Правила оформления документов по госту 2021

Содержание

Стандарты оформления курсовой работы по ГОСТу 2020

Правила оформления документов по госту 2021

Среди студенческих работ, не принятых к рассмотрению или защите, большинство составляют плохо оформленные труды, а лидером среди причин негативной реакции преподавателя и занижения оценки за курсовой проект является неверное оформление. В представленной статье подробно описаны стандарты оформления курсовой работы по ГОСТу 2020 года.

Несмотря на то, что каждое учебное заведение имеет право выставлять свои требования к оформлению курсовой работы, существуют общие положения, которые остаются неизменными в любом случае. Рассмотрим их более детально.

  • Текст работы печатается исключительно на одной стороне листа белой бумаги формата А4.
  • Цвет шрифта – черный, размер – не менее 12 пт. Обычно практикуется использование кегля 14 пт.
  • ГОСТ не определяет тип шрифта, однако, рекомендованный – Times New Roman.
  • Размер полей страницы: правое – не менее 10 мм, верхнее и нижнее – не менее 20 мм, левое – не менее 30 мм.
  • Для курсовой работы используется сквозная нумерация по всему тексту работы. Страницы нумеруются арабскими цифрами. Номер располагается в центре нижней части листа без точки. Несмотря на то, что титульный лист включается в общую нумерацию, на нем номер не ставится.

Помимо этих требований, изучайте и соблюдайте методические указания к написанию курсовой работы, разработанные вашим учебным заведением.

Оформление титульного листа

Любая студенческая работа начинается с титульного листа. На нем должна присутствовать следующая информация:

  • полное название учебного заведения;
  • наименование кафедры;
  • тема курсовой работы и название предмета;
  • фамилия, имя и отчество автора работы;
  • данные преподавателя;
  • город и год написания курсовой работы.

Как правило, название темы курсовой работы оформляется 16 кеглем (иногда дополнительно выделяется жирным), все остальные данные – 14 пт.

Образец:

Скачать образец титульного листа курсовой работы

Оформление содержания

Согласно ГОСТу название раздела «» пишется заглавными буквами и размещается по центру строки.

В оглавлении указываются следующие сведения:

  • введение;
  • название всех глав;
  • наименование параграфов и пунктов;
  • заключение;
  • перечень использованных источников;
  • наименование приложений.

Напротив каждого элемента работы указываются номера страниц, обозначающие место их начала. Перечень данных этого раздела оформляется 14 кеглем и выравнивается по ширине листа.

Образец:

Оформление введения

В данном разделе описывается следующая информация:

  • Актуальность изучаемой темы.
  • Уровень освещения и разработанности исследуемого вопроса.
  • Методологическая основа проекта.
  • Основная цель и задачи.
  • Итоговый результат.

В большинстве случаев на этот раздел выделяется от 3 до 5 страниц. Заголовок, слово «Введение», оформляется прописными буквами, 16 кеглем и располагается по центру страницы. Остальная информация пишется 14 кеглем и выравнивается по ширине листа.

Образец:

Оформление основной части

В основной части передается суть всего курсового проекта. Допустимый объем напрямую зависит от факультета, выбранной темы и научного руководителя. При написании основного текста следует соблюдать следующие правила:

  • Основной текст студенческой работы выравнивается по ширине страницы.
  • Межстрочный интервал выставляется 15 мм.
  • Перед каждой красной строкой соблюдается отступ равный 12,5 мм.
  • Предпочтительный шрифт – Times New Roman.
  • Главы и подразделы оформляются 16 кеглем, а остальной текст – 14.

Иногда, на некоторых технических факультетах основной текст курсовой размещается в рамке.

Образец:

Оформление заключения

Данный раздел является гармоничным продолжением основной части. В нем демонстрируются:

  • итоговые результаты работы;
  • выводы, основанные на исследуемых в проекте вопросах;
  • собственные умозаключения студента и рекомендации по урегулированию рассматриваемой проблемы.

В большинстве случаев, для данного раздела выделяется от 2 до 3 страниц. Заголовок пишется прописными буквами, 16 кеглем, а остальной текст – 14.

Образец:

Оформление списка использованных источников

Государственного стандарта по оформлению списка источников нет, однако некоторые правила едины и их следует соблюдать. Порядок расположения источников должен быть следующим:

  • нормативные акты;
  • монографическая литература;
  • печатная периодика: журналы, газеты и прочее;
  • иностранные источники на языке оригинала.

Как правило, источники располагаются в алфавитном порядке, однако эту информацию следует уточнить у научного руководителя. Изначально располагаются русскоязычные источники, а затем – иностранные. Данные об источниках размещаются в порядке появления ссылок на источники в самом тексте и нумеруются арабскими цифрами без точки.

Заголовок пишется заглавными буквами, 16 кеглем и располагается по центру строки. Список источников оформляется 14 кеглем, выравнивается по ширине листа и имеет междустрочный интервал равный 15 мм, отступ абзаца – 12,5 мм.

Образец:

Оформление иллюстраций

Под иллюстрациями подразумеваются графики, таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии, различные документы и т.д. В зависимости от вида иллюстрации, они могут располагаться:

  • непосредственно после текста, в котором впервые упоминаются;
  • на следующей странице;
  • в разделе «Приложения».

Иллюстрации имеют сквозную нумерацию и обозначаются арабскими цифрами. Большие иллюстрации, которые не вмешаются на странице А4 формата, целесообразно вынести в раздел «Приложения».

Образец:

Оформление формул и уравнений

Формулы или уравнения выделяются из текста и размещаются в отдельной строке. Если необходимы пояснения к представленным в них символам, тогда их следует привести сразу под формулой в такой же последовательности, в которой они прописаны в уравнении/формуле.

Все формулы и уравнения курсовой нумеруются арабскими цифрами, которые указываются в круглых скобках и размещаются справа от формулы/уравнения.

Оформление ссылок

Ссылки вставляются в текст, когда студент курсовой цитирует или пересказывает мысли другого автора. В зависимости от требований учебного заведения, их допустимо размещать в сносках или тексте научного труда.

Ссылка на источник принято оформлять в квадратных скобках, указав:

  • порядковый номер цитаты, который расшифровывается в списке использованных источников;
  • номер страницы, на которой она расположена.

Образец ссылки в сноске:

Образец ссылки в тексте на внешний источник:

Образец ссылки в тексте работы на источник из списка литературы:

Стандарты оформления курсовой работы практически не подвергались значительным видоизменениям за последние годы. Между тем, лучше всего иметь самую свежую и проверенную информацию. Поэтому, прежде чем браться за написание курсовой работы, выясните все о требованиях оформления, соответствующих вашему ВУЗу.

Источник: https://kursar.ru/standarty-oformleniya-kursovoj-raboty

Как составить приказ: образец, правила оформления приказа. Офисная служба

Правила оформления документов по госту 2021
Приказы в любой компании — это основной распорядительный документ. Они могут быть разного назначения, но суть у них одна — внедрить, утвердить какое-либо решение или проинформировать сотрудников об изменениях.

Обычно выделяют три группы приказов: по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам и по основной деятельности. К последней группе относят те документы, которые касаются делопроизводственных процессов и затрагивают весь коллектив.

Давайте разберем, как правильно структурировать и написать приказ по основной деятельности, сделать шаблон и не допустить ошибок. Это статья, своего рода, шпаргалка для начинающих.

Какие виды приказа по основной деятельности бывают

Официального разделения приказов по видам нет, все они издаются в целях исполнения административных решений.

Компания может самостоятельно разработать внутреннюю инструкцию или отдельное приложение и утвердить классификацию приказов по ОД.

Можно классифицировать приказы по цели их издания и по характеру информации, которая в них содержится. Нумерация для каждого ведётся отдельно.

По цели издания приказы бывают:

 

  • инициативные – в них даётся разъяснение необходимости создания документа и приводится обоснование административных решений;
  • исполнительные – издаются для выполнения распоряжений вышестоящего руководства. В них обязательно присутствуют основные атрибуты директивы (указа, постановления и др.) – автор, дата номер и заголовок без сокращений.

По характеру информации, содержащейся в приказе, можно выделить группы, которые отражают:
 

  • структурные вопросы. Утверждается штатное расписание, его изменения, создание филиалов, представительств;  
  • разработку, утверждение, введение в действие внутренней документации. Здесь закрепляются должностные инструкции, правила внутреннего распорядка, графики отпусков, классификаторы, различные положения, касающиеся общей деятельности организации;  
  • создание различных комиссий и групп — освещают создание, правила и условия деятельности инспекционных и аттестационных комиссий, рабочих групп;  
  • финансовую политику — утверждается положение об оплате труда, о премировании сотрудников, о выплате материальной помощи, отражаются другие вопросы, связанные с финансами;  
  • вопросы охраны труда — конкретизируются законодательные и подзаконные акты по охране труда с учетом особенностей деятельности организации;  
  • работу по планам развития – задачи, планы-графики, анализы потенциала;  
  • вопросы снабжения — формулируются критерии выбора видов и способов снабжения, его планирование и нормирование.

Как правильно оформить приказ

Приказы можно составлять на фирменных бланках или на стандартных листах бумаги формата А4, которые допускается использовать с обеих сторон. Правила оформления документа определяет администрация компании самостоятельно, и закрепляет их в утвержденных внутренних руководствах.

Принято использовать государственный стандарт, что облегчает переписку при межведомственных контактах. Федеральным архивным агентством разработана типовая инструкция на основании ГОСТ Р 7.0.97-2016, в которой определен порядок формирования и состав обязательных атрибутов распорядительных актов:

  • эмблема или логотип – если есть;  
  • название организации. Если есть вышестоящий орган, его наименование размещают сверху. При составлении проекта несколькими учреждениями – размещают на одной линии;  
  • вид документа;  
  • место составления или издания. Указывается официальный адрес организации, если из её наименования понятно месторасположение, то можно не указывать;  
  • дата документа – означает дату визирования, а не регистрации. По новому госту, при использовании буквенно-цифрового способа записи, в однозначное значение «0» не ставится. Если указание подписывают несколько должностных лиц, проставляется по дате последней подписи;  
  • регистрационный номер – можно дополнить индексом по внутренней классификации. При совместном составлении несколькими учреждениями, указывается номер каждого из них, отделенный косой черточкой, в порядке перечисления в заголовке;  
  • заголовок к тексту. Должен быть лаконичным и передавать суть приказания в предложном падеже. Оформлять можно как прописными, так и строчными буквами. Если текст небольшой, то заголовок составлять не обязательно;  
  • текст пояснительного раздела должен обозначить, по какому указанию руководства и с какой целью издаётся приказ. В распорядительной части кратко, в повелительном наклонении, от первого лица, доводится информация, достаточная для исполнения решений и не допускающая различных толкований. Разрешается выделять значимые фрагменты текста. Не лишним будет проверить текст на наличие грамматических ошибок;  
  • подпись включает: название должности, личную подпись, инициалы и фамилию. При подписании несколькими руководителями, подписи располагаются в зависимости от статуса.

В некоторых случаях к приказам прикладываются справочные или утверждаемые документы – приложения. В этом случае в тексте пишется в скобках (приложение №__).

В документе-приложении справа сверху на первом листе отмечают, к какому, от какого числа приказу оно относится, либо утверждается. Если приложение одно, то оно не нумеруется.

Для более полной информации о приказе, национальный стандарт предусматривает дополнительные реквизиты, которые размещаются при необходимости:
 

  1. Отметка об исполнителе оформляется на последней странице, с лицевой или оборотной стороны, внизу рабочего поля.
  2. Штамп «Контроль» ставится в верхнем поле распоряжения и означает, что он взят на контроль одним из руководителей.
  3. Ограничение доступа.
  4. Отметка о направлении в дело указывает его место хранения, в соответствии с номенклатурой.

Отметку об ознакомлении делать не обязательно, она не является реквизитом. Но практика показывает: чтобы не возникало недоразумений, лучше всё-таки оформлять лист ознакомления в свободной форме.

Как составить шаблон приказа в MS Word

Подготовленный заранее шаблон приказа в MS Word поможет упростить работу делопроизводителя и секретаря. Не нужно будет каждый раз вспоминать правила оформления приказа, выставлять разметку, выравнивать и т.д.

Открыли шаблон и начинайте сразу с главного — с изложения воли руководства. С чего начать? 1. Выставляем значения полей: левая, верхняя и нижняя граница поля должны быть не менее 20 мм, правая – не меньше 10. 2.

В меню «Вставка» выбираем «Номер страницы» для нумерации многостраничных проектов. Выбираем простой формат. Располагаем по центру на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. 3.

Для того чтобы номер на первом листе не отображался, в меню «Разметка страницы» открываем диалоговое окно «параметры страницы», вкладка «Макет». В разделе «Различать колонтитулы» делаем отметку.

4. Располагаем реквизиты по указаниям Росархива. Пример ниже.

Количество показов: 43432

Источник: https://3259404.ru/blog/articles/kak-pravilno-oformit-prikaz-po-obraztsu/

Оформление диплома по ГОСТУ: правила, пример

Правила оформления документов по госту 2021

страница → Блог → Оформление диплома по ГОСТУ: правила, пример

Нумерация страниц – с первого листа. Но на титульной стороне номер не указывается, а печать начинают со 2 странички. Цифры обозначают по центру, другие символы не нужны. При оформлении нужно ознакомиться со стандартом оформления работы своего учебного заведения, поскольку во всех организациях могут быть свои дополнения по этому поводу. 

Если указываются наименования печатных материалов (статей, монографий, журналов) применяют кавычки «…..». А при цитировании используют другой вариант – “…..”. 

Выбор шрифта для диплома

Диплом по ГОСТу должен писаться с помощью подходящего шрифта. В стандарте его тип не указан, но практически все учебные заведения применяют Times New Roman. По ГОСТу разрешается применение дополнительного шрифта, если выделяются определенные термины, формулы.

Его размер должен составлять не меньше 12, но обычно применяют 14 кегль.

Чтобы поставить акцент на важных моментах в работе, используется полужирный шрифт или курсив. Во введении обычно выделяют «предмет, объект, актуальность».

Если диплом соответствует ГОСТу, он будет принят сразу.

Правила оформления содержания (оглавления) диплома

Как оформлять диплом, чтобы его сразу приняли? является обязательной частью, которая находится после титульной страницы и содержит перечисление всей структуры работы. Кроме заголовков в нем фиксируют номера страниц, где можно найти ответ на конкретную тему. 

Эта часть работы оформляется не ручным способом, а на основе специальных настроек редактора. К примеру, в Ворде есть автособираемое оглавление, расположенное в разделе «Ссылки». 

Как оформить ссылки (сноски) в пояснительной записке диплома

При оформлении диплома по ГОСТу важно учитывать, что вставлять ссылки на источник следует обязательно, ведь все учащиеся должны полагаться на прочитанную литературу. Поэтому важно указывать все сноски. 

Еще нужно написать номер листа, рисунка, откуда брали сведения. К примеру, [3, стр.35, таблица 5] значит, что «3» – это номер списка, «35» – листа, «5» – таблицы. 

Правильное оформление цитирования в тексте диплома

В дипломной работе разрешается использовать цитирование. Это является законным, главное, следует правильно оформить заимствования. Еще использование цитат позволяет увеличить общий объем работы. 

Поскольку уникальность диплома по гуманитарной теме составляет 80%, а по технической 75%, то заимствований должно быть не более 15 и 20%. Остальная часть «не своего» материала – в основном термины, формулы. 

Оформление рисунков (картинок) в дипломной работе

Как оформить диплом, чтобы он выглядел аккуратно? Изображения в работе могут быть представлены в форме графиков, диаграмм, иллюстраций. По нормам, к ним следует указывать ссылки, откуда были взяты рисунки. Еще графическая информация указывается после текста и подписывается. 

Фотографии нумеруют арабскими цифрами. Это касается номера главы, параграфа и подпункта. К примеру, 2.3, где «2» означает главу, а «3» – рисунок. Внизу иллюстрации необходимо подписать и выровнять по центру. Слово «Рисунок» пишут полностью, а в конце точку не ставят. Подписывать следует все изображения.

Оформление таблиц в дипломе

Выполнять сравнение показателей необходимо с помощью таблиц, которые могут находиться в тексте или в приложении. В работу нужно включать ссылки на таблицы. Таблицы располагаются после текста, где обозначена ссылка и сквозная нумерации. Сначала указывают номер раздела, а потом номер таблицы. Цифры разделяют точкой. 

Таблицы, расположенные в приложении работы, следует нумеровать арабскими цифрами по отдельности. Первая буква свидетельствует о наименовании приложения (Б.2). Слово «Таблица» необходимо писать полностью. Наименование указывают сверху, по левому краю. В конце точка не ставится.

Крупные таблицы можно переносить на другую страницу. Тогда внизу не ставят горизонтальную линию, поскольку ее переносят на следующую страницу. Наименование фиксируют над первой частью таблицы, а на второй указывают, к примеру, «Продолжение таблицы 3.4». 

Большая таблица, где располагается множество строк и столбцов, делится на части. Важно контролировать, чтобы рамки не были за пределами границ. Если табличка больше формата А4, то боковые части можно делить. Главное надо следить, чтобы участок, который был в прошлой строке, повторился.

Наименования строк и столбцов пишут с заглавной буквы, а в подзаголовках все буквы должны быть строчными. Точку ставят лишь при сокращениях. Заголовки и подзаголовки строк запрещено делить косыми линиями. При расчете таблицы студентом под ней обозначают, по какой информации выполнялись расчеты.

Использование маркированных и нумерованных списков в дипломе

Маркированные и нумерованные перечисления могут находиться в работе, поскольку они делают ее аккуратной. Списки могут располагаться во всех разделах, в том числе в подпунктах. 

Если перечень маркированный, то в конце строки ставят точку с запятой, а если нумерованный, то точку в конце предложения. В первом случае все строки должны быть со строчной буквы, а во втором – с заглавной. 

Оформление приложений в дипломной работе

Приложения – это дополнения к работе. Они являются подтверждением трудов студента. По нормам ГОСТа, в тексте указывают ссылки на приложения, которые следует пронумеровать. Этот документ может быть самостоятельным.

Приложение начинают с нового листа А4. Это слово пишут только заглавными буквами. Все приложения начинают с новых страниц. В этой работе могут находиться пункты и подпункты. 

Оформление списка литературы в дипломе

Чтобы получить положительную оценку, нужно знать, проставлять и правильно оформлять источники, которые использовались в составлении работы, поскольку за неправильное написание оценка может быть снижена.

Необходимо соблюдать последовательность источников: все пишется по алфавиту. Если это нормативные акты, то их прописывают перед библиографическим перечнем. В него могут входить нормативные документы, Конституция РФ, научная и учебная литература, справочники, иностранная литература и электронные источники. Еще могут использоваться методички.

Если авторов более 4, то сначала указывают наименование источника, а затем перечисляют авторский состав. За инициалами первого автора ставят точку с запятой. Редактор книги не может быть указан на первом месте. Сначала указывают основное наименование источника. 

Сведения об источнике следует обозначать так же, как они зафиксированы в литературе. Важно помнить об области издания, параллельных сведениях. Все остальные данные фиксируют после точки с запятой. Номер нужно указывать арабскими цифрами или словами. 

В первую очередь указывают место издания, а потом имя издателя после двоеточия. Информацию о функциях издателя заключают в квадратные скобки. Дата издания указывается после запятой, а место издания книги закрывают в круглые скобки. 

При использовании материалов сайта, обязательно указание активной ссылки на источник.

Источник: https://kursar.su/oformlenie-diploma-po-gostu-pravila-primer

Нормативная база современного делопроизводства

Правила оформления документов по госту 2021

Из статьи вы узнаете о базовых документах современного делопроизводства, которыми необходимо руководствоваться при разработке основного документа, устанавливающего требования к документам и технологиям их обработки, – инструкции по делопроизводству.

ЧТО ТАКОЕ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ?

Организация работы с документами на протяжении их жизненного цикла регулируют нормы и правила, которые устанавливают, во-первых, законодательство в сфере информации и документации, во-вторых, – локальные нормативные акты (далее – ЛНА) организации, которые разрабатывают в соответствии с действующим законодательством.

Наряду с инструкцией по делопроизводству в организациях могут разрабатывать и иные нормативные документы по делопроизводству: правила, положения, регламенты, порядки, которые регулируют работу с отдельными видами или комплексами документов (например, положение о внутренних нормативных документах организации, положение о ведении договорной работы и т.д.). Также разрабатывают ЛНА, которые регламентируют административные или бизнес-процессы (например, регламент контроля исполнения документов (поручений)). Кроме этого, работа в системе электронного документооборота (далее – СЭД) происходит в соответствии с инструкциями, которые разрабатывают поставщики программного обеспечения.

ДОКУМЕНТЫ В СОВРЕМЕННОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

В целях исключения рисков, связанных с несоблюдением действующего законодательства в сфере информации, документации и архивного дела, инструкцию по делопроизводству следует разрабатывать на основании современных нормативных документов сферы делопроизводства (Схема 1).

Опишем назначение и содержание этих документов, чтобы определить, как они помогут в разработке инструкции по делопроизводству.

НПА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Основными НПА по делопроизводству, прямо предназначенными для разработки инструкций по делопроизводству, являются Примерная инструкция по делопроизводству и Правила делопроизводства 2019. Рассмотрим их подробнее.

Примерная инструкция по делопроизводству

Согласно п. 1.3 Примерной инструкции по делопроизводству, в этом документе установлены требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций.

Понятие «государственная организация» в российском законодательстве не определено. На практике так называют организации различных организационно-правовых форм, основной признак которых – государственная собственность на имущество организации.

В Схеме 2 приведем классификацию государственных организаций.

Примерная инструкция по делопроизводству разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами независимо от вида носителя (бумажного и электронного). Во всех разделах этого НПА отмечены особенности работы с документами в условиях СЭД.

Примерная инструкция по делопроизводству охватывает весь жизненный цикл документа в делопроизводстве: от подготовки проектов документов, включения их в документооборот организации и до систематизации документов в пределах документального фонда и организации их отбора для передачи в архив организации.

Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает, что на ее основе в организации разрабатывают индивидуальную инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем.

Отмечено, что в целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.

Примерная инструкция по делопроизводству рассматривает делопроизводство как деятельность, в которую входит:

  • документирование деятельности;
  • организация документооборота;
  • формирование документального фонда организации (систематизация документов и организация их текущего хранения);
  • организация доступа к документам и их использования.

Нормы, регулирующие порядок доступа к документам в целях их использования, изложены в разделе IX Примерной инструкции по делопроизводству. Они включают:

  • порядок выдачи документов для использования работникам организации;
  • предоставление документов по запросам органов власти и организаций (судебных, правоохранительных, органов государственного контроля и надзора);
  • порядок изъятия (выемки) документов (на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти).

В приложения Примерной инструкции по делопроизводству входят:

  • образцы бланков документов;
  • образцы оформления отдельных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, докладная и служебная записки, деловое письмо и т.д.);
  • примерные перечни утверждаемых документов;
  • примерные перечни документов, заверяемых печатью организации;
  • примерные перечни нерегистрируемых документов.

Правила делопроизводства 2019

Правила делопроизводства 2019 разработаны в соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» взамен Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Сфера действия нового НПА в сравнении со сферой действия старого расширилась. Теперь положения документа распространяются на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления.

Мы уже комментировали первые разделы Правил делопроизводства 2019. В 2020 году мы продолжим рассматривать этот документ.

НПА ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ

Основными НПА в сфере архивного дела и делопроизводства являются Правила 2015, Перечень 2007, Перечень 2010 и Примерное положение об ЭК. Рассмотрим их подробнее.

Правила 2015

На основании положений этого НПА организуют хранение документов в архивах организаций. Правила 2015 предназначены для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы в целях хранения архивных документов, образовавшихся в процессе их деятельности.

Правила 2015 закрепляют понятие документального фонда как совокупности документов, образовавшихся в деятельности организации.

В документе отмечено особое значение номенклатуры дел организации: чтобы создать документальный фонд, следует составить номенклатуру дел, сформировать и оформить дела на основе законодательных и нормативных правовых актов России, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Правила 2015 также используют при разработке инструкции по делопроизводству организации. Именно этот документ содержит основные положения о номенклатуре дел организации и форму этого документа, а также формы других документов, создаваемых при подготовке дел к передаче в архив организации (описи дел, акты о выделении документов к уничтожению).

Перечень 2007, Перечень 2010 и Перечень 2019

Перечень 2007 устанавливает сроки хранения в зависимости от того, в деятельности какой организации они подлежат хранению. Сроки хранения документов дифференцированы по четырем звеньям (группам) организаций, исходя из установившегося порядка документирования научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности:

  • в первом звене представлены организации, утверждающие или согласовывающие документы;
  • во втором звене – организации – разработчики (авторы) документов, функциями которых является проведение научно-исследовательских, научно-технических, геолого-геодезических, производственно-технических, учетно-технических и учетно-регистрационных работ, разработка программных комплексов, проектов строительства объектов недвижимости, автоматизированных систем, земле- и лесоустроительных работ, выполнение экспертных, надзорных и контрольных функций в научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности;
  • в третьем звене – организации-заказчики;
  • в четвертом звене – эксплуатационные и иные хозяйствующие организации.

Если Перечень 2007 используют далеко не все организации, а лишь те, в деятельности которых образуются включенные в перечень научно-технические и производственные документы, то Перечень 2010 используют фактически все. Исключения составляют лишь те организации, которые используют так называемые ведомственные перечни документов, которые включают не только ведомственную (отраслевую) документацию, но и типовую управленческую документацию.

Перечень 2010 включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их функционально-целевого назначения, характера деятельности и формы собственности. Перечень 2010 предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе документов на хранение и уничтожение типовых управленческих документов.

Перечень 2019, как и Перечень 2010, построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций. Однако состав архивных документов в новом НПА значительно изменился.

В делопроизводстве перечни документов со сроками хранения используют при составлении номенклатуры дел организации, при определении сроков хранения документов, а также при проведении экспертизы ценности документов при подготовке документов для передачи в архив организации.

Примерное положение об ЭК

Документ служит нормативной основой для формирования экспертной комиссии организации и разработки положения о ней.

Экспертная комиссия (далее – ЭК) – это совещательный орган, он организовывает и проводит экспертизу ценности документов, образующихся в деятельности организации.

Примерное положение об ЭК определяет порядок формирования ЭК, ее задачи, функции, права, порядок проведения заседаний и принятия решений.

ЭК создают в каждой организации.

Без согласования с ЭК невозможно утвердить номенклатуру дел организации, описи дел, передаваемых в архив организации (описи дел постоянного хранения, дел по личному составу, дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов. ЭК рассматривает предложения об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, а также об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями.

НАЦИОНАЛЬНЫЕ СТАНДАРТЫ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Правовые основы стандартизации в России, в том числе функционирования национальной системы стандартизации, определены Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 162-ФЗ).

Национальные стандарты в сфере делопроизводства разделяют на три группы: терминологические, оформления документов, управления документами (см. Схему 1).

Отметим, что в третью группу входят национальные стандарты, идентичные международным стандартам, которые разработаны подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46 Международной организации по стандартизации – International Organization for Standardization.

Аббревиатура этой организации включена в названия международных стандартов. Именно поэтому в названии наших национальных стандартов, которые идентичны международным, присутствует транслитерированная аббревиатура – ИСО.

ГОСТ Р

Источник: https://www.profiz.ru/sr/2_2020/normativnaja_baza/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.