Правила оформления писем по делопроизводству образец

Деловые письма: виды и правила составления

Правила оформления писем по делопроизводству образец

Сегодня деловое письмо – неотъемлемая часть ведения бизнеса и других официальных отношений. Деловое письмо может быть составлено любым человеком или организацией, если в этом существует объективная необходимость. Но важно уметь составить его правильно.

Виды деловых писем

Существует масса видов деловых писем, классифицируемых по тому или иному признаку. Различаться они могут как по составлению, так и по целевому назначению.

Классификация

На данный момент насчитывается не менее пяти признаков, по которым осуществляется классификация деловых писем.
Один из них – функциональный признак. Согласно данному критерию письма в деловой речи подразделяются на:

  1. Письма, на которые нужно составлять письмо-ответ. В письме-ответе непременно должен использоваться индекс письма, на которое отвечает отправитель.

  2. Не нуждающиеся в письме-ответе.

Классифицируют письма и по структурному признаку:

  1. Нерегламентированные. Тип делового письма, содержание которого представляет текст, написанный полностью на усмотрение автора. Главные критерии – формально-логическое представление и правила делового этикета.
  2. Регламентированные.

    Обладают стандартными синтаксическими конструкциями и призваны решать вопросы регулярного экономико-правового характера.

Тематический признак – также основание для классификации:

  1. Коммерческая корреспонденция. Письма, относящиеся к вопросам по материально-техническому обеспечению, снабжению и сбыту.
  2. Деловая корреспонденция.

    Письма, затрагивающие экономическую, правовую, финансовую и другие формы деятельности организации.

Классификация писем по признаку адресата:

  1. Обычные. Деловое письмо составляется одним адресатом в адрес другого.
  2. Циркулярные. Письмо может быть направлено от одного отправителя по двум и более получателям.

Наконец, деловые письма также могут классифицироваться согласно композиционным особенностям:

  1. Одноаспектные. В таком письме указывается какая-либо одна конкретная проблема, сложность или вопрос, нуждающиеся в решении. Также целью этого письма может быть донесение до получателя сведений о возникновении какой-либо проблемы.
  2. Многоаспектные.

    Многоаспектные деловые письма могут доносить до получателя информацию или сведения сразу по нескольким вопросам.

Разновидности деловой письменности

Помимо общей классификации существуют также следующие разновидности деловых писем:

1. Письмо-просьба (запрос). Деловое письмо, содержащее изложение какой-либо просьбы, подчёркивая нужду предприятия в её выполнении. Излагается только от первого и третьего лица (как в единственном, так и множественном числе).

образец запроса в формате .pdf (Adobe Reader)
2. Письмо-напоминание. Письмо необходимо при невозможности получить ответ от получателя любым другим образом (например, когда отсутствует возможность личной встречи, телефонного звонка). Состоит из напоминания об обещанных действиях и указания мер, которые будут выполнены при отказе от исполнения договорённостей.
3. Письмо-подтверждение. Деловое письмо, подтверждающее факт, действие или отвечающее на поставленные раннее вопросы или предложения. образец письма-подтверждния .pdf (Adobe Reader)
4. Письмо-благодарность. Выражение благодарности за оказание какой-либо услуги в письменном виде. образец письма-благодарности .pdf (Adobe Reader)
5. Сопроводительное письмо. Письмо, составляемое при направлении получателю материальных объектов или документации. Необходимо в случаях, когда отправляемые ценности нуждаются в разъяснениях.

6. Письмо-сообщение. Деловое письмо информационного характера, не нуждающееся в ответе, целью которого является поставить в известность адресата о чём-либо.

7. Письмо-приглашение. Составляется в случае, когда одно предприятие желает пригласить другое на мероприятие какого-либо характера. В письме должны быть указаны место, дата и время проведения.

8. Гарантийное письмо. Подтверждает определённые обязательства. Адресуется как предприятию или организации, так и конкретному физическому лицу.

9. Электронная почта. Электронная деловая переписка – абсолютно новый вид деловых коммуникаций, пришедший в XXI веке, подразумевающий общение в режиме диалогов, телеконференций и т. п. Любое из перечисленных выше видов деловых писем может быть составлено в электронном виде наравне с бумажным классическим форматом.

Составление делового письма

Использование в ведении бизнеса деловых писем позволяет не только вести с партнёрами переписку, но и создавать имидж предприятия в целом, а репутация в современных реалиях имеет весьма солидное значение. К тому же деловые письма часто выступают связующими звеньями между отделами в рамках одного предприятия. В связи с этим полезно знать, как правильно написать деловое письмо.

Структура

Вне зависимости от разновидности делового письма, оно должно обладать чёткой структурой. Это позволит экономить время на составление письма автором и прочтение адресатом, верно донесёт суть и поможет получить адекватный ответ.Письмо в деловой речи обладает следующей структурой:

  1. Реквизиты отправителя. Это информация об авторе.

    Как правило, эти сведения можно найти на бланках предприятия-отправителя.

  2. Реквизиты получателя. Информация об адресате (например, должность, Ф. И. О. и др.).
  3. Дата написания. Зачастую, этот реквизит уже находится на бланке.
  4. Заголовок. Кратко, но ёмко описывает содержимое делового письма.

    Позволяет получателю быстро ознакомиться с тематикой письма и степенью важности. Правильно подобранный заголовок, написанный в строгом и лаконичном стиле, – залог того, что письмо не затеряется среди десятков других.

  5. Обращение. Расположенное по центру письма, оно содержит должность, фамилию, имя или имя и отчество получателя.

    Допустимо использование классического «Уважаемый».

  6. Преамбула. Здесь должны быть указаны мотивы написания данного конкретного письма данному конкретному получателю. В преамбуле нередко встречаются ссылки на разного рода информацию (даты, мероприятия, события и т. д.), которая известна получателю, но могла быть забыта.
  7. Основная часть.

    Часть делового письма, содержащая развёрнутую информацию. Например, непосредственное предложение, просьба, обращение и т. д.

  8. Заключение. Вежливое завершение письма.
  9. Подпись. Деловое письмо должно быть окончено подписью отправителя и стандартной формулой вежливости (например, «Искренне Ваш», «С уважением» и т. д.).

  10. Дополнительно письмо может также содержать постскриптум и приложения.

Стиль и форма

Стилистика делового письма требует:

  • нейтральную и надличностную форму изложения письма;
  • термины и речевые средства, применяемые в таком письме, должны быть единообразными и стандартизированными;
  • конкретные части делового письма должны содержать шаблонные для них языковые формы.

Составляя деловое письмо, необходимо как можно больше придерживаться сухих фактов, полностью исключив просторечия, уменьшительно-ласкательные словосочетания и так далее. Диапазон речевых средств должен быть минимален.

Требования

К данному виду писем предъявляется ряд требований, отличающих деловое письмо от других:

  1. Лаконичность. Суть делового письма – изложить максимум информации в минимуме слов.
  2. Чёткая структура.

    Деловое письмо обязательно должно быть жёстко структурировано по шаблону, приведённому выше.

  3. Отсутствие эмоций. Следует избегать эмоциональной составляющей при написании.

    Главное в письме – информация, которую необходимо донести или запросить, стараясь при этом не демонстрировать субъективное отношение.

  4. Простота изложения.

    Несмотря на максимальную концентрацию информации и минимальную – эмоций, это вовсе не означает, что текст делового письма должен содержать исключительно терминологию. Напротив, текст должен быть легко читаем и понятен.

Особенности электронного делового письма

Существует ряд особенностей и требований по оформлению электронного делового письма:

  1. Поле «Тема» всегда должно быть заполнено. Это помогает адресату распознать письмо автора среди множества других, поступающих на электронную почту. Тема, как и заголовок, должна кратко и ёмко отображать содержание письма.
  2. «Важность письма».

    Если отправляемое деловое письмо носит важный или срочный характер – в электронном его варианте необходимо поставить соответствующий флажок.

  3. Не рекомендуется в тексте использовать слова, написанные в верхнем регистре (когда все буквы в слове – прописные). В сети Интернет такое написание может быть воспринято как агрессия.

  4. Чересчур специфические термины, сленг или сокращения – недопустимы, особенно если нет уверенности, что адресат знает их значение.
  5. Для демонстрации дружелюбия или другого позитивного настроя допускается использование смайликов, но в умеренных количествах.

  6. В конце делового письма, отправляемого как сообщение по электронной почте, должна быть подпись с контактами (например, номер телефона, аккаунт в социальной сети и др.).
  7. Если к сообщению прикрепляется какой-либо файл как приложение, о его наличии должно быть упоминание в тексте сообщения.

В отношении деловых писем, направляемых посредством электронной почты, актуальны все требования и правила, что и для классической деловой письменности.

Распространённые ошибки

Любому человеку свойственно ошибаться, особенно если речь идёт о формальном общении. В деловых письмах чаще всего допускаются такие ошибки:

  1. Приветствие «Доброго времени суток». Данное словосочетание у многих получателей вызывает раздражение.

    Вряд ли это именно та реакция, на которую рассчитывал автор письма.

  2. Пунктуационные, орфографические и другие ошибки в письме. При составлении делового письма крайне важно следить за тем, чтобы оно было написано по всем правилам русского языка.

  3. «Вы» и «вы». Многие люди до сих не ощущают разницы между этими местоимениями и часто путают их. «Вы» – вежливое и почтительное обращение к одному человеку, а «вы» – к группе людей.
  4. Точка после подписи.

    В деловом письме после подписи точка никогда не ставится.

Ответ на деловое письмо

На некоторые деловые письма необходимо отвечать. Как и когда это сделать правильно?Согласно нормам делового этикета, на важные деловые письма ответить следует не позднее, чем через 48 часов. Менее важная корреспонденция допускает отсрочки ответа до 14 дней.

К письму-ответу (например, письмо-подтверждение) предъявляются те же требования, что и к иному другому письму делового стиля. Отличительной чертой является лишь то, что в ответах используется прямая ссылка на деловое письмо, на которое отвечает отправитель. Это может быть определённый номер, дата получения, индекс и так далее.

Следует помнить, что ответ также должен быть точен, лаконичен, неэмоционален и понятен к прочтению.

Деловое письмо – важный атрибут официальных взаимоотношений как между людьми, так и между организациями. Составление требует знания правил и требований, но умение писать деловые письма может понадобиться любому человеку.

Главные условия – умение излагать мысли точно, прямо и кратко, не забывая о вежливости и этикете.

Выделите текст и нажмите Ctrl+Enter

Источник: https://sovetadvokatov.ru/502-kak-pravilno-napisat-delovoe-pismo.html

Деловое письмо: виды, правила оформления, структура

Правила оформления писем по делопроизводству образец

Деловое письмо является неотъемлемым элементов поддержания партнерских отношений между клиентами, поставщиками и заказчиками.

Грамотный текст, корректное оформление и соблюдение этики деловой переписки позволяет наладить не только взаимовыгодное сотрудничество, но и повысить имидж компании.

Прежде, чем приступить к оформлению делового письма, стоит определиться с основной целью. Это может быть выражение благодарности, приглашение, поздравление или предложение сотрудничества. Деловое письмо должно максимально четко выражать основную мысль и составлено с учетом требований деловой переписки.

Основные требования, предъявляемые к оформлению делового письма

  • Наличие фирменного бланка с наименованием организации, адресом, логотипом и печати;
  • Обязательно наличие полей: слева – 3 см, справа –1,5 см;
  • В шапке делового письма обязательно указывается получатель (ФИО, должность);
  • В соответствии с требованиями делопроизводства, в левом верхнем углу указывается дата отправки письма и его регистрационный номер;
  • Деловое письмо подписывается отправителем (ФИО, должность);
  • Традиционно, деловое письмо составляется с использованием шрифта Times New Roman с 12-м размером и одинарным интервалом.

Яркими примерами писем деловой переписки являются оферта, гарантийные или сопроводительные письма, которые отличаются рядом характеристик.

  • Оферта представляет собой деловое предложение о сотрудничестве с указанием деталей договора и является предварительным этапом заключения основного договора;
  • Основная цель сопроводительного письма – предоставление дополнительной информации, сведений или фактов, которые могут заинтересовать потенциального клиента или работодателя. Такие виды писем могут прекрасно дополнить резюме, оферту или коммерческое предложение;
  • Гарантийное письмо относится к виду некоммерческой документации и представляет собой обязательство выполните те или иные действия (оплату, прием на работу или поставку товаров).

Чтобы корректно донести информацию до получателя, за основу можно взять образец делового письма, структура которого легко адаптируется для каждого из видов переписки.

  • Вступление, содержащее обращение, заголовок и основную цель;
  • часть, в которой излагается суть письма и необходимые детали;
  • В заключении указывается ФИО отправителя, должность и пожелания, если таковые уместны.

Образцы деловых писем

Образцы благодарственных писем:

Благодарственное письмо – это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п.

Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку.

Оно может являться письмом-ответом на инициативное письмо: письмо-поздравление, письмо-приглашение либо инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя.

Образец благодарственного письма за сотрудничество (.doc)

Образец благодарственного письма организации (.doc)

Образец благодарственного письма сотруднику (.doc)

Образцы гарантийных писем:

Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию.

Образец гарантийного письма о выполнении работ (.doc)

Образец гарантийного письма на оплату (.doc)

Образец гарантийного письма о предоставлении юридического адреса (.doc)

Информационные письма

Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

Образец информационного письма о смене директора (.doc)

Образец информационного письма о выставке  (.doc)

Оферта. Образцы писем-предложений

Оферта (договор оферты) – это предложение о заключении договора о сотрудничестве с указанием основных деталей сделки: наименования, количества, качества, цены товара, условий и срока поставки, оплаты, способа доставки. Она является предварительной стадией заключения договора. Лицо, делающее предложение, называют оферентом, принимающее – акцептантом. Предложение, сделанное неопределенному кругу людей, называется публичной офертой.

Образец письма – коммерческого предложения о сотрудничестве (.doc)

Образец письма-предложения (оферты) о заключении договора (.doc)

Образец оферты (письма-предложения) о поставке продукции (.doc)

Рекламация. Образец рекламации (письма-претензии)

Рекламация – это претензия, которая составляется при совершении сделки в случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученного товара, сроками поставки и т.п.

Письмо-претензия (рекламация) содержит претензии к стороне, нарушившей свои обязательства по договору и требования о возмещении убытков: о замене некачественного товара, устранении дефектов, снижении цены и прочее.

Пример / образец рекламации (письма-претензии) о замене товара (.doc)

Бланк рекламации (письма-претензии) по факту брака (недостачи) товара (.doc)

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо – это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т.п.

Образец сопроводительного письма к резюме (.doc)

Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению (.doc)

Образец сопроводительного письма в налоговую (.doc)

Образец сопроводительного письма к договору (.doc)

Образец сопроводительного письма к документам (.doc)

Рекомендательные письма

Рекомендательное письмо – это документ, который представляет собой отзыв о соискателе со стороны его бывшего руководителя либо сотрудника с профессиональной точки зрения.

Рекомендательное письмо содержит в себе краткую характеристику профессиональных навыков, достижений человека, его основных успехов во время учебы либо работы, сильных сторон.

С помощью рекомендаций работодатель может увидеть более четкую картину профессиональной деятельности кандидата, узнать мнение о нем как о сотруднике со стороны людей, которые с ним работали либо учились.

Рекомендательное письмо требуют не все работодатели, но при поиске новой работы лучше все-таки позаботиться о его наличии и, как и сопроводительное письмо, приложить к резюме – это придаст большую солидность кандидатуре соискателя.

Образец рекомендательного письма сотруднику (.doc)

Образец рекомендательного письма компании  (.doc)

Образец рекомендательного письма бухгалтеру  (.doc)

Образец рекомендательного письма водителю  (.doc)

Письмо-напоминание. Образец письма-напоминания

Письмо-напоминание – это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств.

Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п.

Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой.

Образец письма-напоминания об условиях акции (.doc)

Образец письма-напоминания о выполнении условий договора (.doc)

Письмо-подтверждение. Образец письма-подтверждения

Письмо-подтверждение – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.

Образец письма-подтверждения (о сотрудничестве) (.doc)

Образец письма-подтверждения (о получении товара)  (.doc)

Письмо-поздравление. Образец письма-поздравления

Письмо-поздравление – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью поздравления человека либо организации по какому-то поводу: личному празднику либо достижению, государственному, корпоративному празднику и т.п.

Образец письма-поздравления (.doc)

Письмо-приглашение. Образец письма-приглашения

Деловое письмо-приглашение – это приглашение на какое-то мероприятие: конференцию, работу, собеседование, выставку, встречу, концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание и т.п.

Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.

Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество.

Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма.

Образец письма-приглашения  (.doc)

Письмо-просьба. Образец письма-просьбы

Письмо-просьба – это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу – организации. Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу.

Образец письма-просьбы  (.doc)

Письмо-соболезнование. Образец письма-соболезнования

Письмо-соболезнование – это выражение сочувствия по поводу какого-то печального события либо утраты: соболезнования по поводу смерти, аварии и т.п.

Образец письма-соболезнования (.doc)

Источник: https://www.ecsb.ru/articles/2077

Новые требования к оформлению документов по делопроизводству

Правила оформления писем по делопроизводству образец

Успех в ведении предприятия во многом зависит от верной организации документооборота. Каждая фирма независимо от формы принадлежности и информационного потока должна вести делопроизводство. Это могут быть приказы, сообщения и протоколы. Все они относятся к организационно-распорядительной документации.

Управление записями — это работа по созданию документов для организации, выполняемая в соответствии с определёнными правилами и требованиями. Чаще всего фирмы выделяют специальных работников, занятых только в этой области. В компаниях не каждый сотрудник может выполнять функции секретаря.

Если понятна суть терминологии делопроизводства, то и происхождение, и весь цикл прохождения документа становится ясным. Прежде всего это фиксация на реальных носителях официальной информации. Во время этого процесса формируется организационный и административный документ, который впоследствии активирует конкретные действия.

Термин «делопроизводство» не был замечен в течение длительного времени, только в середине прошлого века был формализован, зафиксирован в нормативных документах на муниципальном уровне.

Организация не может работать независимо от закона. Каждый раз есть документ и делопроизводственный процесс. Все документальные вопросы решают специалисты:

  • секретари;
  • архивариусы;
  • сотрудники отдела кадров.

Управление включает запись информации на физическом носителе, создание бумажного или электронного документа. На этом основано управление документацией организации — передача сообщения начиная с его создания и заканчивая исполнением и отправкой в ​​дело или удалением.

В зависимости от пространства для создания деловых бумаг, относящихся к сотрудникам и руководству организации, поток данных распределяется на внешний и внутренний. Будущий порядок действия сообщения будет зависеть от источника.

Внутренний документооборот организации связывает следующие действия:

  • составление плана документа;
  • оформление;
  • подписание плана, проставление даты и регистрационного номера;
  • со стадии оформления принятие к исполнению;
  • передача исполнителям и контроль;
  • выполнение требований;
  • регистрация бумаг для дальнейшей записи в зависимости от времени и потребностей;
  • устранение просрочки или регистрация для архивных накоплений.

Секретарское дело

У большинства сотрудников компании довольно смутное представление о том, что это — документационная работа и делопроизводственный процесс. Для секретаря это является профессией. Секретарь компании отвечает за документооборот.

По форме и особенностям организации офисных услуг предприятие делится на соответствующие формы:

  1. Централизованный — все секретари присутствуют в одном отделе и подчиняются главному управляющему.
  2. Децентрализованные секретари и сотрудники, выполняющие свои прямые обязанности, разбросаны по всей организации и подотчётны различным руководителям.

Смешанный тип лучше известен в крупных организациях. Особенности документооборота на предприятии будут напрямую зависеть от формы, в которой будет принят Секретариат.

Руководство по функционированию в офисе

Независимо от размера и формы собственности каждая организация должна иметь нормативный акт, регулирующий движение документов. На самом деле не все знают, что это за руководство по управлению документами. Этот вопрос касается не только секретарей, но и менеджеров.

Инструкция считается внутренним нормативным актом организации, утверждённым приказом или распоряжением руководства. Он содержит все строки документа, что являют подлинность официальных бумаг, примеры оформления, формы.

В небольших организациях с низким уровнем рабочего процесса (менее 200 документов в год) не возникает вопроса о том, что такое документационный учёт. Все решают сами работники или менеджер.

Если обязанности делопроизводителя не считаются прямыми для работника и не указаны в его трудовом договоре, должен быть издан приказ о назначении этих функций. Прямые дополнительные обязанности, обязательства и компенсации должны быть подробно описаны в оригинальном документе.

Основные понятия документооборота

С точки зрения работы, документооборот — текущий процесс, что определяет поток документов как движение информации между их составителями и руководителями и фактически подчёркивает вероятность информирования всех заинтересованных сторон, доведения до них принятых выводов, внедрения учёта и контроль. В свою очередь, в офисе ведётся работа по ведению, обновлению и проверке документации.

Поскольку важность информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, управление и документооборот организации играют существенную роль. Зачастую правильность заключения и последний результат зависят от ясности формулировок, скорости подготовки документов.

Есть типа документов:

  1. Входящие (приходящие в организацию).
  2. Исходящие (отправленные из компании).
  3. Внутренние (разработанные и применяемые сотрудниками в процессе управления).

Работа с бумагами в организации распространяется и за пределы компании. Все процессы должны быть верно задокументированы.

Для входящих важным является следующее:

  • метод первичной обработки;
  • предварительное обсуждение секретарём;
  • регистрация;
  • управленческая инструкция по внедрению;
  • обработка, подготовка ответов;
  • проверка производительности.

Данные, которые отправляются из учреждения, важно правильно оформить и зарегистрировать. Это важная информация, влияющая на отношения между компаниями. Важно соблюдать требования к оформлению писем в делопроизводстве.

Для исходящих важно выполнять следующее:

  • правила оформления писем по делопроизводству, образца;
  • регистрацию;
  • своевременную отправку.

Внутренние информационные процессы также очень важны в организации. От документов зависят отношения и производительность работы предприятия.

Для внутреннего документооборота важно следующее:

  • разработка;
  • регистрация;
  • обработка, подготовка ответов;
  • мониторинг производительности.

Скорость обработки документации зависит от правильности оформления документов, а также от утверждённых стереотипов документооборота в организации.

Правила оформления документов

Оформление бумаг в широком смысле — это соблюдение ГОСТа, требований к оформлению документов, нормативных актов при подготовке, копировании, утверждении, передаче документации. Располагается информация обычно на физическом носителе (бумага, электронный диск, флешка) в соответствии с действующим законодательством.

Заявки, в соответствии с которыми оформляются бумаги, определяются по ГОСТу. Это технический закон, на основании которого любая организация, учреждение разрабатывает персональные правила относительно документации:

  • инструкции;
  • нормативно-правовые акты.

Любая информация имеет персональный набор деталей. Документация содержит все необходимые реквизиты.

Соответствие требованиям по созданию и оформлению документации должно быть:

  • в целях обеспечения действительности информации;
  • для обработки бумаг;
  • для эффективного поиска документации;
  • для создания правильной рабочей среды.

Расположение деталей бланка по ГОСТ позволяет не только работать с документацией быстро и качественно, без временных затрат, но и придать документу качественный вид.

Основное нововведение

Новый ГОСТ определяет ряд требований к офисной работе, явно отличающихся от тех, что были представлены ранее.

Более актуальными являются:

  1. Критерии создания и оформления текстовой документации, таблиц в Ворд. В них рассматриваются такие проблемы, как шрифты, отступы и интервалы между абзацами, поля и форматирование.
  2. Руководство, что нужно унифицировать, и заверение копий. Надпись расширена.
  3. Информация о системах регистрации.

Новые требования по оформлению

С учетом учебных определений появились общие критерии оформления официальных документов. Для тех, кто ещё не узнал о наличии стандарта в области делопроизводства из представленного закона, будет полезен текст разделов ГОСТа.

Стоит обратить внимание на раздел пособия «создание документов», который систематизирует и описывает критерии для всех типов деталей, охватывающих текст:

  • номер страницы;
  • предпочтительные шрифты и их размеры;
  • отступ абзаца;
  • значение межстрочного интервала, расстояние между символами и словами;
  • выравнивание текста;
  • максимальная длина линии углового и продольного расположения;
  • критерии разметки для жирного текста;
  • регистрация титульного листа;
  • ограничение доступа;
  • шаблон электронной подписи;
  • написание структурного подразделения и создателя документа.

Раздел «регистрационные данные» дополняется правилами подачи вступительных обращений и окончательной маркировкой, электронной подписью лица, исполняющего обязанности непосредственного руководителя.

Размер формы снова был добавлен в раздел «формы» — A6, было определено значение левого поля для документов с долгосрочным хранением (более 10 лет) и установлены критерии для использования форм на 2 языках. Приложения дополняются стандартами титульного листа, формой структурного подразделения, продольной формой сообщения организации на двух языках.

Принимая во внимание вышеперечисленные дополнения и изменения, целесообразно подготовить или пересмотреть государственные кадровые принципы для существующей рабочей организации.

С начала нововведений в документах указывается имя лица структурного подразделения создателя документа. При необходимости в правом верхнем углу может быть ограничительная пометка.

При разработке столбца «адресат» инициалы теперь должны быть строго после имени. То же самое относится и к символу официального утверждения. Но все подписи также должны использоваться до наименования.

Оптимизация деятельности

Игнорируя быстрое развитие цифровых технологий, многие организации испытывают трудности с улучшением своего рабочего процесса. Продолжают обязательную бумажную переписку и заполняют очередной журнал.

Это обычно происходит по следующим причинам:

  • противодействие инновациям;
  • отсутствие денег в организации.

Стоит напомнить, что фактическая современная оптимизация параметров рабочего процесса со значительными инвестициями принесёт в скором времени очевидный финансовый эффект компании и усовершенствует работу с документами.

Источник: https://nauka.club/deloproizvodstvo/oformleni%D0%B5-dokumentov.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.