристики товара и т.п.

В этом случае необходимо максимально конкретно сформулировать свою просьбу – например, если речь идет об уточнении сведений о товаре, подробно прописывают название, марку, артикул и другие реквизиты.

О подтверждении информации

В этом случае запрашивают выписки из разных документов (например, из приказов о приеме или увольнении с работы). Причина составления письма-запроса связана с необходимостью подтвердить те или иные сведения (например, работал ли сотрудник в тот или иной период, когда был уволен и т.п.). 

О предоставлении документов

В этом случае компания нуждается в предоставлении документов (как правило, речь идет о копиях). Указывают конкретное название каждой бумаги. Если необходимо, дополнительно формируют просьбу о заверении копий (подпись и печать организации на каждой странице).

В этой же категории отдельно можно выделить письмо-запрос, в котором компании просит предоставить образец акта сверки. Документ нужен для проверки наличия/отсутствия задолженности или переплаты по конкретным платежам.

Запрос в налоговую инспекцию

Обычно такой документ составляется от имени главного бухгалтера. Необходимо получение пояснений по тем или иным нормам налогового законодательства, раскрытие персональных данных на основании исполнительного листа и др.

Запрос в банк

В банк составляют обращения с просьбой прояснения отдельных положений договора, возможности реструктурировать долг, оформить кредит на более выгодных условиях, пролонгировать договор и т.п.

Сроки ответа

Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.

Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.

В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.

Источник: https://2ann.ru/kak-pravilno-napisat-pismo-zapros/

Письмо – запрос. Примеры и бланки

Правила оформления запросов

В России, чтобы получить нужную информацию, заинтересованная сторона составляет официальный запрос.
Повод для составления запроса различен. Это получение информации о акциях и скидках, текущих цен на товар, получение документов, прайс-листов, каких – либо сведений.

Нюансы составления письма

Сотрудник, оформляя официальное письмо – запрос в другую организацию, должен придерживаться определенных правил. Запрос оформляется на имя директора, его заместителя или иного должностного лица, занимающего руководящую должность письменно на бумаге формата А4.

Если в компании есть свой фирменный бланк, то используют его, где уже заранее прописаны реквизиты (наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес и контакты). В России анонимные запросы не принимаются и на них не обращают внимания. В письме должно быть понятно от кого пришел запрос и как можно связаться и отправить ответ.

При написании основной части документа нужно четко и кратко выложить намерение в получении нужной информации. При возможности ссылаются на законы РФ, которые гарантируют ответ.

Скачать бланк и образец письма – запроса

Скачать пустой бланк письма – запроса (Word, 28 Кб)

Скачать образец письма – запроса (Word, 28 Кб)

4. Примеры различных писем – запросов

Здесь представлены примеры и бланки самых часто используемых запросов:
— О предоставлении информации
— О предоставлении документов
— В налоговую
— В банк
— Письмо-запрос акта сверки
— О подтверждения необходимой информации

Пишется официально с указанием всех необходимых реквизитов, обычно используют фирменный бланк. Схеманаписания текста документа:
1. Разъяснение мотива.
2. При необходимости указывают закон РФ, регламентирующий просьбу.
3.

Суть обращения и что требуется от получателя данного обращения.
4. Указание данных запрашиваемого информацию: ФИО, подпись, печать.
5. Регистрация исходящего документа.
Важно отметить, что не стоит писать такой тип запроса в порядке ультиматума.

Это может негативно сказаться на репутации организации, от которой направлено письмо.

Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении информации (29 Кб)

Письмо-запрос о предоставлении документов

Наиболее часто используется в бухгалтерии и в других структурных отделах организации. Запрашиваются возврат вторых экземпляров ранее отправленных счет-фактур, иных документов, которые утрачены в следствие определенных причин и т.д.
Схема написания текста документа не сильно отличается от предыдущего запроса:
1.

«Шапка» документа (отображаются реквизиты сторон).
2. Регистрация в качестве исходящего документа. Обычно под номером регистрации кратко прописывают тему обращения.
3. Обращение к руководителю (Уважаемый(ая) ….)
4. Суть просьбы и пожелание сотрудничества.
5. Завершение письма-запроса (ФИО, подпись, при необходимости печать).

Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении документов (29 Кб).

Письмо-запрос в налоговую

Наиболее часто письма – запросы в налоговую службу направляются бухгалтерией предприятий и организаций для предоставления пояснений по положениям НК РФ, информации и документов. 

Скачать бланк – образец письма-запроса в налоговую (Word, 33 Кб)

Письмо-запрос в банк

Банки предоставляют лишь малую часть данных о их клиентах. Полная и детальная информация на запрос предоставляется только на основании судебного решения. Однако физлица, а так же компании нередко осуществляют запросы о банковских продуктах.
Скачать бланк – образец письма-запроса в банк (Word, 31 Кб)

Письмо-запрос акта сверки

Акт сверки необходим для подтверждения наличия или отсутствия задолженности. Запрос формируется и отправляется на имя руководителя.

Скачать бланк – образец письма-запроса акта сверки (Word,  29 Кб)

Такие письма направляет, например, кадровая служба, которой необходимо выснить – действительно ли принимаемый на серьезную должность сотрудник трудился в предыдущей компании.

Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)

Способы отправки письма – запроса

Письмо – запрос является элементом деловой переписки между организациями или физлицом и компанией. Доставить документ можно тремя способами:
1. Самостоятельно, зафиксировав получение у секретаря или иного должностного лица, осуществляемого прием информации.

Обычно формируют два образца документа, где один из них остается на руках с отметкой о получении. Это дает гарантии, что запрос «не потеряется».
2. Воспользоваться услугами почты, отправив заказное письмо.
3.

Отправить по электронной почте и продублировать обычным письмом.

Как правильно оформить запрос в организацию

Правила оформления запросов

Они, в основном, касаются обоснования необходимости предоставления запрашиваемых сведений.

Наличие ссылок на организационно-правовые документы, договоры, правовые акты и нормы закона в обосновании — необходимое условие при составлении официального запроса о предоставлении информации.

Образец такого письма-запроса компания может разработать самостоятельно, особенно, если подобные письма составляют значительную часть той деловой переписки, которая ведется на предприятии.

Но, кроме ссылок, обоснование должно содержать логичное объяснение необходимости запроса сведений, то есть, хорошим тоном будет еще и указать цель, с которой информация запрашивается. Обычный срок исполнения писем, в том числе, писем о предоставлении информации, составляет один месяц.

И письмо-запрос, и письмо-ответ являются документами, обладающими юридической значимостью.

Для того, чтобы это условие было соблюдено, такие письма составляются и оформляются в строгом соответствии с действующими государственными регламентами.

Регламентами устанавливаются не только требования к оформлению и наличию обязательных реквизитов, но и к текстовому содержанию письма о предоставлении информации.

Какая информация может быть предоставлена по запросу Конечно, информация ограниченного доступа, содержащая государственную, коммерческую или служебную тайну не будет предоставлена третьим лицам, не имеющим прав на такие сведения. Не подлежит распространению личная информация, персональные данные.

Составляем письмо-запрос: образцы и принципы оформления

Внимание

В этом случае ответ на запрос может быть составлен от лица любого сотрудника подразделения, в которое пришло письмо.

Как составить письмо-запрос Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде.

Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.

  1. Первым делом в нем следует указать адресата, т.е.

наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).

  • Затем следует основная часть, которая касается самого запроса.
  • Примеры – «В соответствии с заключенным договором…», «В целях реализации ранее достигнутых договоренностей…», «На основании телефонного разговора…», «Для урегулирования спорных вопросов…» и т.д. Вы также можете ссылаться на необходимые законодательные и иные нормативно-правовые акты. Тогда ссылка должна оформляться по образцу: «В соответствии с п.

    Х ст. ХХ Федерального закона от 00.00.2012 № 208-ФЗ «… полное название документа». Указание на конкретный пункт или статью можно пропустить, но дальше всегда соблюдается последовательность – вид документа (постановление, приказ и т.д.

    ) + автор этого документа + дата + его номер + его название. Впрочем, если причина запроса очевидна, то допускается сразу переходить к изложению сути обращения без каких-либо разъяснений.

    И наоборот, если есть необходимость, то можно подробно описать ситуацию, не ограничиваясь одной фразой.

    Ваш аккаунт создан!

    ГОСТ Р 7.0.97-2016. Структура письма о предоставлении информации состоит из нескольких смысловых блоков:

    1. Заголовок письма, в кратком виде отражающий суть вопроса: «О предоставлении информации по договору…», «О предоставлении информации из ЕГРЮЛ», «По вопросу предоставления аналитической информации»;
    2. Обращение, оно необходимо, если письмо направляется в адрес партнеров, другой стороны договора, контрагентам;
    3. Вводная часть, содержащая пояснение, по какой причине компании требуется предоставить запрашиваемые сведения;
    4. Перечень документов или сведений, которые необходимо предоставить;
    5. Выражение благодарности за предоставление информации и надежды на дальнейшее плодотворное и взаимовыгодное сотрудничество;
    6. Подпись ответственного лица — руководителя компании, с расшифровкой.

    Он не очень удобный и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту России, что существенно замедляет процесс.

    • Второй способ — напечатать письмо. Он более быстрый и современный, позволяющий мгновенно доставить послание до второй стороны через электронную почту или другие средства связи.
    • Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата. Сроки ответа на письмо-запрос Письмо-запрос подразумевает то, что на него должен быть ответ.

    Образец документа: письмо-запрос

    Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).

    Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы.

    При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.

    • Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.
    • При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма.

    Образец письма-запроса

    Важно

    Различная документация, которой на данный момент не имеется у лица, которому такая документация необходима, вполне может быть у иных граждан или организаций, например, у партнёров или каких-либо государственных служб. Для получения необходимой информации уместно направить письмо-запрос о предоставлении документов. О правилах написания подобного письма мы поговорим в этой статье.

    Обоснование причин для предоставления документов Для того, чтобы гарантированно получить требуемые документы нужно учитывать, что имеющаяся у кого-либо документация может содержать коммерческую или иную тайну, которая охраняется законом, да и просто разглашение сведений сторонним лицам крайне не желательно.

    Письмо-запрос о предоставлении документов образец бланк

    В уважительном тоне запрашивающая сторона просит предоставить те или иные бумаги, либо их заверенные копии, объясняя, для чего они понадобились.

    Предпочтение письму-запросу при обращении за необходимыми бумагами отдаётся потому, что на поданный в письменном виде запрос обязательно должен быть дан письменный же ответ, который, в свою очередь, как документ может являться доказательством какого-либо факта. Сами документы могут и не быть переданы. В передаче данных по запросу может быть отказано.

    Но обосновать такой ответ на запрос получатель его обязан письменным же ответом. Запросы в государственные органы делаются аналогичным способом.

    В течение действия данного Договора я своевременно осуществлял выплату Банку по всем обязательствам, включая сумму кредита, процентов и комиссии. На дату сегодняшнего обращения просроченной задолженности у меня нет.

    Принимая во внимание вышеизложенное, прошу реструктуризировать мою задолженность по данномуДоговору: понизить процентную ставку до 15 % годовых или продлить сумму долга на срок 1 год.

    На первом этапе взаимодействия, когда договоры еще не заключены, наиболее частой формой делового письма является письма-запросы.

    Как правильно составить письмо-запрос Цель письма-запроса — получение информации, если до этого она была не получена или не представлена в полном объеме.

    Наиболее частые причины составления письма-запроса:

    • Нужно получить информацию о товарах.
    • Необходимо узнать есть ли нужные товары в наличии.
    • Уточнение сроков поставки.
    • Уточнение цен, скидочных акций, условий оплаты.
    • Пояснения условий продажи — нужно ли страхование, каким образом товар будет доставлен.

    План написания письма-запроса Введение: объяснить побудительные мотивы или причины обращения.

    Структура письма, запрашивающего документы, немногим отличается от других писем-запросов:

    • «шапка» (реквизиты отправителя, должность и ФИО получателя);
    • дата, исходящий номер;
    • название запроса, отражающее характер просьбы;
    • личное обращение (кроме запросов в госорганы);
    • суть просьбы;
    • вежливая фраза про сотрудничество и благодарность;
    • завершение документа (подпись, печать).

    Скачать пример письма-запроса о предоставлении документов .doc ООО «Персефона»г. Солнечногорск Московской области, ул.Почтовая, 19Тел. (49626) 722-34-18, факс (49626) 722-34-20ИНН 2192847361, КПП 50010007Директору АКБ «Финресурс»А.П. Реутову 10.02.2016 года, исх.

    Источник: http://1privilege.ru/kak-pravilno-napisat-zapros-o-predostavlenii-informatsii-obrazets/

    Официальный запрос в организацию это

    Терентьев Богдан

    Не будет лишним и указать телефон для связи, можно мобильный.Могут потребоваться и дополнительные параметры для идентификации. Например, ваш ИНН при обращении в налоговую инспекцию.

    Если вы намерены отправить запрос по почте, обязательно распишитесь под текстом. 2 Составление запроса надо начинать с так называемой «шапки». Это несколько строчек в правом верхнем углу.

    Источник: https://sroorgru.com/kak-pravilno-oformit-zapros-v-organizatsiyu/

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.